Prowadzę działalność gospodarczą w zakresie handlu opodatkowaną według zasad ogólnych. Podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzę metodą kasową. Część towarów handlowych kupuję na aukcjach internetowych od osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Zakupy te nie są potwierdzane fakturami (rachunkami), ale jedynie wydrukiem z internetu informującym o wygranej aukcji. Czy ten wydruk, uzupełniony o dowód zapłaty, może być podstawą do zaewidencjonowania kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, gdy oba te dokumenty posiadają datę, dane nabywcy oraz dostawcy, ilość i rodzaj zakupionego towaru, cenę i numer aukcji? – pyta czytelniczka.

Jednym z warunków zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest m.in. właściwe jego udokumentowanie, tj. w sposób pozwalający na zaewidencjonowanie w urządzeniach księgowych – w przypadku czytelnika w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Nie tylko faktury

Stosownie do § 12 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporzązdenie) podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, do których zalicza się:

- faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne,  wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

- dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów (zwiększenie przychodów) na podstawie art. 24d ustawy o PIT (dowody zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów),

- dokumenty określające zwiększenie kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym (dowody zwiększenia kosztów),

- inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

– wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

– datę wystawienia dowodu oraz datę (lub okres) operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,

– przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

– podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

W myśl § 13 rozporządzenia za dowody księgowe uważa się również:

1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,

2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,

3) dowody przesunięć,

4) dowody opłat pocztowych i bankowych,

5) inne dowody opłat, w tym regulowanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Czasem we własnym zakresie

Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające:

- przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,

- w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) (§ 14 ust. 1 rozporządzenia).

Dowody te, stosownie do § 14 ust. 2 rozporządzenia, mogą dotyczyć wyłącznie:

1) zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt,

2) zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0),

3) wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika,

4) zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych,

5) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących,

6) zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych,

7) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele,

8) opłat sądowych i notarialnych,

8a) opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do 31 grudnia 2008 r.,

9) wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Czego ustawodawca nie przewidział

Niestety, w zamkniętym katalogu zakupów, dla których udokumentowania wystarczy dowód wewnętrzny, nie ma zakupu towarów handlowych na aukcjach internetowych od ludności.

Zdaniem niektórych organów podatkowych wydruk informacji o wygranej aukcji, nawet uzupełniony o dowód zapłaty, nie spełnia warunków zawartych w rozporządzeniu w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów do uznania go za dokument, na podstawie którego można uwzględnić zapis dotyczący kosztów uzyskania przychodów (interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 29 maja 2012 r., IPTPB1/415-166/12-2/KSU; interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 3 października 2013 r., IBPBI/1/415-652/13/BK). Taki dokument nie zawiera bowiem wszystkich elementów zawartych w rozporządzeniu, niezbędnych do uznania go za dowód księgowy, tj. podpisów osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczej (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 25 marca 2013 r., ILPB1/415-37/13-2/AA; interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 1 kwietnia 2014 r., IBPBI/1/415-37/14/AP).

Jak wyjaśniła Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 29 października 2009 r., ITPB1/415-656/09/HD „(...) Mimo że sporządzony przez Pana wydruk potwierdzający zawarcie transakcji zawiera: numer transakcji, określenie sprzedającego i kupującego, rodzaj i nazwę towaru, ilość, kwotę zakupu w rozbiciu na cenę za towar oraz cenę przesyłki, dzień dokonania przelewu, dzień otrzymania towaru oraz Pana podpis, jako przyjmującego towar, a więc dane wymagane dla specyfikacji otrzymanego towaru – to nie może on stanowić dowodu księgowego, będącego podstawą zapisu kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Na podstawie wyżej przytoczonych przepisów nie można bowiem uznać, że wydruk ten spełnia warunki określone w rozporządzeniu. Zwrócić należy uwagę, że specyfikację, będącą szczegółowym opisem otrzymanego materiału, sporządza się w sytuacji, gdy materiał lub towar handlowy, którego zakup dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury. Specyfikację taką – po otrzymaniu materiałów lub towarów handlowych oraz faktury na te materiały lub towary handlowe – dołącza się do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury. Zatem sama specyfikacja nie może stanowić podstawy do zaksięgowania kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. (...)".

Żaden ze szczególnych sposobów dokumentowania wydatków, wskazanych w § 14 rozporządzenia, nie może mieć zastosowania do zakupu towarów handlowych na aukcjach internetowych. Chodzi o:

- dowody wewnętrzne – takie dokumenty dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet:

- paragony – mogą być nimi udokumentowane zakupy materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych w jednostkach handlu detalicznego, jeśli są zaopatrzone w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon i określają ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu (na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru),

- paragony lub dowody kasowe – w taki sposób mogą być dokumentowane wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów.

Z przepisów rozporządzenia nie wynika zatem, aby można było ująć nabycie towarów handlowych na akcji internetowej od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej na podstawie wydruku z internetu informującego o wygranej akcji uzupełnionego o dowód zapłaty czy sporządzić dowód wewnętrzny. Jak zatem ująć takie wydatki jako koszt w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

Autor jest doradcą podatkowym

W złotych i po polsku

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała, przy czym dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, to podatnik musi przeliczyć walutę obcą na złote po obowiązującym w dniu operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do niego (§ 12 ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Zapisy w księdze trzeba wykazywać w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów (§ 12 ust. 1 rozporządzenia).