Na początku 2017 r. otworzyłam działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych (skala podatkowa). Zdarzenia gospodarcze ewidencjonuję w podatkowej księdze przychodów i rozchodów prowadzonej metodą kasową. Na potrzeby prowadzonej działalności wykorzystuję telefon komórkowy. W której kolumnie podatkowej księgi powinnam zaewidencjonować wydatki związane z używaniem do działalnościi gospodarczej telefonu komórkowego (abonament bez limitu rozmów) udokumentowane fakturą otrzymaną od operatora telefonii komórkowej? – pyta czytelniczka.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik, nie są kosztem uzyskania przychodu podatnika),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Opłata za abonament za telefon służbowy przedsiębiorcy (jeśli jest on wykorzystywany w celach prowadzonej działalności gospodarczej, a nie w celach prywatnych) może stanowić koszt uzyskania przychodów przedsiębiorcy.

Gdy podatkowa księga przychodów i rozchodów jest prowadzona metodą kasową, oznacza to, że należy potrąć koszt zgodnie z regułą ogólną zawartą w art. 22 ust. 4 ustawy o PIT. W myśl tego przepisu, koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, stosownie do art. 22 ust. 6b ustawy o PIT, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu będącego podstawą do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Przykład

Jeżeli faktura za abonament za styczeń 2017 r. została wystawiona 20 stycznia 2017 r., to u podatnika koszt uzyskania przychodu z tytułu tego abonamentu powstał 20 stycznia 2017 r.

Warunkiem zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest jego właściwe udokumentowanie. Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że na udokumentowanie poniesionego wydatku z tytułu usług telekomunikacyjnych (abonament telefoniczny) czytelniczka będzie posiadać fakturę wystawioną przez operatora telefonii komórkowej.

Warunek należytego udokumentowania wydatku jest zatem spełniony. Stosownie do §  12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podstawą zapisów w księdze są bowiem dowody księgowe, którymi są m.in. faktury.

W niniejszej sprawie problem sprowadza się do tego, w której kolumnie podatkowej księgi przychodów i rozchodów czytelniczka powinna ująć wydatek z tytułu abonamentu za służbowy telefon komórkowy.

Jak wynika z objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów, przeznaczona jest kolumna 13. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: opłata za telefon. Czytelniczka powinna zatem wpisać przedmiotowy wydatek do kolumny 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Uwaga! VAT naliczony wynikający z otrzymanej faktury za abonament telefoniczny nie jest kosztem uzyskania przychodów, stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o VAT, gdyż podlega odliczeniu w deklaracji VAT-7.