Prowadzenie sprzedaży detalicznej na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) zazwyczaj oznacza konieczność ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej. Katalog zwolnień z tego obowiązku jest obecnie tak niewielki, że kasa fiskalna stała się powszechnie stosowanym urządzeniem. Czasem jednak w przypadku sprzedaży na rzecz konsumentów sprzedawca ma obowiązek dokumentowania przeprowadzonych transakcji za pomocą faktury.

Zasady sporządzania faktur zostały określone w ustawie o VAT. Wynika z nich, że podatnik obowiązany jest do wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż na rzecz innego podatnika. Jednak w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej fakturę wystawia się, jeżeli nabywca zgłosi takie żądanie. Zgodnie bowiem z art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT (jeżeli przepisy nie przewidują szczególnych rozwiązań) podatnik jest obowiązany wstawić fakturę na żądanie nabywcy, jeżeli żądanie takie został zgłoszone w terminie trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Oznacza to zatem, że podatnik – sprzedawca, któremu nabywca towaru lub usługi zgłosił żądanie wystawienia faktury w wyznaczonym terminie, jest obowiązany do wystawienia tego dokumentu niezależnie od tego, że sprzedaż została już zaewidencjonowana za pomocą kasy rejestrującej. W takim przypadku zastosowanie znajduje art. 106h ust. 1 ustawy o VAT, który mówi, że gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Przepisu tego nie stosuje się jednak do faktur emitowanych przy zastosowaniu kasy rejestrującej w przypadku, gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w dobowym raporcie fiskalnym, oraz paragonów uznawanych za faktury. Powstaje zatem pytanie, w jaki sposób ma postąpić sprzedawca, do którego zwrócił się klient z żądaniem wystawienia faktury, który jednak nie ma paragonu dokumentującego sprzedaż.

Z analizy treści przytoczonych przepisów ustawy o VAT wynika, że wprawdzie zasadą jest, iż do faktury dokumentującej sprzedaż zarejestrowaną kasą rejestrującą sprzedawca dopina paragon, jednak sprzedawca również ma obowiązek wystawienia faktury sporządzanej na żądanie nabywcy, także gdy ten ostatni takiego paragonu nie posiada (np. go zgubił). Pogląd ten potwierdzają także organy podatkowe – m.in. Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 25 stycznia 2013 r. (IPPP2/443-1165/12-2/KOM).

Pojawia się tutaj wątpliwość co do konieczności ewentualnego podwójnego opodatkowania danej transakcji, która przecież została dwukrotnie zaewidencjonowana: najpierw za pomocą kasy rejestrującej, a następnie (często po kilku tygodniach) fakturą wystawioną na żądanie klienta. W celu uniknięcia wątpliwości konieczne jest jednoznaczne zidentyfikowanie „fakturowanej" transakcji jako tej, która uprzednio została już zaewidencjonowana na kasie rejestrującej. Pomocne w tym zakresie okazują się posiadane kopie operacji bankowych (np. w przypadku zapłaty przez klienta kartą bankową), a także posiadane na rolkach kopie paragonów fiskalnych. W takim przypadku konieczne jest także przyjęcie od klienta pisemnego oświadczenia, w którym podaje on swoje dane osobowe i wskazuje przyczyny braku możliwości przedstawienia otrzymanego od sprzedawcy paragonu z kasy rejestrującej.

Autor jest doradcą podatkowym