- Prowadzę działalność gospodarczą i chciałbym, aby urząd skarbowy przesyłał mi pisma w formie elektronicznej, gdyż chodzenie na pocztę po odbiór korespondencji jest dla mnie kłopotliwe i czasochłonne. Wiem, że trzeba złożyć wniosek, ale co konkretnie należy tam wpisać? – pyta czytelnik.
Co do zasady sprawy podatkowe załatwiane są w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Zgodnie z art. 144 § 1 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem, za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, pracowników urzędu obsługującego ten organ, funkcjonariuszy lub upoważnionych pracowników innego organu podatkowego lub przez organy lub osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów, a także za urzędowym poświadczeniem odbioru za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
To podatnik decyduje, czy korespondencja z organem podatkowym na skrzynkę mailową.
Pod jednym warunkiem
Aby jednak podatnik mógł otrzymywać korespondencję elektronicznie, musi spełnić jeden z warunków wskazanych w przepisach prawa.
Stosownie do art. 144a § 1 o.p. doręczanie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona spełni jeden z następujących warunków:
- złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego lub portal podatkowy;
- wniesie o doręczenie za pomocą środków komunikacji elektronicznej i wskaże organowi podatkowemu adres elektroniczny;
- wyrazi zgodę na doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej i wskaże organowi podatkowemu adres elektroniczny. Przy czym w tym przypadku wystąpienie organu podatkowego o wyrażenie zgody może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej i zostać przesłane stronie przez portal podatkowy lub na jej adres elektroniczny. W razie nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego przesłanego w tym trybie, organ podatkowy po upływie siedmiu dni, licząc od dnia wysłania zawiadomienia, przesyła powtórne zawiadomienie o możliwości odebrania tego pisma.
Jeżeli podatnik podał jako adres dla doręczeń adres e-mail, to organ, powinien wysyłać mu korespondencje na ten podany adres email (wyrok WSA w Lublinie z 4 marca 2016 r., I SA/Lu 887/15).
Treść zawiadomienia
W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ podatkowy przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie zawierające:
1) informację, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego;
2) wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien potwierdzić doręczenie pisma;
3) pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu podatkowego, oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w określony sposób.
Fikcja e-doręczenia
Jeśli podatnik nie odbierze pisma, to doręczenie uważa się za dokonane po upływie 14 dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia. W przypadku takiego „doręczenia" organ podatkowy umożliwia adresatowi pisma dostęp do treści pisma w formie dokumentu elektronicznego przez okres co najmniej trzech miesięcy od dnia uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone oraz do informacji o dacie uznania pisma za doręczone i o datach wysłania zawiadomień, w systemie teleinformatycznym.
podstawa prawna: art. 144 § 1, art. 144a i art. 152a ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 201 ze zm.)
