Sytuacja na terenie Ukrainy spowodowała, że niektórzy pracodawcy zdecydowali się na udzielenie zapomóg dla swoich ukraińskich pracowników. Pieniądze na ten cel pracodawca może przeznaczyć z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych albo ze środków obrotowych firmy.

PRZYKŁAD

Spółka zatrudnia na umowę o pracę osoby z Ukrainy, które w wyniku działań wojennych schroniły się w Polsce. Spółka zamierza udzielić pracownikom jednorazowego wsparcia finansowego w kwocie 5000 zł w związku z ich trudną sytuacją materialną w jakiej obecnie się znajdują wskutek zdarzeń zbrojnych. Pieniądze dla pracowników spółka wypłaci ze środków obrotowych. Spółka pyta czy świadczenie wypłacone ukraińskim pracownikom podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu jak dochody z pracy?

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o PIT wolne od podatku są zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci:

a) z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z funduszu związków zawodowych lub zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra-niezależnie od ich wysokości

b) z innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 6000 zł.

Obecnie ze względu na pandemię przejściowo zwiększono limit przedmiotowego zwolnienia z 6000 zł do 10 000 zł. Organy skarbowe interpretują zapomogę jako jednorazowe świadczenie pieniężne mające na celu wsparcie finansowe osoby, która z ważnych przyczyn znalazła się w trudnej sytuacji życiowej. W interpretacji z 6 lipca 2021 r. (0115-KDIT2.4011.106.2019. 8.KC) dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazuje, że (…) „przez zdarzenie losowe należy rozumieć wszelkie nagłe i niespodziewane zdarzenia wywołane przyczynami zewnętrznymi, których nie można przewidzieć, a które są niezależne od człowieka, nawet przy zachowaniu należytej staranności. Zdarzenie losowe jest więc wydarzeniem, na które człowiek nie ma wpływu, które pojawia się nagle, nieoczekiwanie i pociąga za sobą przemijające, usuwalne skutki lub następstwa nieodwracalne”. Zapewne stan wojny i opuszczenie kraju z powodu zagrożenia życia, odnalezienie się w nowych warunkach to zdarzenia wywołane przyczynami nagłymi i nieprzewidywalnymi jakie dotknęły pracowników. A więc należy przyjąć, że okoliczności te są zdarzeniami losowymi i wypłacona przez pracodawcę zapomoga dla pracowników może znaleźć się w katalogu zwolnienia podatkowego. Cechą zapomogi jest to, że jest ona świadczeniem jednorazowym mającym na celu wsparcie finansowe osoby, która z różnych przyczyn znalazła się w trudnej sytuacji życiowej i podstawą do zastosowania tego zwolnienia jest stwierdzenie faktu wystąpienia określonego zdarzenia.

Limit zwolnienia

Jeśli pracodawca wypłaca zapomogę z własnych środków obrotowych to kwota zwolnienia z podatku jest limitowana i wynosi 10 000 zł w roku podatkowym. W przypadku przekroczenia tej kwoty nadwyżka będzie przychodem pracownika, który trzeba opodatkować.

W takim przypadku pracodawca pobierze w danym miesiącu od wypłaconej zapomogi oraz od wynagrodzenia za pracę zaliczkę na podatek dochodowy. Aby zapomogła korzystała całkowicie ze zwolnienia podatkowego, niezależnie od jej wysokości trzeba ją wypłacić z funduszu socjalnego ewentualnie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych albo z funduszy związków zawodowych.

Natomiast, gdy zapomoga jest wypłacana z innych środków niż wymienione to zwolnieniu podlega do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 10 000 zł.

Bez składek ZUS

Przepisy o systemie ubezpieczeń społecznych wskazują, że zapomogi losowe nie podlegają oskładkowaniu. Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 22 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek nie stanowią zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby. Przepisy nie wprowadzają limitu zwolnienia ze składek, wobec tego wolna od składek będzie cała kwota wypłaconej zapomogi. Zatem w omawianym przykładzie kwota zapomogi wypłacona pracownikom z Ukrainy w kwocie 5000 zł podlega zwolnieniu z podatku i składek ubezpieczeniowych.

Wątpliwe koszty podatkowe

Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów przez pracodawcę zapomogi wypłaconej ze środków obrotowych może być ryzykowne. Artykuł 16 ust.1 pkt 45 ustawy o CIT wskazuje, że do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Na podstawie art. 2 pkt 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych działalność socjalna oznacza m.in. udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej. Tak więc, świadczenie w postaci zapomogi wypłacone ze środków obrotowych firmy, a nie z ZFŚS może w ocenie skarbówki nosić znamiona działalności o charakterze socjalnym, a więc nie powinno stanowić kosztu uzyskania przychodu.

W ocenie skarbówki do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć jedynie podstawowe i dodatkowe odpisy i wpłaty na ZFŚS, które później zostaną wypłacone jako zapomogi.

Organ podatkowy potwierdził własne stanowisko w interpretacji z 27 kwietnia 2021 r. (0111-KDIB1-2.4010.14.2021. 2.MZA), w której stwierdził, że (…) „spółka może i będzie mogła zaliczyć kwoty dodatkowego odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, które następnie zostaną wypłacone tytułem zapomogi na rzecz małżonek pracowników do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy o CIT.

W konsekwencji, stanowisko spółki że środki wpłacone na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, w zakresie, w jakim przekraczają podstawowy odpis na Fundusz, które następnie zostaną wypłacone tytułem zapomogi na rzecz małżonek pracowników, stanowią koszty uzyskania przychodów spółki uznano za prawidłowe”.

Podstawa prawna:

- art. 21 ust.1 pkt 26, art.16 ust.1 pkt 9, pkt 45 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2021 r., poz. 1128 ze zm.)

- § 2 ust. 1 pkt 22 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 1949 ze zm.)

- art. 2 pkt 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2022 r., poz. 993)