Po wejściu w życie przepisów wprowadzających obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), co zostało zapowiedziane na 1 lutego 2026 r., podmioty zagraniczne mające w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej będą zobowiązane do korzystania z KSeF, jeżeli to stałe miejsce będzie uczestniczyło w transakcji. W przypadku jednak, gdy faktura ustrukturyzowana (e-faktura) będzie dokumentować wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT) czy eksport towarów lub usług, e-faktura nie będzie udostępniana zagranicznemu kontrahentowi (nabywcy) w KSeF. Jej wizualizacja będzie mu przesyłana/udostępniana w sposób z nim uzgodniony.
Jaki dokument
Obecny kształt regulacji dotyczących KSeF spowodował, że pojawiły się wątpliwości odnośnie do tego, jaki dokument może stanowić wizualizację e-faktury oraz czy (i jakie) dodatkowe informacje mogą być na niej zawarte. Do ww. kwestii odniósł się dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej wydanej 9 kwietnia 2024 r. (0114-KDIP1-2.4012.16.2024.1.SST).
Czytaj więcej:
Rozstrzygnięcie dotyczyło niemieckiej spółki mającej w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, która powzięła wątpliwości, czy po wejściu w życie obowiązkowego KSeF będzie mogła traktować dotychczas wystawiane faktury jako wizualizacje e-faktur wystawianych w KSeF i tak jak dotychczas przesyłać je swoim kontrahentom, w sytuacji gdy będą one dokumentowały WDT oraz eksport (związane z posiadanym w Polsce stałym miejscem prowadzenia działalności).
Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, obecnie faktury dokumentujące ww. transakcje spółki wystawiane są w centrali spółki (w Niemczech) w jej systemie księgowym. Wszystkie faktury wystawiane są na ujednoliconym wzorze (layoucie), bez względu na to, czy dokumentują transakcję, dla której miejscem dostawy lub świadczenia usług jest Polska, czy inny kraj (np. Niemcy).
Na fakturach są zamieszczane nie tylko elementy obligatoryjne wymagane przez ustawę o VAT, ale także inne dodatkowe elementy, takie jak: logo spółki, numer kontrahenta nadany w systemie księgowym spółki, dane osoby kontaktowej ze strony spółki, informacje dotyczące zamówienia, wysyłki oraz płatności, warunki dostawy, kod taryfy celnej oraz opis towaru nawiązujący do kodu taryfy celnej, a także informacja o zamieszczeniu warunków sprzedaży na stronie internetowej spółki. W zależności od ustaleń z zagranicznym kontrahentem informacje zawarte na fakturze zamieszczane są w języku angielskim albo niemieckim. Stosownie do uzgodnień faktury te są przesyłane zagranicznym kontrahentom w formie papierowej albo elektronicznie (w formie pliku PDF załączanego do wiadomości e-mail).
Oceniając tak przedstawione zdarzenie przyszłe, Dyrektor KIS zgodził się ze spółką, że dotychczasowa faktura będzie mogła stanowić wizualizację e-faktury wystawionej w KSeF. Organ zaznaczył przy tym, że wizualizacja e-faktury powinna zawierać dane zawarte w pliku xml (tj. na oryginalnej fakturze ustrukturyzowanej), a zamieszczenie dodatkowych elementów będzie możliwe, jeżeli nie będą one sprzeczne z fakturą ustrukturyzowaną, nie będą stanowiły dodatkowych informacji dot. przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej i nie będą wprowadzać w błąd co do przedmiotu transakcji ani zaburzać czytelności dokumentu. Dyrektor KIS podkreślił, że na gruncie ocenianego zdarzenia przyszłego dotyczy to w szczególności informacji określonej jako „opis towaru nawiązującego do kodu taryfy celnej” – dane te powinny odpowiadać danym umieszczonym w dokumencie xml, ponieważ odnoszą się one bezpośrednio do przedmiotu transakcji. Nie mogą zatem wprowadzać nabywcy w błąd co do faktycznego przedmiotu transakcji..
Niezbędne oznaczenie kodem QR
Intencją wnioskodawcy było również potwierdzenie, że spółka nie będzie zobligowana do umieszczania kodu QR na wizualizacji faktury ustrukturyzowanej (w postaci dotychczasowej faktury) udostępnianej zagranicznym kontrahentom.
W tym zakresie stanowisko spółki nie znalazło jednak aprobaty Dyrektora KIS. Uznał on bowiem, że oznaczanie kodem QR jest konieczne także w przypadku wizualizacji e-faktur dokumentujących transakcje międzynarodowe, takie jak WDT czy eksport. Nie zmienia tego fakt, że prawdopodobnie odbiorca nie będzie zainteresowany skorzystaniem z tego kodu. W ocenie organu, jeśli wizualizacja e-faktury używanej poza KSeF nie zostanie oznaczona kodem QR, to może wystąpić ryzyko zaistnienia wątpliwości np. czy mamy do czynienia z podwójnym zafakturowaniem czynności lub też dwiema osobnymi fakturami dokumentującymi różne czynności. Również w takim przypadku wizualizacja e-faktury musi więc zawierać kod QR. Jednocześnie dyrektor KIS potwierdził, że skoro w okolicznościach przedstawionych przez spółkę za wizualizację e-faktury będzie uznana dotychczasowa faktura, to właśnie ten dokument powinien być oznaczany kodem QR.
Zdaniem autorki
Paulina Kossakowska, radca prawny, starszy konsultant podatkowy Rödl & Partner
W mojej ocenie dyrektor KIS słusznie uznał, że dokument, który dotychczas stanowił fakturę, będzie mógł zostać uznany za wizualizację faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF. Skoro przepisy ustawy o VAT nie definiują pojęcia „wizualizacja faktury ustrukturyzowanej”, nie wynika z nich, że może to być jedynie podgląd e-faktury wygenerowany w KSeF, jak również nie zawierają ograniczeń w zakresie wzoru wizualizacji czy zamieszczania na niej dodatkowych elementów, to należy przyjąć, że ustawodawca pozostawił podatnikom swobodę w tym zakresie. Nieuzasadnione byłoby więc nakładanie ograniczeń, które nie znajdują oparcia w przepisach.
Stanowisko dyrektora KIS daje podatnikom praktyczne korzyści. Przede wszystkim nie będą oni zmuszeni do przesyłania swoim zagranicznym kontrahentom dokumentu (podglądu e-faktury wygenerowanego w KSeF), zawierającego dane w języku polskim, który dla większości zagranicznych nabywców jest językiem niezrozumiałym, albo przesyłania dwóch dokumentów, tj. wspomnianego podglądu e-faktury oraz dodatkowego dokumentu, co mogłoby prowadzić do powstania wątpliwości, że ta sama transakcja została podwójnie zafakturowana.
Nie mogę jednak zgodzić się z oceną dyrektora KIS w zakresie obowiązku oznaczania wizualizacji e-faktur kodem QR. Obowiązek ten, chociaż ma oparcie w przepisach ustawy o VAT, to w mojej ocenie jest dla zagranicznych podatników obciążeniem niewspółmiernym do ewentualnych korzyści. W przypadku transakcji międzynarodowych takich jak WDT czy eksport, w których uczestniczą podmioty zagraniczne, wbrew stanowisku dyrektora KIS niezamieszczenie kodu QR nie będzie miało większego znaczenia w walce z oszustwami podatkowymi. Zagraniczni kontrahenci nie będą zobligowani do skanowania kodu QR. Można również przypuszczać, że większość z nich nie będzie zainteresowana stosowaniem kodu QR. Z ich perspektywy fakt zamieszczenia kodu QR na otrzymanej fakturze (wizualizacji e-faktury) będzie więc bez znaczenia. Trudno zatem dostrzec, w jaki sposób obowiązek ten miałby wpłynąć na wyeliminowanie ryzyka wskazanego przez dyrektora KIS.
