Roczne premie są z utęsknieniem wyczekiwane przez pracowników, ale komplikują życie księgowym. Wiele firm nie wie, jak je rozliczać i musi pytać o to skarbówkę. A z interpretacji wynika często, że – chociaż przysługują za stary rok – można je zaliczyć do podatkowych kosztów dopiero w nowym.

Podstawowa zasada jest taka: wynagrodzenia stają się kosztem uzyskania przychodów pracodawcy w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone w terminie. Jeśli zostanie przekroczony, pensja może być podatkowym kosztem dopiero w miesiącu wypłaty.

Bez uznaniowości

W ten sposób rozlicza się też premie. Najprościej jest, gdy z umowy o pracę albo regulaminu wynagradzania wynika, że przysługują bez uznaniowości. Wtedy zalicza się je do kosztów podatkowych zeszłego roku. Chyba że pracodawca nie zmieści się w terminie, wtedy wydatek może uznać za koszt w miesiącu wypłaty. Trudniej jest, jeśli o premii decydują przełożeni. Wtedy moment rozliczenia w kosztach może się przesunąć na następny rok.

Spójrzmy na interpretację katowickiej Izby Skarbowej (nr IBPB-1-2/4510-681/15/MW). Wystąpiła o nią spółka, w której decyzję o przyznaniu premii podejmuje zarząd na podstawie sprawozdania rocznego. Tak więc w poprzednim roku (czyli tym, za który premie mają być wypłacane) jeszcze nie wiadomo, czy w ogóle zostaną przyznane.

Decyzja przełożonych

Spółka podkreśliła, że premia jest uznaniowa – w celu zapewnienia elastyczności motywowania załogi. Oznacza to, że nie ma obowiązku przyznania jej nawet po wypracowaniu określonego zysku. Nie wiadomo też, w jakim terminie zostanie wypłacona. Zdaniem fiskusa przyjęcie takich zasad premiowania pracowników powoduje, że nagrody mogą być podatkowym kosztem dopiero w nowym roku, kiedy zostaną wypłacone.

Podobne wnioski można wyciągnąć z interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie (nr IPPB6/4510-348/15-2/AK). Z wnioskiem wystąpiła spółka przyznająca roczne premie pracownikom, którzy zostaną pozytywnie ocenieni przez przełożonych. Taka ocena odbywa się pod koniec grudnia. Opinia przełożonego musi jednak zostać zaakceptowana przez osoby na wyższych stanowiskach. Odbywa się to dopiero w następnym roku.

Z regulaminu wynagradzania wynika, że roczne premie powinny być wypłacone do końca lutego. Kiedy można je zaliczyć do kosztów? Precyzyjne określenie jest możliwe dopiero wówczas, gdy ustalony zostanie moment, w którym są należne. Czyli będą przysługiwać pracownikowi. Stanie się to w miesiącu, w którym dokonana zostanie oficjalna akceptacja oceny pracownika. Wtedy ostatecznie zakończy się proces przyznawania ocen. W tym momencie materializuje się uprawnienie pracowników do żądania wypłaty rocznej premii. Tak więc dopiero w momencie oficjalnego zakończenia oceny pracownika możliwe jest zaliczenie premii do kosztów uzyskania przychodów (oczywiście pod warunkiem, że zostanie wypłacona w terminie wynikającym z regulaminu wynagradzania). Ponieważ następuje to faktycznie w następnym roku, premie nie mogą być kosztem podatkowym spółki w roku poprzednim (za który są naliczane).

masz pytanie, wyślij e-mail do autora, p.wojtasik@rp.pl

Opinia

Tomasz Napierała, doradca podatkowy, partner w ABC Tax

Generalnie firmom bardziej opłaca się zaliczyć premie do kosztów uzyskania przychodów zeszłego roku. Dzięki temu obniżą dochód i zapłacą niższy podatek (chyba że mają stratę, wtedy może im nie zależeć na szybszym naliczaniu kosztów). Pamiętajmy też, że roczne premie dla pracowników są kosztem bilansowym poprzedniego roku i tożsame ujęcie ich w kosztach uzyskania przychodów powoduje, iż wynik finansowy jest w tym zakresie zbieżny z podatkowym. Aby nie było jednak wątpliwości co do momentu rozliczenia, musimy pamiętać o precyzyjnym uregulowaniu zasad ich przyznawania. Jeśli są uznaniowe, będą kosztem podatkowym zeszłego roku tylko wtedy, gdy decyzja o ich przyznaniu zapadnie przed 1 stycznia (co będzie odpowiednio udokumentowane) i zostaną wypłacone we właściwym terminie (wynikającym z decyzji o ich przyznaniu, umowy albo regulaminu wynagradzania).