Certyfikat rezydencji podatkowej to dokument, który płatnik podatku u źródła musi przedłożyć organowi podatkowemu ?w celu potwierdzenia, że zagraniczna spółka jest rezydentem podatkowym danego kraju, czyli że podlega tam opodatkowaniu podatkiem dochodowym od całości swoich dochodów. Jest to istotne w przypadku chęci zastosowania preferencyjnych stawek podatku u źródła, do płatności dokonywanych na rzecz zagranicznego kontrahenta, na podstawie odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Certyfikat rezydencji powinien zostać wydany przez właściwy organ administracji podatkowej danego państwa. ?W opinii polskich organów podatkowych płatnik podatku u źródła powinien przedstawić oryginał certyfikatu rezydencji swojego kontrahenta w wersji papierowej lub kopię certyfikatu poświadczoną notarialnie wraz z przysięgłym tłumaczeniem dokumentu na język polski. Jak stwierdziła Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 29 stycznia 2013 r. (IPPB4/415-319/11/13-10/S/SP), certyfikaty rezydencji dostarczane w formie elektronicznej mogą być zaakceptowane przez polskie organy podatkowe jedynie, gdy konkretne państwo wydaje swoje certyfikaty tylko elektronicznie.
Polska ustawa o CIT nie precyzuje, jakie informacje powinien wskazywać certyfikat, lecz w praktyce dokument powinien zawierać nazwę i adres podatnika, dane organu wydającego certyfikat, potwierdzenie rezydencji podatkowej podatnika i wskazanie okresu rezydencji oraz daty wydania certyfikatu. Należy pamiętać, że dokumenty takie jak deklaracje podatkowe, dokumenty rejestracyjne przedsiębiorstwa lub decyzje dotyczące nadania numeru podatkowego itp. nie mogą być użyte do potwierdzenia rezydencji podatkowej w zastępstwie certyfikatu rezydencji (interpretacja IS w Warszawie ?z 2 listopada 2011 r., IPPB4/415-614/11-2/SP).
Polskie przepisy nie mówią, jak należy postępować ?w przypadku certyfikatu, który nie wskazuje konkretnego okresu ważności ani nie określają tego, jak często taki certyfikat powinien być aktualizowany. Zdaniem części polskich organów podatkowych certyfikaty rezydencji, które zostały wydane przez zagraniczne władze, pozostają ważne przez rok od momentu ich wydania, co wiąże się ?z koniecznością uzyskiwania nowych certyfikatów po upływie tego czasu. Polskie organy podatkowe wyrażają również pogląd, że w przypadku gdy okres, na jaki certyfikat rezydencji został wydany, nie został sprecyzowany, można go zastosować jedynie do płatności dokonanych na dzień wydania certyfikatu (interpretacja IS ?w Warszawie z 2 listopada 2011 r., IPPB5/423-729/11-2/AM).
W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 4 września 2013 r. (II FSK 2579/11) czytamy, że „w sytuacji, gdy w treści certyfikatu rezydencji nie ma wskazania okresu jego ważności, certyfikat taki z uwagi na fakt, że potwierdza istnienie określonego stanu faktycznego, zachowuje swoją aktualność tak długo, jak długo nie ulegnie zmianie potwierdzony w nim stan faktyczny". Za wystarczający dowód rezydencji podatkowej podatnika sąd uznał jego oświadczenie, że stan faktyczny przedstawiony na ostatnim dostarczonym certyfikacie rezydencji nie uległ zmianie. Pomimo coraz bardziej praktycznego podejścia sądów administracyjnych do kwestii ważności certyfikatów rezydencji niewskazujących konkretnego okresu ważności, opinia polskich organów podatkowych ?w tym zakresie wciąż pozostaje niespójna.
Wątpliwości nie występują, jeśli ?z certyfikatu jasno wynika, że obejmuje on konkretny okres i za dany okres potwierdza rezydencję podatkową kontrahenta. W takim przypadku certyfikat będzie ważny tylko dla płatności dokonanych ?w okresie wskazanym na certyfikacie rezydencji.
—Anna Wójcicka, konsultantka w zespole podatków międzynarodowych PwC
Trzeba zadbać o aktualność danych
Magdalena ?Taborska, doradca podatkowy ?menedżer w zespole ds. podatków międzynarodowych PwC
Zarówno kwestia ważności certyfikatu rezydencji, jak i też zakres informacji, jakie taki certyfikat powinien zawierać, ?nie są bezpośrednio uregulowane w prawie podatkowym. Stąd wskazówek praktycznych dotyczących tych kwestii podatnicy poszukują w interpretacjach podatkowych wydawanych przez organy podatkowe. Niestety w zakresie ważności certyfikatu rezydencji linia interpretacyjna nie jest spójna. Wyrok NSA z 2013 r. pomaga podatnikom w ograniczeniu obowiązków administracyjnych związanych z coroczną aktualizacją certyfikatów rezydencji zagranicznych kontrahentów. Należy jednak zachować pewną ostrożność, gdyż nie do wszystkich certyfikatów rezydencji mają zastosowanie wskazówki zawarte ?w wyroku. Wspomniany wyrok NSA ma zastosowanie do certyfikatów, które w swojej treści nie wskazują okresu, za który potwierdzają rezydencję podatkową. W sytuacji, gdy certyfikat wskazuje konkretne daty lub okres, za który rezydencja podatkowa jest nim potwierdzana, płatnik powinien zaktualizować certyfikat rezydencji w ten sposób, żeby kolejny certyfikat potwierdzał rezydencję podatkową za kolejne okresy.