Błąd w księdze trzeba poprawić

- Prowadzę księgę przychodów?i rozchodów. Po zapłaceniu zaliczki na podatek za styczeń zauważyłem błąd w księgowaniu jednej z faktur kosztowych ze stycznia (czeski błąd, który sprawił, że zawyżyłem koszty). Jak poprawić błąd w księdze? Czy muszę dopłacić podatek z odsetkami? ?– pyta czytelnik

Podatnicy, którzy rozliczają podatek za pomocą księgi przychodów i rozchodów prowadzonej w formie elektronicznej czy też papierowej, są zobowiązani prowadzić księgę w sposób rzetelny ?i niewadliwy (§ 11 rozporządzenia  ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów; DzU nr 152, poz. 1475 ze zm., dalej: rozporządzenie). Oznacza to, że zapisy operacji gospodarczych w księdze powinny zapewnić prawidłowe ustalenie dochodu lub straty, podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy oraz okres sprawozdawczy, tj. miesiąc.

Podatnik, który popełnił błąd w księgach, np. zawyżył koszty lub zwyczajnie się pomylił,  ma obowiązek skorygować zapisy. Zgodnie z § 12 ust. 2 rozporządzenia, stwierdzone błędy w zapisach w księdze poprawia się przez:

- ?skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki lub

- ?wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

Warto także wiedzieć, że zgodnie z § 11 ust. 4 rozporządzenia księga jest rzetelna także wówczas, gdy kwota pominiętych przychodów nie przekracza 0,5 proc. całości przychodu w danym roku oraz gdy błędy te:

- ?wynikają ze zdarzeń losowych lub pomyłek,

- ?spowodowały zwiększenie podstawy opodatkowania,

- ?zostały poprawione przed rozpoczęciem kontroli.

Popełnienie błędu nie jest problemem, kiedy zostanie one poprawione w odpowiednim czasie. Zatem, gdy istnieje niepewność lub podejrzenie, że błędy mogły się pojawić w księdze, warto o sprawdzić i je skorygować.

Przykład

Podatnik błędne zaksięgował koszty reklamy i marketingu ?za styczeń 2014 r. Zawyżył je, popełniając czeski błąd. ?Faktura kosztowa 2/I/2014 ?z 15 stycznia 2014 r. była wystawiona na kwotę 5800 zł. Tymczasem podatnik zaewidencjonował ?w księgach kwotę 8500 zł. ?20 lutego 2014 r. zapłacił zaliczkę na podatek dochodowy (liniowy) za styczeń 2014 r. ?w kwocie 2685 zł. 3 marca przedsiębiorca zauważył błąd ?w styczniowych zapisach ?w księdze. Jak powinien skorygować zapisy w pkpir?

W związku z zawyżeniem kosztu, do czego podatnik nie miał prawa, powinien on skorygować zapis księgowy i ponownie ustalić dochód do opodatkowania za korygowany miesiąc.

Wariant 1.

Podatnik prowadzi księgę w formie papierowej

Podatnik powinien skreślić błędny zapis, czyli kwotę 8500 zł i wpisać nową, prawidłową, czyli 5800 zł. Musi przy tym pamiętać o zachowaniu czytelności błędnego zapisu oraz zaparafowanie poprawki ?i umieszczeniu daty jej naniesienia.

Wariant 2.

Podatnik prowadzi księgę ?w formie elektronicznej

Podatnik w programie księgowym obsługującym pkpir musi otworzyć korygowany miesiąc?i poprawić księgowanie faktury przez zaewidencjonowanie właściwej kwoty. Po poprawce wyliczenia zaktualizują się same. ?Następnie trzeba wydrukować prawidłową księgę przychodów ?i rozchodów oraz ponownie wyliczyć zaliczkę na podatek.

Nie ma obowiązku przechowywania pierwotnych błędnych wydruków księgi. ?Jeśli się na to zdecydujemy, to warto na nowym wydruku pkpir dopisać słowo KOREKTA, aby mieć ślad po poprawianiu błędu.