Koszty: parkowanie auta z dowodem wewnętrznym

- Od 2016 r. prowadzę działalność gospodarczą, w której wykorzystuję samochód osobowy będący środkiem trwałym w mojej firmie. Podatek dochodowy rozliczam liniowo, prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. W związku z używaniem samochodu na potrzeby działalności gospodarczej ponoszę wydatki na jego parkowanie. Często wydatki te są udokumentowane wyłącznie biletami z parkometru. Czy poniesienie tych wydatków mogę udokumentować dowodem wewnętrznym i na tej podstawie wpisać je jako koszt w podatkowej księdze? – pyta czytelnik.

Do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów są zobowiązane m.in. osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą (zob. art. 24a ust. 1 ustawy o PIT).

Szczegółowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).

Stosownie do § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in. dowody wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Dokumenty te powinny być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Wymogi formalne

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, to podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po kursie obowiązującym w dniu przeprowadzenia operacji, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej (§ 12 ust. 4 rozporządzenia).

Podatnik sam sporządzi

Stosownie do § 14 ust. 1 rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne). Powinny one określać:

- przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,

- w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć m.in. wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia. Podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru załączony do sporządzonego dowodu (§ 14 ust. 2 pkt 9 rozporządzenia).

Trzeba załączyć bilet z parkometru

Na wydatki związane z parkowaniem firmowego samochodu udokumentowane wyłącznie biletami z parkometru, czytelnik może zatem wystawić dowód wewnętrzny i na jego podstawie ująć wydatek w podatkowej księdze przychodów i rozchodów po stronie kosztów uzyskania przychodów (jeżeli wydatki mogą tych uznane za takie koszty). W przypadku czytelnika podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego będą bilety z parkometru, które czytelnik musi załączyć do sporządzonego dowodu. ?

—Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy

Kiedy wydatek jest kosztem podatkowym

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Aby zatem wydatek poniesiony przez podatnika był dla niego kosztem uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których – zgodnie z art. 23 ustawy o PIT – nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.