Tylko upoważniony urzędnik może wydać decyzję

Spółka otrzymała decyzję podatkową, której nie podpisał sam naczelnik, ale jakaś osoba z podpisem „z upoważnienia". Czy to prawidłowe? Jak sprawdzić, czy rzeczywiście taka osoba może podpisać decyzję? – pyta czytelnik.

Zgodnie z art. 143 § 1 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) organ podatkowy – naczelnik urzędu skarbowego (lub dyrektor izby skarbowej) może upoważnić pracownika urzędu skarbowego (lub pracownika izby skarbowej) do załatwiania spraw w jego imieniu i w ustalonym zakresie, a w szczególności do wydawania decyzji, postanowień i zaświadczeń. Udzielenie takiego pełnomocnictwa jest więc uprawnieniem organu podatkowego, a nie jego obowiązkiem i służy jedynie usprawnieniu działania organu podatkowego.

Takie upoważnienie udzielane jest w formie pisemnej ?i powinno precyzyjnie ustalać zakres upoważnienia. Niewątpliwie brak podpisu czy też podpis osoby nieupoważnionej są istotną wadą decyzji (wyrok WSA w Łodzi z 6 listopada 2012 r., I SA/Łd 976/12).

Wewnętrzna czynność

Takiego upoważnienia udzielonego konkretnemu pracownikowi organu podatkowego nie doręcza się stronie przy wszczęciu postępowania podatkowego, a tym bardziej nie będzie się ono znajdowało w aktach sprawy. Przepisy nie wymagają bowiem, aby dokument stwierdzający stosowne umocowanie był załączany do akt postępowania przygotowawczego (wyrok WSA we Wrocławiu z 15 listopada 2013 r., I SA/Wr 1480/13). Jest to wewnętrzna czynność takiego organu. Jednak na każde żądanie strony postępowania podatkowego organ podatkowy ma obowiązek udostępnić do wglądu dokument pełnomocnictwa czy inny dokument, ?z którego wynika upoważnienie danej osoby do wydawania określonych rozstrzygnięć. Może to więc być regulamin pracy organu podatkowego, ?z którego wynika upoważnienie danego pracownika do podpisywania decyzji/postanowień (rodzaj aktów prawnych) określonego rodzaju (grupy spraw) do określonej kwoty.

Tylko dla pracownika

Pracownik upoważniony do konkretnych czynności wskazanych w pełnomocnictwie działa z upoważnienia organu podatkowego. To zaś oznacza, że wszystkie działania, które podejmie, a które wynikają ?z upoważnienia, są de facto działaniami tego organu. ?Z prawnego punktu widzenia, mimo że konkretne rozstrzygnięcie podpisał kierownik oddziału w izbie skarbowej, to rozstrzygnięcie wydał dyrektor izby skarbowej jako organ podatkowy.

Przykład

Upoważnienie pracownika organu podatkowego Kazimierza Kota, wydane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego w P. obejmuje ?m.in. podpisywane w imieniu naczelnika i z jego upoważnienia decyzji w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, w których kwota/wartość zobowiązania nie przekracza ?20 000 zł.

Upoważnienie może zostać udzielone osobie będącej pracownikiem danego organu podatkowego. Jeśli więc osoba jest zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej, to nie jest pracownikiem organu podatkowego, a jedynie zleceniobiorcą czy wykonawcą i nie może być upoważniona do wydawania decyzji.

Upoważnienie określonego pracownika do działania w imieniu organu podatkowego powinno znaleźć odzwierciedlenie w treści decyzji. Wynika to z art. 210 § 1 pkt 8 o.p., który stanowi, że decyzja obligatoryjnie zawiera podpis osoby upoważnionej, z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego. Brak powołania upoważnienia w decyzji (jeżeli takie upoważnienie zostało udzielone), nie jest wadą powodującą jej uchylenie. ?W takiej jednak sytuacji należy sprawdzić, czy podpisujący decyzję miał – w świetle regulaminu lub podziału czynności w danym urzędzie – upoważnienie do działania w imieniu organu administracji skarbowej (wyrok NSA z 11 października 1996 r., III RN 8/96).

Podpisanie decyzji w sprawie podatkowej przez osobę, która działała bez upoważnienia, skutkuje uznaniem tego rozstrzygnięcia za wydane ?z rażącym naruszeniem prawa, powodującym jego nieważność (wyrok NSA z 17 stycznia 1989 r., I SA 1019/88).

Przykład

Magdalena Musiałek – pracownica wydziału podatku dochodowego od osób prawnych Urzędu Skarbowego w Z. podpisała decyzję w zakresie określenia wysokości zobowiązania podatkowego w podatku dochodowym od osób prawnych dla spółki ABC. Jak jednak ustaliła główna księgowa spółki, pani Magdalena nie posiadała upoważnienia, o którym mówi ?art. 143 o.p., do podpisania decyzji wydanej w stosunku do spółki. Decyzja ta jest więc nieważna, ?co wynika z art. 247 § 1 pkt 1 o.p.

Co w przypadku pełniącego obowiązki

Stosownie do art. 5 ust. 5c ustawy z 21 czerwca 1996 r. ?o urzędach i izbach skarbowych (tekst jedn. DzU z 2004 r. nr 121, poz. 1267 ze zm.), do czasu powołania wyłonionego w drodze konkursu dyrektora izby skarbowej lub naczelnika urzędu skarbowego, minister właściwy do spraw finansów publicznych wyznacza osobę pełniącą odpowiednio obowiązki dyrektora izby skarbowej lub naczelnika urzędu skarbowego. Przepisy nie określają przy tym zakresu czasowego takiego pełnienia obowiązków. Może to więc być miesiąc czy rok, a nawet dłużej. Chodzi jednak o ciągłość działania organu podatkowego. Decyzja w tym zakresie należy do ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Osoba pełniąca obowiązki dyrektora izby skarbowej czy pełniąca obowiązki naczelnika urzędu skarbowego posiada jednak wszystkie uprawnienia, jakie przysługują dyrektorowi izby skarbowej czy naczelnikowi urzędu skarbowego.

Osoba wyznaczona do pełnienia obowiązków dyrektora izby skarbowej (naczelnika urzędu skarbowego) posiada wszystkie kompetencje, jakie przysługują dyrektorowi (naczelnikowi) powołanemu w drodze konkursu. Nie ma przepisu, który by takie kompetencje ograniczał (wyrok NSA z 19 czerwca 2013 r., I FSK 1234/11).

Oznacza to, że osoba pełniąca obowiązki ma uprawnienia do upoważnienia pracownika urzędu jako organu podatkowego do wykonywania w jego imieniu czynności wskazanych w zakresie upoważnienia.

Przykład