Koniec stycznia to termin dla pracodawców na rozliczenie z urzędem skarbowym zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń ich pracowników. Jak zrobić takie rozliczenie?

Anna Hleb-Koszańska:

Pracodawca jako płatnik zaliczek PIT od swoich pracowników powinien w tym celu złożyć deklarację PIT-4R. Składa się ją bezpośrednio ?do urzędu skarbowego właściwego dla płatnika. ?Choć dotyczy ona podatników, nie trafia ona do nich. PIT-4R trzeba złożyć niezależnie ?od tego, czy pracodawca dostarczy w danym roku pracownikowi druk PIT-11, ?czy też złoży roczne rozliczenie jego podatku poprzez formularz PIT-40.

Co konkretnie należy zadeklarować w tym formularzu? Czy chodzi o zaliczki należne ?czy rzeczywiście wpłacone ?do urzędu skarbowego?

Formularz PIT-4R dotyczy zaliczek należnych za dane miesiące. Trzeba przy tym pamiętać o zasadzie, ?że zaliczkę za wynagrodzenie za listopad pobraną ?w grudniu wpłaca się ?do urzędu skarbowego ?do 20 stycznia. Deklaruje się ją ?w PIT-4R jako zaliczkę należną za grudzień. Przy obliczaniu należnych składek płatnik ma prawo obniżyć wartość należnych zaliczek ?o kwotę 7,75 proc. składki na ubezpieczenie zdrowotne, zapłaconej w danym roku podatkowym. W formularzu tym informuje się również ?o liczbie zatrudnionych, których dotyczą należne zaliczki na podatek. Deklaracja dotyczy wszystkich pracowników, od których ?w danym roku pobiera się zaliczki. Liczba ta może zatem ulegać zwiększeniu również ?o podatników, którzy nie są już zatrudnieni, lecz ?w stosunku do których nadal pobiera się zaliczki ?na podatek. Informacja ?o liczbie zatrudnionych pracowników jest istotna także z innego względu. Zdarzają się bowiem przypadki zatrudniania sezonowego na krótki czas. Kwota wynagrodzenia za taką pracę może się okazać na tyle niska, że płatnik nie pobierze od niej zaliczki na podatek (bo wynagrodzenie mieści się w kwocie wolnej od PIT).

Jak traktować w deklaracji PIT-4R zaliczki od podatników, którzy przestali pracować w trakcie ostatniego roku kalendarzowego? Mają oni przecież prawo otrzymać swój PIT-11 wkrótce po zakończeniu pracy.

Rzeczywiście, choć nie wpływa to na treść deklaracji PIT-4R ani na termin jej składania. Zaliczki od takich byłych pracowników należy rozliczyć na takich samych zasadach jak w przypadku pozostałych pracowników.

Co z przypadkami, gdy w danym roku pracodawca nie zatrudniał pracowników?

Nie należy składać zerowego PIT-4R. Nie złożą go również podatnicy, którzy zaliczki opłacają wyłącznie ?za siebie.

—rozmawiał Paweł Rochowicz