W obecnych czasach, kiedy aktywność organów podatkowych jest na wysokim poziomie, przygotowanie na ewentualną kontrolę staje się kluczowe dla każdego podatnika. Statystyki są nieubłagane – niemal każda (a dokładnie 98,1 proc.!) kontrola celno-skarbowa kończy się wykryciem nieprawidłowości. Właściwe przygotowanie do kontroli to nie tylko zabezpieczenie przed finansowymi konsekwencjami, ale też ochrona reputacji spółki.
Kontrole podatkowe mogą przybierać różne formy: od czynności sprawdzających, przez kontrolę podatkową urzędów skarbowych, po kontrolę celno-skarbową urzędów celno-skarbowych. Każdy rodzaj kontroli wymaga innego podejścia, ale wspólnym elementem jest konieczność dokładnej znajomości własnych rozliczeń i potencjalnych obszarów zainteresowania organów podatkowych.
Obszary weryfikacji fiskusa
Przygotowanie do kontroli wymaga szczegółowego zrozumienia obszarów, które mogą zostać poddane weryfikacji przez organy podatkowe. Oto szczegółowy opis najczęściej kontrolowanych aspektów działalności podatników:
1. WHT (podatek u źródła)
- płatności transgraniczne: kontrola prawidłowości zastosowania stawek podatku u źródła od dywidend, odsetek, należności licencyjnych oraz innych płatności do zagranicznych kontrahentów;
- zastosowanie zwolnień na podstawie ustawy o CIT i umów o unikaniu podwójnego opodatkowania: weryfikacja, czy podatnik prawidłowo korzysta ze zwolnień i ulg, w szczególności w odniesieniu do płatności podlegających mechanizmowi pay & refund, a także czy spełniona jest przesłanka bycia rzeczywistym właścicielem otrzymanej płatności;
- dokumentacja podatkowa: sprawdzenie, czy podatnik posiada wymagane certyfikaty rezydencji oraz inne dokumenty potwierdzające prawo do zastosowania obniżonych stawek lub zwolnień, w szczególności oświadczenie, że odbiorca płatności jest jej rzeczywistym właścicielem.
2. CIT
- transakcje z podmiotami powiązanymi: analiza cen transferowych, zgodność z zasadą "arm's length", dokumentacja cen transferowych;
- straty podatkowe: weryfikacja rozliczeń podatkowych u podmiotów wykazujących stratę lub obniżoną dochodowość w wybranych latach podatkowych;
- reorganizacje i restrukturyzacje: kontrola prawidłowości przeprowadzonych zmian organizacyjnych i ich wpływu na zobowiązania podatkowe;
- wynagrodzenia członków zarządu: sprawdzenie, czy wynagrodzenia są adekwatne do pełnionych funkcji i rynkowych warunków;
- niska efektywna stawka podatkowa: analiza przyczyn niskiej stawki podatkowej.
3. PIT
- obowiązki płatnika: kontrola prawidłowości rozliczeń z tytułu wypłat na rzecz pracowników i kontrahentów;
- programy motywacyjne: sprawdzenie, czy programy motywacyjne są właściwie dokumentowane i rozliczane podatkowo, a także czy zostały utworzone z uzasadnionych względów biznesowych;
- współpraca B2B: analiza umów cywilnoprawnych pod kątem ewentualnego zatajenia stosunku pracy.
4. VAT
- rozliczenia kontrahentów: sprawdzenie, czy transakcje z kontrahentami są prawidłowo dokumentowane i czy podatnik weryfikuje status podatkowy swoich partnerów biznesowych;
- podatek do zwrotu: kontrola zasadności wniosków o zwrot VAT, w tym terminowości i poprawności rozliczeń;
- mechanizm odwrotnego obciążenia: weryfikacja prawidłowości stosowania mechanizmu odwrotnego obciążenia w transakcjach krajowych i międzynarodowych;
- faktury i dokumentacja: kontrola kompletności i prawidłowości wystawianych faktur oraz innych dokumentów księgowych.
Czytaj więcej:
Najczęstsze efekty braku przygotowania do kontroli
Podczas kontroli podatnicy, którzy nie są dobrze przygotowani do kontroli, często wybierają strategię działania, która nie służy w najpełniejszy sposób ich interesom. Przykładem takich działań są:
- brak aktywnego uczestnictwa w kontroli
Kontrolowani często nie zdają sobie sprawy, że mają prawo i powinni aktywnie uczestniczyć w postępowaniu. Oznacza to nie tylko obecność, ale również zrozumienie procesu, zadawanie pytań i weryfikowanie działań organów podatkowanych. Aktywne uczestnictwo pozwala na lepsze zrozumienie intencji i szybsze reagowanie na potencjalne problemy.
- odpowiadanie na pytania bez zrozumienia ich celu
Podczas kontroli organy podatkowe mogą zadawać pytania, które mają na celu wyjaśnienie określonych kwestii. Odpowiadanie na pytanie bez ich zrozumienia może prowadzić do nieścisłości lub niezamierzonego przyznawania się do błędów w rozliczeniach. Zawsze warto zastanowić się nad intencją pytania i w razie wątpliwości poprosić o dodatkowe wyjaśnienia lub skonsultować się z doradcą podatkowym.
- nieprzygotowanie odpowiedniej dokumentacji
Brak kompletności i dostępności dokumentacji to kolejny często spotykany problem w toku kontroli. Przed rozpoczęciem kontroli należy się upewnić, że wszystkie niezbędne dokumenty są zorganizowane i gotowe do przedstawienia. Niekompletna dokumentacja może być interpretowana jako próba ukrycia nieprawidłowości.
- ignorowanie sygnałów ostrzegawczych
W trakcie kontroli organy podatkowe często wysyłają sygnały ostrzegawcze lub prośby o dodatkowe informacje w danym obszarze. Takie zachowania mogą świadczyć o tym, że organy podatkowe w tym obszarze będą szukały nieprawidłowości. Warto zatem poświęcić szczególną uwagę odpowiedziom na pytania i prośby organów w tym zakresie.
- brak odpowiedniego zarządzenia korespondencją i kontaktem z organem
Nieuporządkowany przepływ informacji i dokumentów może prowadzić do nieporozumień i błędów. Ważne jest, aby wyznaczyć osobę lub zespół odpowiedzialny za komunikację z organem podatkowym, zarządzanie korespondencją i dokumentacją. To zapewni, że wszystkie informacje zostaną rejestrowane, a odpowiedzi będą konsultowane i przemyślane.
- brak współpracy z profesjonalnym pełnomocnikiem
Podczas kontroli wsparcie doświadczonego pełnomocnika jest nieocenione. Profesjonalista może pomóc w interpretacji przepisów, przygotowaniu dokumentacji i reprezentowaniu spółki przed organami podatkowymi. Dodatkowo zapewnia zarządzenie korespondencją oraz kontaktami z organem. Brak takiego wsparcia może skutkować niekorzystnym przebiegiem kontroli.
- zlekceważenie procedur wewnętrznych
Spółki często mają wewnętrzne procedury dotyczące postępowania w przypadku kontroli. Zaniedbanie tych procedur może prowadzić do chaosu i nieefektywnego zarządzania kontrolą.
Czytaj więcej:
Jak przygotować się do kontroli
Przygotowanie do kontroli powinno być procesem zorganizowanym i przemyślanym. Poniżej kilka kluczowych kroków.
1. Przegląd i aktualizacja dokumentacji: Upewnij się, że wszystkie dokumenty są kompletne, aktualne i łatwo dostępne.
2. Zrozumienie przepisów: Zapoznaj się z obowiązującymi przepisami podatkowymi i zasadami prowadzenia kontroli.
3. Wewnętrzny audyt: Przeprowadź wewnętrzny audyt, aby zidentyfikować potencjalne słabości i obszary ryzyka.
4. Szkolenie pracowników: Przeprowadź szkolenia dla pracowników, aby wiedzieli, jak postępować w przypadku kontroli.
5. Plan działania: Opracuj plan działania na wypadek kontroli, w tym procedury komunikacji i eskalacji.
6. Współpraca z profesjonalnym pełnomocnikiem: Skonsultuj się z pełnomocnikiem, który pomoże przygotować odpowiednią strategię obrony.
Świadomość podatnika na każdym etapie kontroli
Bezpieczeństwo podatkowe spółki w dużym stopniu zależy od świadomości podatnika na każdym etapie kontroli. Wiedza o tym, co się dzieje, jakie są prawa i obowiązki, a także jakie kroki można podjąć w odpowiedzi na działania kontrolerów, jest kluczowa dla skutecznej obrony i minimalizacji ryzyka. Podatnik, który jest świadomy swojej sytuacji podatkowej, ma większą kontrolę nad przebiegiem kontroli. To pozwala na:
- aktywne uczestnictwo
Zrozumienie procesu kontrolnego umożliwia podjęcie działań mających na celu ochronę interesów spółki.
- efektywną komunikację
Świadomość pozwala na jasne i precyzyjne komunikowanie się z organami podatkowymi, co może zapobiec nieporozumieniom.
- szybką reakcję
Wiedza o etapach kontroli umożliwia szybkie reagowanie na potencjalne zagrożenia i wykorzystanie dostępnych środków prawnych.
- odpowiednią strategię
Świadomość najczęstszych pułapek pozwala na ich unikanie w trakcie kontroli.
Świadomość podatnika na każdym etapie kontroli jest niezbędna dla zapewnienia bezpieczeństwa podatkowego. To właśnie wiedza i zrozumienie przebiegu kontroli stanowią fundament skutecznej obrony przed potencjalnymi problemami.
Aktywne uczestnictwo, efektywna komunikacja, szybka reakcja i świadomość najlepszych praktyk to elementy strategii, które każda spółka powinna wdrożyć, aby skutecznie zarządzać ryzykiem podatkowym i przejść przez kontrolę bez niepotrzebnych komplikacji.
Podstawa prawna:
art. 54-94 ustawy z 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r., poz. 615 ze zm.)
art. 281-292 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r., poz. 2383 ze zm.)
Zdaniem autorów
Agnieszka Suterska
doradczyni podatkowa, menedżerka w Dziale Doradztwa Podatkowego, EY Polska
Aby lepiej przygotować się do kontroli i być świadomym tego co będzie się działo, warto skorzystać z dostępnych narzędzi weryfikujących gotowość firmy. To często bezpłatne, spersonalizowane przewodniki, które pozwalają na dokładne przeanalizowanie potencjalnych zagrożeń i przygotowanie się do ewentualnych czynności kontrolnych. Po wypełnieniu testu spółka otrzymuje szczegółowy raport z rekomendacjami, które mogą okazać się kluczowe w momencie rozpoczęcia kontroli.
Raport z testu gotowości dostarcza nie tylko informacji o najczęściej podnoszonych przez organy podatkowe kwestiach, ale również wskazuje na prawa i obowiązki kontrolowanego oraz etapy postępowania. Dzięki temu podatnik może przygotować się do kontroli w sposób kompleksowy, co znacząco zwiększa szanse na jej pomyślne przejście.
Bartosz Czerwiński
partner w Dziale Doradztwa Podatkowego, EY Polska
Odpowiednie przygotowanie do kontroli może znacząco zmniejszyć ryzyko wystąpienia nieprawidłowości i zabezpieczyć spółkę przed konsekwencjami finansowymi oraz wizerunkowymi. Pamiętajmy, że prewencja jest zawsze lepsza niż reakcja na problem, który już wystąpił. Wykorzystanie narzędzi takich jak test gotowości do kontroli podatkowych pozwala na kompleksowe przygotowanie i zwiększa szanse na pomyślne przejście przez kontrolę.
