Kiedy ująć w księdzie przychodów i rozchodów faktury prognozowe za prąd

Przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. Na potrzeby działalności gospodarczej nabywa m.in. energię elektryczną. Zakład energetyczny najpierw wystawia dla przedsiębiorcy fakturę prognozową (szacunkową) z tytułu zużycia energii elektrycznej w danym okresie rozliczeniowym, a następnie po upływie miesiąca lub dwóch przedsiębiorca otrzymuje od dostawcy energii elektrycznej fakturę dotyczą danego okresu rozliczeniowego, w której sprzedawca wyszczególnia należność za sprzedaną energię elektryczną według rzeczywistego zużycia za dany okres rozliczeniowy. W fakturze tej dostawca pomniejsza należność za sprzedaną energię elektryczną o wartość prognozy zużycia energii elektrycznej, która udokumentowana była fakturą prognozową, która na dzień rozliczenia jest zawsze opłacona. Czy przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, pod datą wystawienia przez dostawcę energii elektrycznej faktury prognozowej, wydatek z tytułu nabycia prognozowanego zużycia energii za dany okres rozliczeniowy? – pyta czytelnik.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).

Aby zatem wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zaliczki są wyłączone z rozliczenia

Co do zasady przyjmuje się, że nie stanowią kosztów uzyskania przychodów zaliczki, jako wpłaty niemające charakteru definitywnego (ze względu na każdorazową możliwość ich zwrotu przed terminem wykonania usług, na poczet których zostały wpłacone). W analizowanej sprawie kwota z tytułu oszacowanej (prognozowanej) należności za energię elektryczną w danym okresie rozliczeniowym nie jest jednak zaliczką. Zaliczka jest bowiem wpłatą na poczet dostawy towarów lub usług, które będą zrealizowane w następnych okresach sprawozdawczych, nie ma zatem charakteru definitywnego.

Prognoza polega natomiast na ustaleniu opłaty za dany okres rozliczeniowy na podstawie faktycznego zużycia energii elektrycznej w poprzednim okresie rozliczeniowym. Dostawa energii odbywa się na bieżąco, a jedynie koszty jej bieżącego zużycia są ustalane na podstawie wielkości zużycia w poprzednim okresie rozliczeniowym. Po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego następuje porównanie faktycznego zużycia energii w stosunku do zużycia prognozowanego. Wydatek, o którym mowa, jest zatem wydatkiem definitywnym i spełnia kryterium zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów.