Zbyt ogólne zapisy na dokumencie od kontrahenta mogą spowodować, że fiskus zakwestionuje wydatek. Tak wynika z interpretacji dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Wystąpiła o nią spółka, która chce podpisać umowę marketingową z przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność. Jego zadaniem będzie m.in. pozyskiwanie klientów za granicą. Poza stałym miesięcznym wynagrodzeniem ma dostawać zwrot kosztów związanych z wykonywaniem umowy. Spółka zapłaci przedsiębiorcy na podstawie skanów poniesionych przez niego wydatków. Dostanie też od niego refakturę obejmującą wszystkie koszty, zarówno rozliczane w jego firmie, jak i inne, np. zakupy alkoholu. Zostaną opisane jako „koszty dodatkowe zgodnie z umową".

Czy to wystarczy do rozliczenia wydatków w kosztach uzyskania przychodów spółki? Twierdzi, że tak, ponieważ z jej punktu widzenia nie jest istotne, czy kontrahent rozlicza wydatki u siebie w firmie czy też nie.

Fiskus był innego zdania. Podkreślił, że wydatki, które spółka chce zaliczyć do podatkowych kosztów, muszą być związane z jej przychodem, a także prawidłowo udokumentowane. Nie wystarczy refaktura z pozycją „koszty dodatkowe zgodnie z umową". Nie ma bowiem na niej wskazania, jakie dokładnie wydatki zostały poniesione w związku z wykonywaniem umowy marketingowej. Nie pomogą też dokumenty źródłowe, są one bowiem wystawione na kontrahenta. Wynika z nich więc, że spółka nie jest nabywcą towaru bądź usługi.

Wydatki udokumentowane wspomnianą we wniosku o interpretację refakturą nie będą więc kosztem uzyskania przychodów spółki. Powinna wykazać, że są one związane z uzyskiwanym przez nią przychodem, natomiast na podstawie opisanej w taki ogólny sposób refaktury jest to niemożliwe.

Skarbówka przypomniała też ogólne zasady rozliczania wydatków. Są one kosztem uzyskania przychodów, jeśli zostały poniesione przez firmę (czyli muszą być pokryte z jej zasobów majątkowych). Powinny być definitywne, nie mogą być przedsiębiorcy w jakikolwiek sposób zwrócone. Nie mogą się też znajdować w katalogu wyłączeń zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.  

numer interpretacji: 0111-KDIB2-1. 4010.77.2017.1.EN