W jaki sposób należy rozliczyć koszty pośrednie, takie jak np. ubezpieczenie, podatki i opłata za użytkowanie wieczyste, których skutki są rozłożone w czasie? – pyta czytelnik.
Wszystko zależy od tego, w jaki sposób firma ujmuje te wydatki w księgach rachunkowych. Podobną kwestię rozpatrywała ostatnio Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 23 września 2015 r. (IBPB-1-2/4510-237/15/KP). Z pytaniem zwrócił się przedsiębiorca ponoszący koszty pośrednie wynikające ze zdarzeń, których skutek rozłożony jest w czasie. Dotyczy to m.in. kosztów ubezpieczeń (zazwyczaj kupowanych na okres 12 miesięcy, który jednak niekoniecznie pokrywa się z rokiem podatkowym), podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych i opłaty ponoszonej tytułem użytkowania wieczystego. Wskazane koszty dla celów bilansowych, tj. ustalenia wyniku finansowego, są rozliczane w czasie jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. W praktyce ich wartość jest dzielona przez liczbę miesięcy, których dotyczą, a uzyskana w wyniku tego podzielenia kwota jest zaliczana w każdym miesiącu w poczet kosztów. Przedsiębiorca zapytał, w jakim momencie koszty pośrednie powinny być identyfikowane jako koszty podatkowe.
Katowicka izba przypomniała w odpowiedzi, że zgodnie z art. 15 ust. 4e ustawy o CIT w przypadku kosztów pośrednich, niezwiązanych bezpośrednio z przychodami, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku). Wyjątkiem są sytuacje, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.
Przepisy uzależniają moment, w którym wydatek staje się kosztem uzyskania przychodów, od momentu ujęcia go w księgach, zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości. Nie chodzi w tym przypadku o jakiekolwiek ujęcie wydatku w księgach rachunkowych, np. na koncie rozliczeń międzyokresowych kosztów. Ważne jest jego ujęcie w koszty danego okresu rozliczeniowego, tzn. uznanie go przez podatnika za taki koszt na podstawie przyjętej polityki rachunkowości oraz przy zachowaniu zasad rachunkowości: współmierności przychodów i kosztów, istotności i ostrożności (art. 6–8 ustawy o rachunkowości). Dopiero moment odpisu kosztów w ewidencji rachunkowej w ciężar kont o charakterze wynikowym, mający wpływ na ustalenie prawidłowego wyniku finansowego firmy, jest momentem mającym określone konsekwencje w podatku dochodowym.
Na tej podstawie organ podatkowy stwierdził, że przepisy ustawy o rachunkowości decydują, na który dzień ujmuje się koszt w księgach rachunkowych. Tym samym przesądzają o dacie poniesienia kosztu podatkowego, z zastrzeżeniem rezerw i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Jeżeli zatem spółka dla celów bilansowych rozlicza wydatki w czasie, to powinna je w tym samym czasie zaliczać do kosztów uzyskania przychodów dla celów podatkowych.