Faktury: ą i ę w treści można zastąpić a i e, jeśli nie będzie wątpliwości

Ustawa o VAT określa, jakie dane obowiązkowo musi zawierać faktura. Praktyka bywa jednak daleka od wymogów ustawowych. Oznaczenia w treści faktury: oryginał i kopia, data sprzedaży czy faktura VAT to ciągle standard, chociaż ustawodawca ich nie wymaga. Uproszczenia w nazwach towarów i usług, brak polskich znaków to też częsta praktyka.

Dane, jakie obowiązkowo muszą być podane w treści faktury, są określone w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Pojęcie wadliwego wystawienia faktury praktycznie może obejmować każdy przypadek wystawienia faktury z naruszeniem art. 106e ustawy o VAT. Teoretycznie mandatem może być ukarany podatnik, który dopuści się umyślnie nawet najmniejszej pomyłki w fakturze.

Nazwa towaru lub usługi

Stosownie do art. 106e ust. 1 pkt 7 ustawy o VAT faktura powinna zawierać nazwę (rodzaj) towaru lub usługi. Oznacza to konieczność takiego opisania przedmiotu sprzedaży, aby strony transakcji miały możliwość identyfikacji sprzedanego/zakupionego towaru czy usługi. Przedsiębiorca nie może sobie pozwolić na ogólne sformułowania typu: materiały budowlane, akcesoria biurowe, artykuły przemysłowe czy spożywcze czy rośliny ozdobne.

Problematyczne jest jednak to, jak bardzo szczegółowa ma być nazwa towaru lub usługi. W dużej mierze zależy to od charakteru czynności. Mniej szczegółowe będzie oznaczenie rzeczy określonej co do gatunku np. ziemniaki, bardziej natomiast przy rzeczy określonej co do tożsamości, np. samochód osobowy określonej marki, nr rejestracyjny ..., numer VIN ... . Bardzo dokładne określenie nazwy jest uzasadnione w przypadku stosowania obniżonych stawek VAT.

Przepisy prawa podatkowego nie definiują pojęcia „nazwa towaru". Sprzedawca jest obowiązany opisać na fakturze każdy towar i podać jego nazwę. Z nazwy towaru na fakturze ma wynikać, jaki dokładnie towar/usługa były w rzeczywistości przedmiotem sprzedaży. Dla przykładu określenie „pieczywo" jest niewystarczające. Pod tym pojęciem mogą mieścić się różnego rodzaju towary: chleb, bułki, rogale. Pieczywo może być pszenne, żytnie, mieszane, pełnoziarniste. Chleb może być na zakwasie, wiejski, razowy, tostowy, pumpernikiel itd.

Bez odwołania do załączników

Przedmiot sprzedaży powinien być opisany bezpośrednio w treści faktury. Użycie w treści faktury sformułowania: „usługa zgodnie z umową ...", „towar wg załączonej specyfikacji", „dostawa zgodnie z § ... umowy ...", „sprzedaż zgodnie z załącznikiem" są błędne. Treść faktury w tym przypadku nie wskazuje, co jest przedmiotem dostawy czy też wykonanego świadczenia. Odwołanie się w treści faktury do innego dokumentu, który szczegółowo opisuje towar, nie jest wystarczające. Informacja taka powinna wynikać z treści faktury.

Oryginał i kopia

Elementy faktury określone w przepisach prawa podatkowego nie są jedynymi, które mogą być zamieszczone na dokumencie sprzedaży. Ustawodawca nie zabronił podatnikom zamieszczania w treści faktury dodatkowych informacji i danych. Dodatkowe elementy np. wyrazy „faktura VAT", „oryginał", „kopia" mogą nadal być podawane. Podobnie mogą być używane określenia „Invoice" czy „Rechnung".

Reverse charge czy odwrotne obciążenie

Ustawodawca nie zabrania wystawienia faktury w języku innym niż polski. Ograniczenia w tym zakresie dotyczą tylko sprzedaży na rzecz konsumentów. W obrocie gospodarczym z ich udziałem należy używać języka polskiego. Obowiązek ten nie wynika jednak z przepisów ustawy o VAT, ale ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim. W myśl art. 7a tej ustawy obowiązek używania języka polskiego dotyczy w szczególności nazewnictwa towarów i usług, ofert, warunków gwarancji, faktur, rachunków i pokwitowań.

Ściśle określone zwroty i adnotacje muszą być jednak bezwzględnie podane w języku polskim. Przykładem jest określenie „odwrotne obciążenie". Podanie w treści faktury wyrazów „reverse charge" zamiast „odwrotne obciążenie" jest równoznaczne z wadliwym wystawieniem faktury. W tym przypadku adnotacja musi być w języku polskim. Obowiązek ten wynika z art. 106e ust. 1 pkt 18 ustawy o VAT. Za poprawne jednak należy uznać podanie informacji o obowiązku rozliczenia podatku przez nabywcę jednocześnie w języku polskim i angielskim. Podobnie w języku polskim muszą być podane sformułowania „procedura marży – towary używane", „procedura marży – dzieła sztuki" lub „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki", „samofakturowanie" czy „metoda kasowa".

Faktura nie musi zawierać wyrazu „faktura", chociaż faktura korygująca obowiązkowo powinna zawierać wyrazy „faktura korygująca" albo wyraz „korekta".

Jaka data

Ustawodawca w art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT wymaga podania w treści faktury daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty (przedpłaty), jeżeli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. Data sprzedaży nie jest obligatoryjnym elementem faktury. Obecnie sprzedawca musi podać datę dokonania lub datę zakończenia dostawy towarów. Obowiązek ten istnieje tylko wtedy, gdy daty te są inne niż data wystawienia faktury.

Sformułowanie „data sprzedaży" nie zawsze może być używane zamiennie z pojęciami daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi. Zwrot „data sprzedaży" jest tożsamy z określeniem „data dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi", pod warunkiem, że data opisana na fakturze, jako „data sprzedaży" będzie faktycznie odnosić się do daty dokonania dostawy lub wykonania usługi. Natomiast nie powinna być wskazywana „data sprzedaży" w przypadku, gdy mamy do czynienia z „datą zakończenia". Będzie to miało miejsce np. przy sprzedaży wykonywanej w sposób ciągły, gdy przepisy podatkowe określają datę ich dokonania na dzień wcześniejszy niż dzień faktycznego ich zakończenia.

Za błędne należy uznać podanie wyłącznie daty sprzedaży bez daty wystawienia dokumentu nawet w sytuacji, gdy data wystawienia faktury będzie tożsama z datą sprzedaży.

Co z polskimi znakami

Faktura może być wystawiona bez polskich znaków diakrytycznych. Brak ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ź, ż w dokumentach najczęściej ma miejsce przy obrocie z zagranicznymi kontrahentami. „O" można używać zamiast „ó", a „e" zamiast „ę" tylko pod warunkiem, że brak znaków diakrytycznych nie będzie powodował wątpliwości co do identyfikacji podmiotu lub identyfikacji towaru czy usługi, będących przedmiotem sprzedaży.