W dzisiejszym globalnym środowisku biznesowym, firmy, zwłaszcza te o rozbudowanej sieci powiazań, muszą wypełniać coraz bardziej złożone obowiązki podatkowe i przygotowywać dokumentację cen transferowych oraz informację o cenach transferowych (TPR-C). Ich celem jest udokumentowanie zgodności warunków transakcji zawieranych z podmiotami powiązanymi zgodnie z zasadą „arm’s length”. Jednak czasu na spełnienie tych obowiązków jest coraz mniej, a organizacje często muszą radzić sobie z setkami transakcji.
Jednym z kluczowych kroków w sprawnym i prawidłowym spełnieniu obowiązków z zakresu cen transferowych jest efektywne wykorzystanie danych księgowych.
Agregacja rekordów
Podstawowym etapem rozpoczynającym pracę nad danymi księgowymi jest właściwa agregacja poszczególnych danych z kont, na których zarejestrowane są przychody lub koszty księgowe związane z transakcjami podlegającymi analizie w kontekście cen transferowych. Istnieją sytuacje, w których wartość danej transakcji jest oparta na danych pochodzących z kilku różnych kont księgowych. Na przykład, usługi wsparcia mogą być ujęte na odrębnych kontach rodzajowych np. jako usługi doradcze lub usługi informatyczne. W rezultacie, przepływ finansowy zostaje odnotowany na różnych kontach księgowych, choć w rzeczywistości wszystkie te zapisy odnoszą się do jednej transakcji jednorodnej w rozumieniu cen transferowych. W takiej sytuacji warto pomyśleć o odpowiedniej organizacji ewidencji księgowej, np. poprzez stworzenie odrębnych kont analitycznych lub zastosowanie ewidencji pozabilansowej celem księgowania transakcji jednorodnych. Dzięki takiemu wyodrębnieniu jednostki będą w stanie w sposób efektywny pozyskiwać dane do przygotowania dokumentacji cen transferowych, czy sprawozdania finansowego. Agregacja danych z poszczególnych kont jest kluczowa, aby dokładnie określić wartość transakcji i jej wpływ na obowiązki z zakresu cen transferowych. W związku z tym może wystąpić konieczność zbierania, łączenia i kategoryzowania danych z tych różnych kont w sposób, który pozwala na spójne i dokładne określenie kosztów lub przychodów związanych z daną transakcją.
Odpowiednia agregacja danych z kont księgowych jest nie tylko istotna dla celów związanych z cenami transferowymi, ale także pozwala na zachowanie przejrzystości w księgowości firmy i minimalizuje ryzyko błędów w raportowaniu finansowym. Dlatego ważne jest, aby zaplanować proces agregacji danych i ustalić jasne wytyczne dotyczące tego, jak różne rodzaje transakcji i kosztów powinny być identyfikowane i grupowane w celu prawidłowej analizy obowiązków w obszarze cen transferowych
Transakcje usługowe i towarowe
Zgodnie z obowiązującymi przepisami wartość transakcji dla usług i towarów określa się na podstawie otrzymanych lub wystawionych faktur dotyczących danego roku podatkowego, umów lub innych dokumentów – w przypadku, gdy faktura nie została wystawiona albo otrzymanych lub przekazanych płatności w przypadku, gdy nie jest możliwe określenie wartości na bazie wcześniejszych dokumentów. W takim przypadku, aby prawidłowo zidentyfikować wartość transakcji, konieczne jest odnalezienie odpowiedniej pozycji w systemie księgowym związanej z kosztami naliczonymi w przypadku zakupu towarów lub usług, lub pozycji związaną z przychodem, jeśli transakcją jest sprzedaż.
Warto podkreślić, że system księgowy jest kluczowym narzędziem w procesie identyfikacji wartości transakcji. Poprzez właściwą identyfikację odpowiednich pozycji księgowych, można precyzyjnie śledzić i rejestrować koszty lub przychody związane z każdą transakcją. To z kolei pozwala na dokładne określenie wynagrodzenia wynikającego z danej operacji handlowej oraz umożliwia zgodność z przepisami i procedurami księgowymi. Co istotniejsze, odpowiednia konstrukcja systemu księgowego, umożliwiająca odpowiednią agregację, sortowanie i eksport danych, umożliwia przyśpieszenie procesu automatyzacji w zbieraniu i przetwarzaniu danych, a także przygotowanie dokumentacji cen transferowych.
W tym miejscu należy jednak pamiętać, że umowy zawarte pomiędzy kontrahentami często zawierają dodatkowe ustalenia pomiędzy stronami dotyczące wynagrodzenia dodatkowego, które może wpłynąć na brak spójności w danych księgowych (np. wartość wynagrodzenia należnego co miesiąc nie będzie spójna). W tej sytuacji warto na bazie umowy (lub dodatkowego zestawienia prowadzonego w ramach organizacji) zidentyfikować dodatkowe pozycje wpływające na poziom wynagrodzenia.
Transakcje finansowe
W większości przypadków wartość transakcji kontrolowanych jest określana na podstawie faktur otrzymanych lub wystawionych w trakcie danego roku podatkowego. Jednak istnieją wyjątki od tej reguły, które dotyczą np. transakcji finansowych. W przypadku tych transakcji, wartości nie opiera się na fakturach, ale na umowach lub innych dokumentach. Co istotne, w przypadku transakcji finansowych nie analizuje się wartości wynagrodzenia, lecz skupia się na określeniu najwyższej wartości kapitału udostępnionego w danym roku lub najwyższej wartości sumy gwarancyjnej.
Kluczowym aspektem w przypadku transakcji finansowych jest art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o CIT wskazujący, że do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się naliczonych, lecz niezapłaconych albo umorzonych odsetek od zobowiązań, w tym również od pożyczek (kredytów). W przypadku transakcji finansowych należy zwrócić uwagę na art. 12 ust. 4 pkt 2 ustawy o CIT, który jasno wskazuje, że do przychodów nie zalicza się kwot naliczonych, lecz nieotrzymanych odsetek od należności, w tym również od udzielonych pożyczek (kredytów). W praktyce oznacza to, że naliczone odsetki staną się przychodami oraz kosztami podatkowymi dopiero w momencie ich zapłaty.
Niemniej jednak, pomimo braku rozliczenia odsetek w wyniku podatkowym, transakcje finansowe podlegają obowiązkom z zakresu cen transferowych w momencie ich zawarcia.
Podsumowując, transakcje finansowe stanowią szczególny przypadek, gdzie wartość jest określana na podstawie umów i dokumentów, a koszty i przychody związane z odsetkami nie są uwzględniane w kosztach uzyskania przychodów ani przychodach podatkowych, dopóki nie zostaną faktycznie uregulowane. Jednak nadal podlegają one obowiązkom z zakresu cen transferowych już od momentu ich zawarcia. Co istotne, transakcje finansowe mogą generować obowiązki w każdym roku podatkowym w którym transakcje finansowe pozostają aktywne (nie są do końca spłacone), o ile przekroczone zostały progi dokumentacyjne.
W przypadku transakcji finansowych rekomendowane jest zatem prowadzenie dodatkowych zestawień wewnętrznych, opracowanych na bazie umów zawartych pomiędzy kontrahentami, dzięki którym możliwe będzie określenie pozycji raportowanych w informacji o cenach transferowych (TPR-C):
- wartości transakcji,
- wartości zadłużenia,
- wysokości odsetek naliczonych,
- wysokości odsetek zapłaconych,
- wysokości spłaconego kapitału,
- wysokości i rodzaju zastosowanego oprocentowania.
Waluta transakcji
Kurs walutowy, po którym przeliczane są transakcje, ma istotne znaczenie z punktu widzenia zgodności z przepisami i przepisów podatkowych. Różnice w kursach walutowych mogą znacząco wpłynąć na raporty finansowe firmy oraz obciążenia podatkowe. Dlatego też konieczne jest, aby wybrać odpowiednią metodologię przeliczania transakcji i stosować ją konsekwentnie.
Warto również zaznaczyć, że waluta ma szczególne znaczenie w przypadku transakcji finansowych, gdzie od kapitału transakcji naliczane są odsetki. Tutaj, dokładność przeliczania wartości transakcji i odsetek jest kluczowa. Naliczone odsetki mogą stanowić znaczący przychód lub koszt, a różnice w kursach walutowych mogą znacząco wpłynąć na wartość pozycji raportowanych w formularzu TPR-C, które w pierwszej kolejności są weryfikowane przez organy podatkowe i mogą być podstawą do rozpoczęcia kontroli podatkowej.
Wartość waluty transakcji i precyzyjne przeliczanie kursów walutowych to nie tylko kwestie techniczne, ale także kluczowy element zarządzania ryzykiem i zgodnością z przepisami. Dlatego firmy powinny zadbać o odpowiednie narzędzia i procesy, które umożliwią dokładne rejestrowanie i analizowanie waluty transakcji, aby zapewnić rzetelność swoich ksiąg i raportów finansowych.
Podstawa prawna:
- rozdział 1a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 2587 ze zm.)
- rozporządzenie Ministra Finansów z 13 września 2022 r. w sprawie cen transferowych w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (Dz.U. z 2022 r., poz. 1934)
- rozdział 4b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 2647 ze zm.)
- rozporządzenie Ministra Finansów z 13 września 2022 r. w sprawie cen transferowych w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz.U. z 2022 r., poz. 1923)
Zdaniem autorów
Adrian Mroziewski - starszy menedżer w Zespole Cen Transferowych w MDDP
Magdalena Sosińska - starszy konsultant w Zespole Cen Transferowych w MDDP
Dane księgowe są niezbędne do prawidłowej identyfikacji oraz wypełnienia obowiązków z zakresu cen transferowych. W związku z tym konieczne jest wdrożenie odpowiednich procedur i standardów pracy, aby dane księgowe można było łatwo wykorzystać na potrzeby cen transferowych m.in. na potrzeby agregacji transakcji. Prawidłowo zagregowane dane umożliwiają zastosowanie automatyzacji, która umożliwia m.in. automatyczne zidentyfikowanie obowiązków z zakresu cen transferowych oraz przy wykorzystaniu dedykowanych rozwiązań również przygotowanie dokumentacji cen transferowych oraz formularzy TPR-C.
