Prowadzę działalność w zakresie handlu produktami rolnymi. Chciałbym skupować owoce leśne (np. jagody, poziomki, maliny) od tzw. zbieraczy, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Zakupione owoce leśne będę sprzedawać cukierniom i piekarniom. Czy zakup tych owoców mogę ująć ?w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie dowodu wewnętrznego? – pyta czytelnik.

Czytelnik może wystawić dowód wewnętrzny i na jego podstawie zaewidencjonować wydatek na zakup owoców leśnych od zbieraczy. Dowód wewnętrzny powinien zawierać dane wskazane w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów ?i rozchodów (dalej: rozporządzenie) >patrz ramka.

Wymogi formalne

Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów są dowody księgowe.

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko ?w walucie obcej, to podatnik musi przeliczyć walutę obcą na złote po obowiązującym ?w dniu operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia umieszcza się bezpośrednio na dowodzie lub w załączniku do niego (§ 12 ust. 4 rozporządzenia).

Przede wszystkim ?na podstawie faktury...

Dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych (zakupu towarów na terenie kraju) w podatkowej księdze przychodów ?i rozchodów co do zasady jest  faktura. Czytelnik nie ma jednak możliwości uzyskania faktury, gdyż nabywa on owoce leśne od tzw. zbieraczy, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

... ale są wyjątki

Na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające:

? ?przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,

? ?w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) (§ 14 ust. 1 rozporządzenia).

Dowody te mogą być stosowane wyłącznie w określonych w rozporządzeniu sytuacjach. Jedną z nich, zgodnie z § 14 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia, jest udokumentowanie zakupu od ludności sklasyfikowanych w PKWiU surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0).

Ludność oznacza tu osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Osoby te nie mają możliwości wystawienia faktury, dlatego zakupy od nich podatnik dokumentuje dowodem wewnętrznym. Zakup jagód i owoców leśnych od ludności (czyli ?w przypadku naszego czytelnika od tzw. zbieraczy) może być udokumentowany dowodem wewnętrznym. Dowody te posłużą udokumentowaniu zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz ustaleniu kosztów uzyskania przychodu przez podatnika (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach ?z 13 lipca 2009 r., IBPBI/1/?415-307/09/BK).

Ewidencja

Czytelnik zamierza nabywać jagody i owoce leśne celem ich odsprzedaży. Zatem są one dla niego towarami handlowymi.

Towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym, a także produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej (§ 3 ?pkt 1 lit. a rozporządzenia).

Czytelnik (lub biuro rachunkowe, któremu powierzono prowadzenie podatkowej księgi) ujmie zapis dotyczący zakupu tych jagód i owoców leśnych na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego (zob. § 26 i § 30 ust. 1 rozporządzenia).

Uwaga! Otrzymanie towarów handlowych musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła (zob. § 16 ?ust. 1 rozporządzenia).

Zakup towarów handlowych (przedmiotowych jagód i owoców leśnych) musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (zob. § 17 ust. 1 rozporządzenia). Jeśli księgi czytelnika prowadzi biuro rachunkowe, to zapisy są robione w porządku chronologicznym na podstawie dowodów przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (zob. § 30 ust. 1 rozporządzenia).

Zakup towarów handlowych, zgodnie z objaśnieniami do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, wpisujemy ?w kolumnie 10 podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Dowodami księgowymi są m.in.:

? ?faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami ?(§ 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia

? ?inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej zgodnie ?z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) ?wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron ?(nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) ?datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres przeprowadzenia operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,

c) ?przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny ?w jednostkach naturalnych,

d) ?podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie (§ 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia).