Przedsiębiorca prowadzi w niewielkim zakresie działalność gospodarczą, polegającą na sprzedaży przez internet ubrań sprowadzanych z Wielkiej Brytanii. Przedsiębiorca nie jest podatnikiem VAT czynnym (zwolnienie podmiotowe) ani podatnikiem VAT UE. Na zakupioną w Wielkiej Brytanii odzież przedsiębiorca otrzymuje paragony z kasy fiskalnej, bez możliwości uzyskania faktur zakupu, ponieważ kontrahent brytyjski stwierdził, że przedsiębiorcy, jako podatnikowi korzystającemu ze zwolnienia z VAT, dla potwierdzenia dokonanych zakupów przysługuje wyłącznie dowód w postaci paragonu fiskalnego. Czy paragony z kasy fiskalnej, które dokumentują zakupy ubrań (towarów handlowych) w Wielkiej Brytanii, mogą być podstawą do ujęcia wydatku jako kosztu podatkowego w prowadzonej przez przedsiębiorcę podatkowej księdze przychodów i rozchodów? – pyta czytelniczka.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik, nie są kosztem uzyskania przychodu podatnika),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Ustawa o PIT nie określa przy tym sposobu dokumentowania poniesionych wydatków, odsyłając w tym zakresie do odrębnych przepisów.

Szczegóły w rozporządzeniu

Jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego, przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Szczegółowe zasady jej prowadzenia określają przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).

Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą być wyłącznie dowody księgowe spełniające warunki określone w rozporządzeniu.

Katalog dokumentów

Stosownie do § 12 ust. 3 rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, czyli:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Stosownie do § 13 rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również:

1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

3) dowody przesunięć;

4) dowody opłat pocztowych i bankowych;

5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.

Dowody wewnętrzne

Stosownie do § 14 ust. 1 rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody wewnętrzne należą do dowodów własnych wystawionych przez podatnika w celu zaewidencjonowania operacji gospodarczych, które nie są udokumentowane innymi dowodami.

W § 14 ust. 2 rozporządzenia prawodawca zawarł zamknięty katalog przypadków, w których mogą być wystawiane dowody wewnętrzne. Niestety prawodawca nie wymienił w nim zakupu towarów za granicą udokumentowanych wyłącznie paragonami. Paragonami lub dowodami kasowymi mogą być dokumentowane wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów, stosownie do § 14 ust. 5 rozporządzenia. W analizowanej sprawie nie mamy jednak do czynienia z takimi wydatkami.

Tylko w określonych przypadkach

Oznacza to, że paragony fiskalne od kontrahenta brytyjskiego – jako niespełniające wymogów przewidzianych w rozporządzeniu – nie mogą stanowić podstawy zapisu kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jako kosztów uzyskania przychodów (por. interpretację Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 25 września 2009 r., ITPB1/415-677/09/HD).

Warto rozważyć rezygnację ze zwolnienia

Jeżeli przedsiębiorca chciałby ująć te wydatki w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jako koszt podatkowy, to powinien uzyskać od brytyjskich kontrahentów faktury lub rachunki potwierdzające te wydatki. Na przyszłość przedsiębiorca powinien rozważyć rezygnację ze zwolnienia podmiotowego VAT i zarejestrowanie się jako podatnik VAT czynny ipodatnik VAT UE, gdyż – jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego – korzystaniem przez przedsiębiorcę ze zwolnienia z VAT zasłaniają się brytyjscy kontrahenci twierdzący, że na udokumentowanie swych dostaw nie mogą wystawić dla przedsiębiorcy faktury.

Autor jest doradcą podatkowym

Dowód księgowy musi być sporządzony po polsku

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała, dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po kursie obowiązującym w dniu operacji, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o PIT. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej (zob. § 12 ust. 4 rozporządzenia).