- Prowadzę warsztat samochodowy. Podatek dochodowy rozliczam według stawki liniowej. Podatkową księgę przychodów o rozchodów prowadzę metodą kasową. 1 września 2016 r. nabyłem od niemieckiej firmy specjalistyczne narzędzie samochodowe za cenę 500 euro. Tego samego dnia zrealizowałem płatność w euro, zakup został udokumentowany fakturą nr 1143/2016 z 1 września 2016 r. Narzędzia, z uwagi na wartość (poniżej 3 500 zł), nie zaliczę do środków trwałych, lecz wyposażenia. Czy wartość poniesionych wydatków powinienem zaewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w złotych? A może w euro, czyli w tej walucie, w której jest wystawiona faktura? – pyta czytelnik.

Wydatki (koszty uzyskania przychodów) fakturowane w walucie obcej (np. w euro) muszą być najpierw przeliczone na złote, gdyż w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zapisy ujmowane są w języku polskim i w walucie polskiej. Zgodnie bowiem z § 12 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Takimi dowodami księgowymi, które są podstawą zapisów w księdze, są m.in. faktury (§ 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów; dalej: rozporządzenie).

W wolnych polach lub w załączniku

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest przy tym stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, to podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po kursie obowiązującym w dniu przeprowadzenia operacji, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o PIT. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej (zob. § 12 ust. 4 rozporządzenia).

Według kursu średniego NBP

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Rozumiem, że poniesiony przez czytelnika wydatek spełnia definicję kosztu uzyskania przychodów.

Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. (art. 11a ust. 2 ustawy o PIT).

W miesiącu oddania do używania

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na zakup środków trwałych (zob. art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT). Podatnicy mogą jednak nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych m.in. od środków trwałych, których wartość początkowa nie przekracza 3500 zł. Wydatki poniesione na ich nabycie są wówczas kosztami uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania (zob. art. 22d ust. 1 ustawy o PIT). Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca nie zdecydował się na zaliczenie nabytego narzędzia do środków trwałych, lecz bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Zakładając, że narzędzie zostanie oddane do używania we wrześniu 2016 r., wydatki te będą kosztem uzyskania we wrześniu 2016 r.

Z poprzedniego dnia roboczego

Koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (art. 22 ust. 4 in principio ustawy o PIT). Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (zob. art. 22 ust. 6b ustawy o PIT).

Aby kupić przedmiotowe narzędzie przedsiębiorca zapłacił 500 euro 1 września 2016 r. Do przeliczenia poniesionego kosztu przedsiębiorca powinien przyjąć średni kurs NBP z 31 sierpnia 2016 r., tj. z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Kurs średni NBP z 31 sierpnia 2016 r. wyniósł 4,3555.

Po przeliczeniu na złote wydatek na nabycie przedmiotowego narzędzia wyniesie 2177,75 zł (500 euro x 4,3555).

Przedsiębiorca powinien zatem fakturę zakupu nr 1143/2016 oznaczyć numerem kolejnego zapisu do księgi, tj. np. 7/09/2016 (rozumiem, że podatnik stosuje numerację miesięczną).

Uwaga! Podatnik powinien jeszcze pamiętać o rozliczeniu różnic kursowych, jeżeli powstaną na tej transakcji.

Ewidencja wyposażenia

Wartość początkowa przedmiotowego narzędzia przekracza 1 500 zł, a więc powinno ono zostać ujęte w ewidencji wyposażenia. Do wyposażenia zalicza się rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone, zgodnie z przepisami ustawy o PIT, do środków trwałych (zob. § 3 pkt 7 rozporządzenia).

Ewidencję wyposażenia muszą prowadzić m.in. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą obowiązane do prowadzenia księgi (zob. §  4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia). Ewidencją tą obejmuje się wyposażenie, którego wartość początkowa, w rozumieniu odrębnych przepisów, przekracza 1500 zł (zob. § 4 ust. 2 rozporządzenia).

Ewidencja wyposażenia powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę nabycia, numer faktury lub rachunku, nazwę wyposażenia, cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia, numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia, datę likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny) oraz przyczynę likwidacji wyposażenia (zob. § 4 ust. 3 rozporządzenia).

Autor jest doradcą podatkowym