„Dyspensa" od stosowania obostrzonych przepisów dotyczących poboru podatku u źródła mija już niebawem – 30 czerwca 2019 r. Najprawdopodobniej doprowadzi do tego, że gros płatników zdecyduje się potrącać zryczałtowany podatek u źródła nawet w sytuacjach, gdy przepisy umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub przepisy krajowe przewidują możliwość zastosowania obniżonych stawek podatkowych lub całkowite zwolnienie z opodatkowania u źródła.

Czytaj także: Podatek u źródła: czy nowe zasady poboru i zwrotu CIT zamrożą pieniądze firm

W takiej sytuacji podatnicy, a w niektórych sytuacjach płatnicy, będą zmuszeni dochodzić zwrotu nadpłaconego podatku u źródła, składając wnioski o zwrot nadpłaty.

W związku z tym warto się przyjrzeć, jakie zmiany w procedurze dochodzenia zwrotu nadpłaconego podatku u źródła wprowadziła ostatnia nowelizacja przepisów ustawy o CIT i z niecierpliwością wyczekiwać objaśnień Ministerstwa Finansów, które m.in. mają rozwiać wątpliwości co do stosowania tych przepisów.

Warto znać różnice

Z wejściem w życie nowelizacji obowiązują de facto dwa tryby zwrotu potrąconego u źródła zryczałtowanego podatku dochodowego:

- zwrot nadpłaconego zryczałtowanego podatku u źródła potrąconego od kwoty należności do 2 mln zł w roku podatkowym od tego samego płatnika następuje w dotychczasowym trybie przewidzianym przepisami ustawy – Ordynacja podatkowa,

natomiast

- zwrot nadpłaconego zryczałtowanego podatku u źródła potrąconego od kwoty należności powyżej 2 mln zł w roku podatkowym od tego samego płatnika następuje już w trybie przewidzianym przepisami ustawy o CIT.

Oba tryby istotnie się różnią, zatem warto mieć świadomość, na co powinien uważać podatnik lub w niektórych sytuacjach płatnik, który zamierza wystąpić z wnioskiem o zwrot nadpłaty.

Po pierwsze – forma wniosku

Różnice w obu procedurach zaczynają się już na samym początku. O ile wniosek o zwrot nadpłaty w trybie przepisów ordynacji podatkowej (podatek od należności ? 2 mln zł w roku podatkowym) może być składany w dowolnej formie, tj. pisemnie, ustnie do protokołu lub elektronicznie przez skrzynkę podawczą organu podatkowego, o tyle wniosek składany na podstawie przepisów ustawy o CIT (podatek od należności > 2 mln zł w roku podatkowym) wymaga już formy kwalifikowanej. Może bowiem być złożony wyłącznie w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej (WH-WCZ – dla wniosków składanych przez podatnika i WH-WCP – dla wniosków składanych przez płatnika). W takiej samej formie następuje uzupełninie składanych wniosków.

Po drugie – termin

Różnią się również terminy zwrotu. Na podstawie ordynacji podatkowej termin na wydanie decyzji w sprawach bardziej skomplikowanych wynosi dwa miesiące od chwili wpływu wniosku, a zwrot nadpłaty następuje w ciągu 30 dni od wydania decyzji stwierdzającej nadpłatę. Z kolei zwrot nadpłaty w trybie ustawy o CIT będzie następować w terminie sześciu miesięcy od dnia wpływu wniosku. Co istotne 6-miesięczny termin na dokonanie zwrotu podatku będzie biegł na nowo od dnia wpływu zmienionego wniosku. W obu przypadkach na termin uzyskania zwrotu mogą mieć wpływ opóźnienia spowodowane z winy wnioskodawcy.

Po trzecie – wymogi formalne i materialne

W obu trybach dochodzenia zwrotu nadpłaty zostały określone różne wymogi formalne i materialne wniosku oraz skutki ich niedochowania w określonym terminie.

- ordynacja podatkowa

Wniosek składany na podstawie ordynacji podatkowej musi zawierać pewne minimum, tj. treść żądania, wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres lub adres do doręczeń w kraju, identyfikator podatkowy, a w przypadku nierezydentów numer i serię paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość bądź inny numer indentyfikacyjny oraz, w przypadku wniosków składanych przez pełnomocników, dokumenty potwierdzające prawidłowe umocowanie. Jeżeli organ podatkowy stwierdzi braki formalne wniosku, to wzywa wnioskodawcę do ich usunięcia w terminie siedmiu dni. Termin ten jest „nieprzywracalny", co oznacza, że jego niedochowanie skutkuje pozostawieniem wniosku bez rozpatrzenia. W zakresie pozostałych braków wniosku organ podatkowy kieruje do wnioskodawcy wezwania o dosłanie wyjaśnień bądź dodatkowych materiałów. Organ podatkowy wyznacza z reguły 7-dniowy termin na ustosunkowanie się do wezwania, z tym że wnioskodawca może wnosić o prolongowanie tego terminu, gdy spełnienie żądania w zakreślonym terminie nie jest możliwe.

- ustawa o CIT

Dla wniosków, jakie będą składane na podstawie przepisów ustawy o CIT, obowiązują analogicznie reguły co do trybu usuwania braków formalnych. Przykładowo, w przypadku braku dokumentu pełnomocnictwa, wnioskodawca zostanie wezwany do jego dosłania w ciągu siedmiu dni pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia. Ponadto ustawodawca określił w ustawie o CIT katalog wymogów dokumentacyjnych, których niespełnienie w określonym terminie również spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpatrzenia. Do wniosku o zwrot podatku, składanego na podstawie przepisów ustawy o CIT trzeba będzie załączyć następujące dokumenty:

1. certyfikat rezydencji,

2. dokumentację dotyczącą przelewów bankowych lub inne dokumenty wskazujące na sposób rozliczenia lub przekazania należności, z którymi wiązała się zapłata podatku,

3. dokumentację dotyczącą zobowiązania do wypłaty należności,

4. oświadczenie podatnika, o spełnieniu warunków zastosowania zwolnienia z opodatkowania (art. 21 ust. 3 pkt 4 lit. b, ust. 3a i 3c lub art. 22 ust. 4 pkt 4 ustawy o CIT),

5. oświadczenie podatnika, że w odniesieniu do czynności, w związku z którą składany jest wniosek, podatnik jest podmiotem, na którym ciąży obowiązek podatkowy, a także oświadczenie podatnika, że jest rzeczywistym właścicielem wypłacanych należności,

6. oświadczenie podatnika, że prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą w kraju siedziby dla celów podatkowych, z którą wiąże się uzyskany przychód,

7. dokumentację co do ustaleń umownych, z powodu których płatnik wypłacił podatek z własnych środków i  poniósł ciężar ekonomiczny podatku (gdy wniosek składa płatnik),

8. uzasadnienie, że spełnione są warunki będące przedmiotem oświadczeń z pkt 5 i 6.

W przypadku braków w ww. dokumentacji, organ podatkowy będzie wzywał wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w nieprzywracalnym terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania. Brak uzupełniania wniosku w tym terminie spowoduje pozostawienie go bez rozpatrzenia.

Surowsze zasady

Oznacza to, że w ustawie o CIT ustawodawca wydłużył ustawowy termin zwrotu nadpłaty z ok. trzech miesięcy do sześciu miesięcy. Nałożył jednocześnie na wnioskodawców restrykcyjne wymogi dokumentacyjne, których nieuzupełnienia w 14-dniowym terminie spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpatrzenia.

Równie ważne jest to, że wniosek składany na podstawie ustawy o CIT będzie musiał zawierać oświadczenie co do zgodności z prawdą faktów przedstawionych we wniosku oraz zgodności z oryginałem dokumentacji załączonej do wniosku. Oznacza to ni mniej ni więcej, że osoba składająca wniosek nie może posłużyć się jako dowodem np. skanem dokumentu. Aby móc złożyć takie oświadczenie, musi dysponować jego oryginałem.

Ważne jest także oprocentowanie

Dodatkową różnicą jest to, że nieterminowy zwrot nadpłaty na podstawie ordynacji podatkowej podlega oprocentowaniu w wysokości odsetek za zwłokę, natomiast nieterminowy zwrot nadpłaty według przepisów ustawy o CIT będzie podlegać oprocentowaniu w wysokości opłaty prolongacyjnej, a ta stanowi równowartość jedynie 50 proc. odsetek za zwłokę.

Niezbędna jest analiza i przygotowanie

Jak widać, przed złożeniem wniosku o zwrot nadpłaty należy ustalić właściwy tryb dochodzenia zwrotu nadpłaty oraz dokładnie zweryfikować i skompletować dokumenty źródłowe potwierdzające zasadność wniosku. W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że wniosek trzeba będzie złożyć ponownie, jeśli oczywiście wcześniej nie dojdzie do przedawnienia roszczenia o zwrot nadpłaty.

—Magdalena Kostowska jest doradcą podatkowym, starszym menedżerem w Doradztwo Podatkowe WTS&SAJA Sp. z o.o.

—Marta Coda jest asystentem w Doradztwo Podatkowe WTS&SAJA Sp. z o.o.

Podstawa prawna: art. 75, art. 77, art. 78, art. 139, art. 155, art. 169, art. 180 i art. 189 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn. DzU z 2019 r. poz. 900)