Na jakiej podstawie powinnam ujmować w podatkowej księdze ponoszone opłaty notarialne jako koszty podatkowe? – pyta czytelniczka.
Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów są uregulowane przez przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie). Zgodnie z jego zapisami, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in.:
1. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami (§ 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia),
2. inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres wykonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie (zob. § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia).
Trzeba przeliczyć na złote
Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest przy tym stosowanie ogólnie przyjętych skrótów. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, to podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po kursie obowiązującym w dniu przeprowadzenia operacji, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu spo- rządzonego w walucie obcej (§ 12 ust. 4 rozporządzenia).
Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające:
- przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,
- w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) (zob. § 14 ust. 1 rozporządzenia).
Zamknięty katalog
W § 14 prawodawca zawarł zamknięty katalog kosztów (wydatków), które można udokumentować dowodem wewnętrznym. W myśl § 14 ust. 2 pkt 8 rozporządzenia dowody wewnętrzne mogą dotyczyć opłat sądowych i notarialnych.
Kiedy wydatek jest kosztem
W podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą być ujmowane tylko te opłaty notarialne, które mogą być uznane za koszty podatkowe.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).
Aby zatem wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik, nie są kosztem uzyskania przychodu podatnika),
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
—Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy
Wniosek
Jeżeli uiszczone opłaty notarialne spełniają wymogi do uznania ich za koszty uzyskania przychodów, to mogą być ewidencjonowane w podatkowej księdze na podstawie dowodów wewnętrznych.
