Kierownik jednostki jest odpowiedzialny za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości; dalej: uor). W jednostkach, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, sprawozdanie za 2016 r. powinno więc być gotowe do 31 marca 2017 r.

- Kto podpisuje sprawozdanie?

Sprawozdanie finansowe podpisuje, jednocześnie podając datę podpisu, osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki. Jeżeli spółką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe podpisują wszyscy członkowie tego organu. Odmowa złożenia podpisu w każdym przypadku wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego (art. 52 ust. 2 uor).

- Jakie elementy musi zawierać sprawozdanie finansowe?

Roczne sprawozdanie finansowe składa się – co do zasady – z:

1. bilansu,

2. rachunku zysków i strat,

3. informacji dodatkowej, która obejmuje wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Jeśli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania przez biegłego rewidenta, to należy do niego dołączyć również:

4. zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym, w przypadku funduszy inwestycyjnych – zestawienie zmian w aktywach netto,

5. rachunek przepływów pieniężnych,

6. sprawozdanie z działalności jednostki,

7. opinię biegłego rewidenta.

Jednak małe jednostki i jednostki mikro nie muszą sporządzać wszystkich wymienionych elementów sprawozdania finansowego. Małe jednostki sporządzają wprowadzenie do sprawozdania finansowego, którego zakres jest nieco krótszy niż dla pozostałych jednostek, uproszczony bilans, uproszczony rachunek zysków i strat oraz skróconą (w stosunku do wzoru z załącznika nr 1 do uor) wersję dodatkowych informacji i objaśnień. Mogą one nie sporządzać zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym i rachunku przepływów pieniężnych, nawet gdy sprawozdanie finansowe będzie podlegać badaniu przez biegłego rewidenta. Jeśli chodzi o sprawozdanie z działalności, to mała jednostka może go nie sporządzać (jeśli ma taki obowiązek), pod warunkiem, że w informacji dodatkowej przedstawi informacje dotyczące nabycia udziałów (akcji) własnych. Jeśli zdecyduje się na jego sporządzenie, to może pominąć informacje niefinansowe z art. 49 ust. 3 uor.

Rezygnacja z obowiązku sporządzania informacji dodatkowej, zestawienia zmian w kapitale, rachunku przepływów pieniężnych i sprawozdania z działalności dotyczy jednostek mikro. Zakres danych wykazywanych przez te podmioty w uproszczonym bilansie i rachunku zysków i strat jest zawarty w załączniku nr. 4 do uor.

Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w języku polskim i walucie polskiej. Dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym oraz w sprawozdaniu z działalności.

- Których firm dotyczy obowiązek badania sprawozdania?

Zgodnie z art. 64 ust. 1 uor obowiązkowi badania przez biegłego rewidenta podlegają roczne sprawozdania finansowe następujących jednostek, kontynuujących działalność:

1. banków, zakładów ubezpieczeń oraz zakładów reasekuracji, spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych, jednostek działających na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi oraz przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi oraz alternatywnych spółek inwestycyjnych (art. 2 ust. 2b uor), funduszy emerytalnych, inwestycyjnych oraz spółek akcyjnych (z wyjątkiem tych w organizacji),

2. jednostek sporządzających roczne sprawozdania finansowe zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości – bez względu na ich wielkość, oraz

3. pozostałych jednostek, jeżeli działają co najmniej drugi rok, za który sporządzono sprawozdanie finansowe i spełniały dwa z trzech poniższych warunków:

- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,

- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2,5 mln euro,

- przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 mln euro.

Sprawozdanie za 2016 r. muszą więc poddać badaniu te pozostałe jednostki, które w 2015 r. osiągnęły odpowiednio 10 653 750 zł sumy aktywów bilansu i/lub 21 307 500 zł przychodów. Parametry obligujące do poddania badaniu sprawozdania za 2017 r. to:

- 11 060 000 zł w przypadku sumy aktywów bilansu za 2016 r.

- 22 120 000 zł w przypadku przychodów za 2016 r.

Badaniu podlega sprawozdanie finansowe spółki, w której – bez względu na wielkość zatrudnienia, sumy bilansowej i przychodów za rok obrotowy – nastąpiło przejęcie innej spółki handlowej lub w którym powstała ona drogą połączenia spółek handlowych i zawiązania nowej spółki handlowej.

- Kto i kiedy zatwierdza sprawozdanie finansowe?

Roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający (zwyczajne zgromadzenie wspólników, w drodze uchwały) w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego. W spółkach, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, będzie to 30 czerwca.

W przypadku oddziału przedsiębiorcy zagranicznego, roczne sprawozdanie finansowe uważa się za zatwierdzone, jeżeli zostało zatwierdzone sprawozdanie finansowe przedsiębiorcy zagranicznego, obejmujące dane sprawozdania finansowego tego oddziału (art. 53 ust. 2b ustawy o rachunkowości).

- W jakim terminie i do których organów składa się sprawozdanie finansowe?

W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego spółka ma obowiązek złożyć sprawozdanie finansowe wraz z uchwałą o jego zatwierdzeniu w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). W ciągu 10 dni od zatwierdzenia należy je z kolei złożyć we właściwym urzędzie skarbowym (art. 27 ust. 2 ustawy o CIT). Obowiązki w tym zakresie spoczywają na kierowniku jednostki.

Uwaga! Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego, to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu (art. 69 ust. 2 uor).

- Co grozi za niezłożenie sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego i Krajowego Rejestru Sądowego?

Zgodnie z art. 80b kodeksu karnego skarbowego, niezłożenie sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Nieprzekazanie do urzędu skarbowego sprawozdania finansowego, opinii lub raportu podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych jest traktowane jako wykroczenie skarbowe karane grzywną, która w 2017 r. może wynieść od 200 zł do 40 000 zł (art. 48 § 1 kodeksu karnego skarbowego).

Również w ustawie o rachunkowości jest mowa o odpowiedzialności za naruszenie przepisów. Kto wbrew przepisom ustawy m.in. nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia oraz nie składa sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej we właściwym rejestrze sądowym, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności (art. 79 uor).

- Co zrobić w przypadku niewykonania formalnych obowiązków związanych z rocznym sprawozdaniem finansowym?

Należy jak najszybciej sporządzić sprawozdanie finansowe, poddać je badaniu i złożyć w rejestrze. Nie skutkuje to oczywiście zniwelowaniem popełnienia czynu zabronionego określonego w ustawie o rachunkowości, jednak moim zdaniem prawdopodobieństwo ukarania w takim przypadku jest znacznie mniejsze. Wypełnienie obowiązków po terminie może mieć także znaczenie dla zastosowania przez sąd instytucji warunkowego umorzenia postępowania karnego, będącego szczególnym środkiem odpowiedzialności karnej, znacznie łagodniejszym w skutkach dla sprawcy przestępstwa.

Autorka jest Associate Partnerem w warszawskim biurze Rödl & Partner