Zdaniem niektórych organów podatkowych wydruk informacji o wygranej aukcji, nawet uzupełniony o dowód zapłaty, nie spełnia warunków zawartych w rozporządzeniu w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów do uznania go za dokument, na podstawie którego można uwzględnić zapis dotyczący kosztów uzyskania przychodów (interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 29 maja 2012 r., IPTPB1/415-166/12-2/KSU; interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 3 października 2013 r., IBPBI/1/415-652/13/BK). Taki dokument nie zawiera bowiem wszystkich elementów zawartych w rozporządzeniu, niezbędnych do uznania go za dowód księgowy, tj. podpisów osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczej (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 25 marca 2013 r., ILPB1/415-37/13-2/AA; interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 1 kwietnia 2014 r., IBPBI/1/415-37/14/AP).
Jak wyjaśniła Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 29 października 2009 r., ITPB1/415-656/09/HD „(...) Mimo że sporządzony przez Pana wydruk potwierdzający zawarcie transakcji zawiera: numer transakcji, określenie sprzedającego i kupującego, rodzaj i nazwę towaru, ilość, kwotę zakupu w rozbiciu na cenę za towar oraz cenę przesyłki, dzień dokonania przelewu, dzień otrzymania towaru oraz Pana podpis, jako przyjmującego towar, a więc dane wymagane dla specyfikacji otrzymanego towaru – to nie może on stanowić dowodu księgowego, będącego podstawą zapisu kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Na podstawie wyżej przytoczonych przepisów nie można bowiem uznać, że wydruk ten spełnia warunki określone w rozporządzeniu. Zwrócić należy uwagę, że specyfikację, będącą szczegółowym opisem otrzymanego materiału, sporządza się w sytuacji, gdy materiał lub towar handlowy, którego zakup dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury. Specyfikację taką – po otrzymaniu materiałów lub towarów handlowych oraz faktury na te materiały lub towary handlowe – dołącza się do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury. Zatem sama specyfikacja nie może stanowić podstawy do zaksięgowania kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. (...)".
Żaden ze szczególnych sposobów dokumentowania wydatków, wskazanych w § 14 rozporządzenia, nie może mieć zastosowania do zakupu towarów handlowych na aukcjach internetowych. Chodzi o:
- dowody wewnętrzne – takie dokumenty dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet:
- paragony – mogą być nimi udokumentowane zakupy materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych w jednostkach handlu detalicznego, jeśli są zaopatrzone w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon i określają ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu (na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru),
- paragony lub dowody kasowe – w taki sposób mogą być dokumentowane wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów.
Z przepisów rozporządzenia nie wynika zatem, aby można było ująć nabycie towarów handlowych na akcji internetowej od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej na podstawie wydruku z internetu informującego o wygranej akcji uzupełnionego o dowód zapłaty czy sporządzić dowód wewnętrzny. Jak zatem ująć takie wydatki jako koszt w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?
Autor jest doradcą podatkowym
W złotych i po polsku
Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała, przy czym dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, to podatnik musi przeliczyć walutę obcą na złote po obowiązującym w dniu operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do niego (§ 12 ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Zapisy w księdze trzeba wykazywać w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów (§ 12 ust. 1 rozporządzenia).
