Czy o kradzieży dokumentów podatkowych trzeba powiadomić fiskusa?

W mojej firmie było włamanie. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji okazało się, że oprócz towaru zaginął również karton z dokumentami, które były przygotowane do zarchiwizowania. Dokumenty te dotyczą rozliczeń VAT i nie upłynął jeszcze termin przedawnienia dotyczący tego podatku. Prawdopodobnie złodzieje nie zauważyli, że zabierają dokumenty, gdyż karton z dokumentami znajdował się obok kartonów z towarem i był taki sam. Włamanie i kradzież zgłosiliśmy na policję. Czy w tej sytuacji trzeba powiadomić urząd skarbowy? – pyta czytelnik.

Kradzież dokumentów – w tym przypadku dokumentów dotyczących VAT – to zdarzenie losowe, niezależne od podatnika. Jednak zdarzenie to nie powoduje zwolnienia podatnika z obowiązków podatkowych.

Ustawowe obowiązki

Zgodnie z art. 32 § 1 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) płatnicy i inkasenci mają obowiązek przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia ich zobowiązań >patrz ramka.

Przedsiębiorca (a także płatnik i inkasent) jest odpowiedzialny za niewykonanie lub nienależyte wykonanie nałożonych na niego obowiązków. Jednym z nich jest posiadanie i przechowywanie dokumentacji stanowiącej podstawę rozliczeń podatkowych. Żaden przepis prawa nie zwalnia podatników od obowiązku posiadania stosownych dokumentów, które są niezbędne dla rozliczenia podatku w przypadku ich utraty i to niezależnie od przyczyny (wyrok WSA w Poznaniu z 11 maja 2010 r., I SA/Po 209/10).

Jeśli osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej zostaje zlikwidowana lub rozwiązana, to podmiot, który przeprowadza taką likwidację lub rozwiązanie, ma obowiązek zawiadomić pisemnie właściwy organ podatkowy o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku. Powinno to nastąpić nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej (art. 32 § 1 a o.p.).

Termin przedawnienia

Decyzja o odpowiedzialności podatnika za niewykonanie lub nienależyte wykonanie nałożonych na niego obowiązków może zostać wydana do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania. Dotyczy to również płatników i inkasentów z tytułu niepobranych lub niewpłaconych podatków. Okres przedawnienia obowiązków podatników wynosi pięć lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, a w przypadku płatników i inkasentów – licząc od końca roku, w którym upłynął termin pobrania lub przekazania przez nich podatku. (art. 70 § 1, art. 71 o.p.). Termin ten, mający związek z ustawowym okresem przedawnienia zobowiązań podatkowych, jest konsekwencją wprowadzenia jako zasady w przypadku większości podatków samoobliczenia zobowiązania podatkowego. Ma umożliwić wsteczną kontrolę takiego rozliczenia na podstawie dokumentów posiadanych przez podatnika i jego kontrahentów (wyrok WSA w Gliwicach z 5 sierpnia 2010 r., III SA/Gl 597/10).

Podatnicy powinni posiadać dokumenty, np. faktury VAT, uprawniające do skorzystania z odliczenia VAT, i to przez okres, w którym ich rozliczenia mogą podlegać weryfikacji (wyrok NSA w Warszawie z 2 kwietnia 2008 r., I FSK 1407/06).

Podatników mogą dotknąć zdarzenia losowe, a jednym z nich jest kradzież.

Zdarzenia losowe

W takiej sytuacji podatnicy muszą podjąć czynności mające na celu odzyskanie utraconych dokumentów, związanych z rozliczeniami podatkowymi. Powinni także poformować o tym organ podatkowy. Przepisy prawa podatkowego nie określają terminu, w jakim takie zawiadomienie należy złożyć, jednak powinno to nastąpić niezwłocznie. Może się bowiem okazać, że skradzione dokumenty będą mieć znaczenie w przyszłości, np. w przypadku kontroli podatkowej.

Zawiadomienie o kradzieży i podjętych krokach mających na celu odtworzenie skradzionych dokumentów należy do obowiązków podatnika.

Obowiązek posiadania i przechowywania dokumentacji podatkowej w całości obciąża podatnika (art. 86 o.p.), gdyż to on jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji podatkowej do upływu okresu przedawnienia zobowiązania.

Skutki utraty przez podatnika jego dokumentacji księgowej, gdy nie podjął on niezwłocznie działań w celu jej odtworzenia, nie mogą obciążać organów podatkowych (wyrok NSA w Warszawie z 18 lutego 2014 r., I FSK 247/13).

Istotny jest protokół

Jeśli dokumentacja podatkowa została skradziona, to należy sporządzić protokół – inwentaryzację, który potwierdzi braki dokumentacji. Jest to także informacja określająca, które dokumenty należy odtworzyć. W takiej sytuacji podatnik może np. wystąpić do swoich kontrahentów o wystawienie duplikatów. Należy bowiem mieć na uwadze, że w przypadku ewentualnej kontroli to na podatniku spoczywa ciężar dowodu, a nie na organie podatkowym.

Utrata dokumentów może mieć istotne znaczenie, gdyż w sytuacji braku ksiąg podatkowych lub innych danych, które są niezbędne dla obliczenia podstawy opodatkowania, organ może określić taką podstawę w drodze oszacowania (art. 23 § 1 o.p.), co nie zawsze jest korzystne dla podatnika.

Może być konieczna korekta

Jeśli podatnik nie jest w stanie odtworzyć wszystkich dokumentów dotyczących rozliczeń podatkowych, które zostały skradzione (a dotyczą wcześniejszego okresu rozliczeniowego), to powinien wziąć pod uwagę możliwość korekty deklaracji podatkowych. Jeśli więc podatnik utraci faktury zakupu stanowiące podstawę odliczenia podatku naliczonego i nie może ich odtworzyć, to w takiej sytuacji powinien skorygować deklarację za wcześniejszy okres rozliczeniowy.

Należy bowiem zawsze mieć na uwadze, że organ podatkowy może w trakcie kontroli zakwestionować wysokość podatku wynikającą z deklaracji.

Kto jest płatnikiem, a kto inkasentem

Przepisy prawa podatkowego (art. 8 o.p.) wskazują, że płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Inkasent z kolei to osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana do pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu (art. 9 o.p.).