Biuro rachunkowe ma obowiązek składać do urzędu skarbowego e-formularze

Obecnie, co do zasady, możliwe jest składanie w formie elektronicznej wszelkich deklaracji podatkowych. Złożenie deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej potwierdzane jest w formie dokumentu elektronicznego przez organ podatkowy, elektroniczną skrzynkę podawczą systemu teleinformatycznego administracji podatkowej lub portal podatkowy (art. 3a § 2 ordynacji podatkowej).

Obecnie deklaracje i informacje składane do urzędu skarbowego za pomocą środków komunikacji elektronicznej mogą być zatem podpisywane:

- bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu – w przypadku dokumentów składanych przez osoby fizyczne i inne podmioty,

- danymi autoryzującymi, czyli podpisem elektronicznym, nieweryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu – w przypadku dokumentów składanych przez osoby fizyczne.

Kiedy wystarczą dane autoryzujące

Danymi autoryzującymi, czyli podpisem elektronicznym nieweryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, mogą być podpisane następujące formularze

wysyłane przez podatnika będącego osobą fizyczną

VAT-7, VAT-7K, VAT-7D, deklaracja dla podatku od wydobycia niektórych kopalin P-KOP, AKC-4/AKC-4zo wraz z załącznikami, AKC-EN), AKC-WW, INF-A, INF-B, INF-C, INF-D, INF-F, INF-I, INF-J, INF-K, AKC-ST/AKC-STn, AKC-WG, AKC-U, AKC-PA, zgłoszenie o planowanym nabyciu wewnątrzwspólnotowym wyrobów akcyzowych z akcyzą zapłaconą na terytorium państwa członkowskiego, PCC-3, PCC-3/A, SD-3, SD-3/A, SD-Z2PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39, PIT-28, PIT-16A, PIT-19A, PIT-16, VAP-1

wysyłane przez płatnika będącego osobą fizyczną lub podmiot będący osobą fizyczną

PIT-4R, PIT-8AR, PIT-8C, PIT-11, IFT-1/IFT-1R, IFT-3/IFT-3R, PIT-40 AKC-P

Deklaracje i informacje podatkowe mogą być składane do urzędu skarbowego drogą elektroniczną wyłącznie do systemu e-Deklaracje za pośrednictwem:

- bramki e-Deklaracje (przy wykorzystaniu formularzy zamieszczonych na portalu podatkowym w zakładce e-Deklaracje/formularze, aplikacji e-Deklaracje Desktop, bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych przy wykorzystaniu odpowiednich aplikacji [modułów] dostarczanych przez producentów oprogramowania lub oprogramowania dostarczonego przez innych producentów),

- uniwersalnej bramki dokumentów UBD przeznaczonej do składania dokumentów zbiorczych (przy wykorzystaniu systemów finansowo-księgowych podatnika – odpowiednich aplikacji [modułów] dostarczanych przez producentów oprogramowania lub oprogramowania dostarczonego przez innych producentów).

Zestaw, program i wtyczka

Zgodnie z informacją zawartą na stronie Ministerstwa Finansów deklaracje i informacje podatkowe przesyłane drogą elektroniczną nie mogą być podpisane profilem zaufanym ePUAP i nie mogą być przesyłane za pośrednictwem platformy ePUAP. Do prawidłowego wysłania danych drogą elektroniczną niezbędne jest zainstalowanie w systemie:

- zestawu do składania podpisu elektronicznego (czytnik i oprogramowanie), w sytuacji przesyłania formularzy podpisanych podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu,

- programu Adober Reader dostępnego nieodpłatnie na stronie producenta,

- wtyczki (plug-in) niezbędnej do przesyłania drogą elektroniczną dokumentów podatkowych, wypełnianych w interaktywnych formularzach w formacie PDF (instalacja wtyczki nie jest konieczna w przypadku wysyłania formularzy wyłącznie podpisanych podpisem elektronicznym, nieweryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu za pomocą aplikacji e-Deklaracje Desktop).

Nie zawsze można wybierać

Od zasady dobrowolności składania do urzędu skarbowego deklaracji podatkowych w formie elektronicznej istnieją wyjątki. Zgodnie z art. 45ba ustawy o PIT deklaracje, informacje oraz roczne obliczenie podatku składa się urzędowi skarbowemu za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej. Deklaracje, informacje oraz roczne obliczenie podatku mogą być składane urzędowi skarbowemu w formie pisemnej, jeżeli płatnicy lub osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej są zobowiązani sporządzić informację lub roczne obliczenie podatku za dany rok dla nie więcej niż pięciu podatników. W trakcie roku liczbę podatników ustala się, uwzględniając wszystkich podatników od początku roku do dnia sporządzenia tych deklaracji i informacji.

Uwaga! Przepis ten nie ma zastosowania do deklaracji, informacji oraz rocznego obliczenia podatku, które w imieniu i na rzecz płatników lub osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, osób prawnych i ich jednostek organizacyjnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej składa urzędowi skarbowemu przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą obejmującą prowadzenie ksiąg podatkowych w rozumieniu przepisów ordynacji podatkowej.

Podatnicy CIT składają CIT-8 za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Zeznania te mogą być składane w formie pisemnej pod warunkiem, że podmioty zobowiązane do ich sporządzenia są zwolnione na podstawie art. 45ba ust. 2 ustawy o PIT z obowiązku składania deklaracji, informacji oraz rocznego obliczenia podatku za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 27a ustawy o CIT).

Płatnicy PIT (pracodawcy), zatrudniający więcej niż pięciu pracowników oraz biura rachunkowe działające w imieniu płatników (bez limitu zatrudnionych osób) obowiązuje wyłącznie elektroniczny sposób przesyłania do urzędów skarbowych deklaracji, informacji i rocznych obliczeń podatku za osoby fizyczne (PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11, PIT-8C, PIT-R, IFT-1/IFT-1R, IFT-3/IFT-3R, PIT-40).

Uwaga! Obowiązek zachowania formy elektronicznej dotyczy wyłącznie druków przekazywanych do urzędów skarbowych. Druki dla podatników (osób fizycznych) nadal można sporządzać w formie papierowej i przekazywać osobiście lub przesyłać za pośrednictwem poczty.

Podobne zasady odnoszą się do zeznań podatkowych CIT-8, CIT-8A, CIT-8B oraz informacji IFT-2/IFT-2R.

Jeszcze na papierze

Natomiast, jeżeli na podstawie ustawy o PIT informacje PIT-11, PIT-8C, PIT-R, IFT-1/IFT-1R oraz PIT-40 są sporządzane (przez płatników podatku dochodowego od osób fizycznych, podmioty niepełniące funkcji płatnika w tym podatku, podatników lub płatników podatku dochodowego od osób prawnych) za nie więcej niż pięciu podatników (pracowników) i czynności tych nie wykonuje biuro rachunkowe, to ww. dokumenty (z wyjątkiem informacji IFT-3/IFT-3R, która powinna być składana wyłącznie za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej) można złożyć w formie papierowej. Spełnienie warunku do przesyłania ww. dokumentów w tradycyjny (pisemny) sposób nie pozbawia prawa do złożenia ich za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Znaczne ilości

Ministerstwo Finansów udostępniło uniwersalną bramkę dokumentów UBD umożliwiającą złożenie w ramach jednej transmisji danych do 20 tys. informacji: PIT-11, PIT-8C, PIT-R oraz rocznych obliczeń podatku PIT-40 (które w UBD zostały oznaczone: PIT-11Z, PIT-8CZ, PIT-RZ oraz PIT-40Z) oraz pobranie jednego urzędowego poświadczenia odbioru UPO dla całej wysyłki. Taka zbiorcza informacja jest opatrzona jednym podpisem.

Dodatkowo płatnicy zaliczek na podatek dochodowy, będących osobami fizycznymi, mogą podpisywać wysyłane dokumenty zbiorcze (PIT-11Z, PIT-8CZ, PIT-40Z) i pojedyncze (PIT-11, PIT-8C, PIT-40) danymi autoryzującymi.

Uwaga! Schematy dokumentów zbiorczych nie przewidują składania korekt. Zatem korekty powinny być składane jako pojedyncze dokumenty (PIT-11, PIT-8C, PIT-R, PIT-40) za pośrednictwem dotychczasowej bramki e-Deklaracje.

Rola pełnomocnika

Przepisy podatkowe dopuszczają możliwość podpisywania deklaracji składanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej przez pełnomocnika podatnika, płatnika lub inkasenta. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (na formularzu UPL-1) oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa (na druku OPL-1), podatnik, płatnik lub inkasent powinien złożyć w formie papierowej naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach ewidencji podatników i płatników (art. 80a § 1 i 2a ordynacji podatkowej). Wzory tych dokumentów są ustalone. Należy przy tym pamiętać, że deklaracje elektroniczne autoryzowane przez pełnomocnika muszą być składane z użyciem podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Wśród korzyści wynikających ze złożenia deklaracji w formie elektronicznej Ministerstwo Finansów wskazuje:

- oszczędność czasu,

- niższe koszty,

- łatwość wypełnienia,

- gwarancję poprawności składanej deklaracji,