Obligatoryjny Krajowy System e-Faktur będzie ogromnym wyzwaniem dla około 3 mln podatników, ale także dla Ministerstwa Finansów (MF), które musi przygotować rozwiązania dobrze działające u bardzo zróżnicowanych podatników. System obejmie bowiem zarówno podmioty wystawiające kilkadziesiąt, a nawet kilkaset tysięcy faktur miesięcznie, jak i podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego, wystawiających kilka faktur rocznie. Obejmie także podatników niebędących przedsiębiorcami i prowadzących specyficzną działalność oraz posiadających skomplikowaną strukturę narzuconą przez przepisy prawa.
Szczególnym przykładem są jednostki samorządu terytorialnego (JST), w których skład wchodzą liczne jednostki organizacyjne (samorządowe jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe), które od 1 stycznia 2017 r. podlegają obowiązkowej centralizacji na gruncie przepisów o VAT. Wszelkie czynności wykonywane przez jednostki organizacyjne są zatem rozliczane przez JST, która je utworzyła, pod jednym numerem identyfikacji podatkowej (NIP). W największych miastach pod jednym NIP działa kilkaset jednostek organizacyjnych, a w przypadku Warszawy jest ich około tysiąca.
Czytaj więcej:
Jako rozwiązanie obowiązkowe KSeF miał wystartować już 1 stycznia 2024 r., następnie termin został przesunięty na 1 lipca 2024 r., a ostatnia nowelizacja ustawy o VAT (z 9 maja 2024 r., Dz.U. poz. 852) przewiduje datę 1 lutego 2026 r.
W lipcu br. MF zapowiedziało, że we wrześniu 2024 r. przedstawi kolejny projekt nowelizacji ustawy o VAT oraz projekty rozporządzeń i struktur logicznych, uwzględniające wnioski z konsultacji. Projekty mają być wówczas skierowane do konsultacji publicznych.
Dotychczasowe konsultacje projektu ustawy o KSeF
Na początku 2024 r. MF przeprowadziło szerokie konsultacje w zakresie KSeF. Wynikła z nich konieczność poprawienia wielu szczegółowych rozwiązań. Podatnicy, ale także firmy dostarczające oprogramowanie finansowo-księgowe, czekają na decyzje w tej sprawie. Dopiero wtedy będzie można ocenić, czy KSeF po poprawkach ma szansę dobrze działać i czy faktycznie należy zacząć go wdrażać.
W trakcie konsultacji podatnicy skorzystali z możliwości przekazania swoich uwag i zastrzeżeń. Wiele problemów podniósł sektor samorządowy, w tym największe miasta zrzeszone w Unii Metropolii Polskich.
Krajowego Systemu e-Faktur w obecnym kształcie, tj. wynikającym z ustawy o VAT, przed kolejnymi poprawkami zapowiadanymi przez MF, nie da się prawidłowo wdrożyć i stosować w JST. Problemy skupiają się w trzech podstawowych obszarach:
1. Rozwiązania przyjęte przez MF nie uwzględniały specyficznej struktury JST jako podatnika VAT, tj. wspólnego NIP dla jednostki nadrzędnej i jednostek organizacyjnych JST. Ten problem dotyczy przede wszystkim faktur otrzymywanych od kontrahentów. Jeśli nie pojawi się na nich dodatkowy, obowiązkowy identyfikator jednostki organizacyjnej JST („Podmiot 3”), to największe JST staną przed problemem prawidłowego przyporządkowania i przekazania otrzymywanych za pomocą KSeF faktur VAT do konkretnych jednostek organizacyjnych, które muszą je ująć w swoich księgach rachunkowych i zapłacić za nie w określonym terminie. JST obawiają się, że faktury z reguły nie będą zawierały informacji pozwalających na takie przyporządkowanie w automatyczny sposób.
Ponadto zaproponowany przez MF model dodatkowych uprawnień dla JST będzie skutkował – w przypadku niewypełnienia przez wystawcę faktury sekcji „Podmiot 3”, w której uzupełnia się identyfikator jednostki organizacyjnej – tym, że jednostki organizacyjne JST nie będą miały dostępu w KSeF do faktur zakupu, w których nie zostanie uwzględniony ich identyfikator. Takie faktury będą widoczne jedynie na poziomie JST, czyli jednostki nadrzędnej.
Poza tym obecnie jest możliwe wyłącznie pobranie wszystkich faktur z konta podatnika nadrzędnego (JST) za zadany okres bez możliwości wyłączenia z takiego pobrania faktur, dla których wystawca wypełnił identyfikator jednostki organizacyjnej JST. Będzie to skutkowało na poziomie jednostki nadrzędnej JST koniecznością analizowania wszystkich faktur wystawianych na NIP jednostki nadrzędnej (JST).
Brak uzupełnienia sekcji „Podmiot 3” na fakturze może skutkować niedopełnieniem terminu płatności przez jednostki organizacyjne JST, gdyż jednostka nadrzędna (JST) nie będzie posiadała narzędzi, aby odpowiednio szybko zidentyfikować faktycznego odbiorcę danej faktury.
2. Obecnie regułą jest brak wspólnego oprogramowania w ramach całej JST, co może uniemożliwić dostosowanie systemów finansowo-księgowych do nowych przepisów. Z reguły jednostki organizacyjne integrują swój system we własnym zakresie, przy ograniczonym budżecie. Środki, jakimi dysponują JST, na ogół nie wystarczają na odpowiednie realizowanie ich zadań ustawowych. KSeF spowoduje konieczność poniesienia dodatkowych, znacznych wydatków na dostosowanie systemów finansowo-księgowych. Jednocześnie obecny model KSeF będzie wymagał wdrożenia dodatkowego systemu, który będzie wspierał JST w zakresie dystrybuowania faktur pobranych z KSeF do poszczególnych jednostek organizacyjnych JST.
Ponadto należy zaznaczyć, że wprowadzenie KSeF dodatkowo wymusza na JST oraz jednostkach organizacyjnych JST wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów finansowych, co również wiąże się z konsekwencjami finansowymi.
3. Nieprecyzyjne i niejasne przepisy prawa rodzą problemy w dwóch sferach. Z jednej strony z rozporządzeń dotyczących KSeF lub ich projektów nie wynika pełen zakres obowiązkowych dostosowań, które powinni uwzględnić dostawcy oprogramowania finansowo-księgowego, aby ich systemy zapewniały zgodność obowiązków nałożonych na podatników z polskim prawem. Stąd do pewnego stopnia dostawcy oprogramowania mogą narzucać niektóre rozwiązania, a ich dostosowanie do indywidualnych potrzeb podatnika staje się kosztowną, o ile w ogóle możliwą, modyfikacją. Z drugiej strony podatnik powinien mieć jasno określone ramy prawne obowiązków związanych z KSeF.
Rozwiązania z projektu ustawy o KSeF do poprawy
Z punktu widzenia JST przemyślenia i poprawienia wymaga wiele rozwiązań szcze- gółowych. Największą uwagę należy poświęcić problemowi uwzględniania w e-fakturze dodatkowych danych poza danymi nabywcy, jeśli płatnikiem i odbiorcą towaru/usługi jest urząd gminy/miasta, jednostka budżetowa lub zakład budżetowy. Wymienione jednostki organizacyjne nie mają statusu podatnika VAT, w związku z czym ich zakupy (nabycia) są dokumentowane fakturą VAT wystawianą dla nadrzędnej jednostki samorządu terytorialnego w roli nabywcy. W polu Podmiot3 w roli „JST-odbiorcy” mogą być wskazane dane tych jednostek organizacyjnych, ale nie jest to pole obowiązkowe i wystawca faktury może je pominąć. Obecnie, kiedy w obiegu są faktury w formie papierowej i elektronicznej, wystawca bezpośrednio przekazuje ten dokument osobie dokonującej zakupu lub wysyła (dowolną drogą) na podany adres. Po wprowadzeniu KSeF kanałem obiegu faktur będzie wyłącznie ten system.
W obecnym kształcie nie narzuca on jednak obowiązku uzupełniania na fakturze dodatkowych danych odbiorcy i płatnika faktury. Jeżeli taki wymóg nie zostanie wprowadzony, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że znaczna część faktur nie trafi do właściwych odbiorców towarów/usług. Natomiast do JST jako jednostki nadrzędnej trafi bardzo duża liczba faktur dla niej nieprzeznaczonych. Ustalenie faktycznego odbiorcy danego dokumentu będzie problematyczne i czasochłonne.
Co więcej, nawet jeżeli uda się przypisać do faktury właściwego odbiorcę, to nie będzie on miał możliwości pobrania tej faktury z KSeF – fakturę faktycznemu odbiorcy będzie musiała przekazać innym kanałem jednostka nadrzędna, która pobrała fakturę z KSeF. Zamiast korzystać z ułatwienia oraz automatyzacji obiegu i rejestrowania faktur w systemach finansowo-księgowych samorządy staną przed koniecznością sprawdzania/szukania, kto jest właściwym odbiorcą towarów/usług, a następnie przesyłania pobranych plików do właściwych jednostek organizacyjnych. Te z kolei nie będą mieć pewności, że otrzymały wszystkie faktury dokumentujące ich zakupy.
Dlatego najważniejszym postulatem jest wprowadzenie obowiązku wypełniania pola „Podmiot3” w fakturach wystawianych dla JST. Wystawca faktury powinien być zobligowany do wskazania także jednostki organizacyjnej będącej odbiorcą nabywanego towaru/usługi. W przeciwnym razie – tj. w przypadku pozostawienia tej kwestii uznaniu wystawców faktur – część dostawców nie będzie podawać w fakturze dodatkowych danych identyfikujących jednostkę organizacyjną.
Odpowiednio, w przypadku faktury wystawianej przez JST elementem obowiązkowym powinno być wskazanie jednostki organizacyjnej dokonującej transakcji, czyli uzupełnienie pola „Podmiot3”.
Problem dotyczy zwłaszcza dużych samorządów, z wieloma jednostkami organizacyjnymi. Bez dodatkowych, obowiązkowych danych w fakturze trudno będzie szybko ustalić, która jednostka w strukturze JST dokonała zakupu, powinna zaksięgować fakturę, a następnie dokonać zapłaty.
Projekt ustawy o KSeF nie uwzględnia specyfiki JST
Wyjaśnienia wymaga tu specyficzna organizacja samorządów terytorialnych, której MF nie uwzględniło, przygotowując projekt KSeF. Samorządowe jednostki budżetowe i zakłady budżetowe występują dla celów VAT pod wspólnym NIP, ale poza tym w pełni zachowują swoją odrębność księgową i budżetową. Ponadto – zgodnie z ustawą o VAT – każda jednostka organizacyjna stosuje i ustala odrębnie indywidualną proporcję służącą do częściowego odliczenia podatku. Zakłady budżetowe są przy tym podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych. Jednostki organizacyjne mają także nadane odrębne numery NIP, choćby dlatego, że z reguły są płatnikami PIT (dla celów PIT stosują ten odrębny NIP).
Ustawodawca powinien zapewnić spójność systemu prawa i zgodność przepisów podatkowych z innymi obszarami prawa. Jednostka organizacyjna JST powinna więc w każdym przypadku (a nie wedle uznania dostawcy) otrzymywać fakturę z danymi tej jednostki (a nie tylko z danymi JST jako podatnika VAT), pozwalającą na jej prawidłowe zaksięgowanie w jednostce budżetowej lub zakładzie budżetowym. Brak danych jednostki organizacyjnej w fakturze wyczerpuje znamiona błędu w dowodzie księgowym, a to może powodować negatywne konsekwencje wynikające z przepisów o rachunkowości lub przepisów o finansach publicznych.
Problem z ustaleniem właściwej jednostki organizacyjnej może też spowodować przekroczenie terminu zapłaty i powstanie zobowiązania z tytułu odsetek za zwłokę, co zrodzi odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
Rozwiązanie problemu KSeF w JST jest możliwe
MF powinno umożliwić wystawcy faktury weryfikację czy numer NIP nabywcy należy do JST. Jeżeli nabywca posługuje się numerem JST, to faktura powinna zostać uzupełniona o dodatkowe dane nabywcy. Aby weryfikacja była możliwa, podatnik powinien mieć dostęp do bazy zawierającej listę JST zarejestrowanych dla celów VAT wraz z wykazem ich jednostek organizacyjnych, identyfikowanych za pomocą własnych NIP. Dodatkowo JST postulują udostępnienie dodatkowej informacji o centrum usług wspólnych powiązanych z właściwą JST.
Przygotowanie takich danych nie powinno być trudne, tym bardziej że liczba samorządów (gmin, powiatów, województw) jest stała. MF co miesiąc przekazuje transfery finansowe tym podmiotom. Problematyczne jest natomiast, w jaki sposób udostępnić podatnikom te dane oraz zapewnić ich umieszczenie w e-fakturze. Dodanie walidacji formalnej na bramce serwisu KSeF znacznie zwiększyłoby czas przetwarzania e-faktur i nie rozwiązałoby problemu weryfikacji faktury w trybie offline.
Wydaje się, że najlepszym rozwiązaniem może być uzupełnienie wykazu podatników VAT (tzw. białej listy) o dodatkowe dane. Dostawcy oprogramowania mogliby – w ramach integracji systemów finansowo-księgowych z KSeF – dostarczyć narzędzie do weryfikacji, czy określony NIP należy do JST. Jeżeli tak, to system wymagałby uzupełnienia sekcji „Podmiot3” wraz z przypisaną rolą „JST-odbiorca” oraz podania centrum usług wspólnych, jeśli byłoby przypisane do NIP.
Dodatkowo warto zaznaczyć, że interfejs wymiany danych (API) serwisu KSeF w obecnej postaci nie umożliwia pobierania faktur na podstawie dowolnych kryteriów. W przypadku JST jednostka nadrzędna będzie więc zmuszona pobierać z serwisu wszystkie faktury każdej z jednostek organizacyjnych.
Wystawianie faktur w trybie awaryjnym
Specyfika JST jako podatników wymaga także odmiennego podejścia do wystawiania przez nie faktur w trybie awaryjnym (trybie offline). Zasadne byłoby doprecyzowanie, że za awarię po stronie podatnika (JST) uznaje się także awarię, która wystąpi tylko w jednej jednostce organizacyjnej lub w jednym z systemów finansowo-księgowych obsługujących część jednostek organizacyjnych podatnika. Jest bardzo ważne, aby dokładnie tak brzmiący zapis znalazł się w ustawie. JST i jej jednostki organizacyjne muszą wywiązywać się z licznych obowiązków sprawozdawczych, a za uchybienia w tym zakresie grożą wymierne sankcje wynikające z przepisów o finansach publicznych.
Z punktu widzenia wszystkich podatników istotne jest też wprowadzenie rozwiązań, które umożliwią ustalenie, że faktura była wystawiona w trybie awaryjnym i przesłana w późniejszym terminie do KSeF. Jednocześnie KSeF nie powinien pozwalać na przesłanie faktur o tym samym numerze i z tym samym NIP w ramach różnych sesji.
Niejasne regulacje projektu ustawy o KSeF
Źródłem problemów są też nieprecyzyjne przepisy. W regulacjach dotyczących KSeF użyto bardzo wielu zwrotów z żargonu informatycznego, niezdefiniowanych w przepisach prawa. Daje to duże pole do uznaniowości w interpretowaniu tych regulacji przez firmy informatyczne. Jest to bardzo niepokojące z uwagi na dotkliwe kary, które grożą za różne nieprawidłowości, np. za opóźnienia w dosłaniu faktur do KSeF po zakończeniu awarii czy za wystawienie faktury „niezgodnie z udostępnionym wzorem”.
Obecnie istotne obowiązki podatników zostały uregulowane nie w ustawie czy rozporządzeniach, ale za pomocą API i dostępnych w nim funkcji oraz objaśnień w portalu, w których posłużono się nie dla wszystkich zrozumiałym żargonem informatycznym.
Emilia Kosińska jest zastępcą Skarbnika Miasta Gdańska
Leszek Lewandowicz jest doradcą podatkowym, sekretarzem Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce
Zdaniem autorki
Anna Kozłowska - konsultant systemu ERP Microsoft Dynamics 365 F&O, XPLUS S.A.
Na wdrożenie KSeF w przewidzianym terminie pozostaje coraz mniej czasu. Wersja po poprawkach, które mają być przedstawione we wrześniu 2024 r., zapewne nie będzie jeszcze tą ostateczną.
Przy wprowadzaniu zmian w zakresie architektury i działania KSeF, mających wpływ na integrację z innymi systemami informatycznymi (tj. wpływających m.in. na API), kluczowe jest, aby MF udostępniało informacje jak najwcześniej, nawet wersje robocze. Tego typu integracji podatnicy z reguły nie dokonują samodzielnie, tylko zlecają je zewnętrznym wykonawcom – dostawcom systemów informatycznych. Zamówienie i wykonanie takich modyfikacji jest w przypadku JST procesem czasochłonnym i generującym istotne koszty po stronie samorządów, dlatego trzeba o nich informować jak najwcześniej. Zasadne byłoby także konsultowanie z organizacjami zrzeszającymi JST kluczowych zmian w zakresie KSeF mogących mieć wpływ na działalność JST, w tym wpływających na integrację z systemami informatycznymi.
