- Wypłacam wynagrodzenie pracownikom fizycznym do 10. dnia każdego następnego miesiąca. Pracownicy biurowi otrzymują wypłaty do 28. dnia każdego miesiąca. Takie terminy wynikają z regulaminu wynagradzania. Jak zaksięgować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów listę płac w przypadku, gdy wynagrodzenie dla jednego z pracowników nie zostało mu wypłacone w wyznaczonym czasie z powodu jego urlopu?
– pyta czytelnik.
Do ewidencji kosztów wynagrodzeń w podatkowej księdze przychodów i rozchodów służy kolumna 12. Do kolumny tej wpisuje się wynagrodzenie brutto przekazywane pracownikom zarówno w gotówce, jak i w postaci niepieniężnej, tj. w naturze lub w formie świadczeń nieodpłatnych oraz wynagrodzenia wypłacone osobom fizycznym z tytułu umów-zlecenia i umów o dzieło. Jeżeli przedmiotem świadczeń niepieniężnych są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, to wycenia się je w przeciętnych cenach stosowanych wobec innych odbiorców (art. 12 ust. 2 ustawy o PIT). W pozostałych przypadkach mają zastosowanie ceny rynkowe bądź ceny zakupu – według zasad określonych w art. 11 ust. 2-2b w związku z art. 12 ust. 3 ustawy o PIT.
Ustawodawca określił szczególny moment zaliczania wynagrodzeń do kosztów podatkowych. Do kol. 12 pkpir wynagrodzenia wpisuje się:
- w miesiącu, za który wynagrodzenia ze stosunku pracy są należne – jeżeli zostały one wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony (art. 22 ust. 6ba ustawy o PIT),
- na dzień wypłaty, tj. postawienia do dyspozycji lub wydania świadczenia – jeżeli termin wypłaty nie został dotrzymany (art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT),
- na dzień wypłaty – zawsze w przypadku wynagrodzeń z tytułu umowy-zlecenia, umowy o dzieło lub innych wymienionych w art. 13 ustawy o PIT (art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT).
Podstawą księgowania wynagrodzeń w pkpir są listy płac lub inne dowody, na których pracownik potwierdził odbiór pensji w gotówce i naturze, oraz wyciąg bankowy potwierdzający przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika w przypadku, gdy nie jest ono wypłacane w kasie firmy gotówką.
Przykład
Piekarnia Rogalik s.c., zgodnie z regulaminem wynagradzania, 31 maja 2013 r. wypłaciła pracownikom biurowym wynagrodzenie za maj w kwocie 30 000 zł. 10 czerwca 2013 r. nastąpiła wypłata wynagrodzenia dla pracowników fizycznych w kwocie 45 000 zł.
Wszystkim pracownikom wynagrodzenie zostało postawione do dyspozycji w terminie, zgodnie z regulaminem wynagradzania, jednak jeden z pracowników hali produkcyjnej, Alojzy Bochenek, z powodu pobytu na urlopie nie pobrał wynagrodzenia w gotówce w wysokości 3500 zł.
W przypadku wypłaty wynagrodzenia w gotówce należy przyjąć, że możliwość otrzymania wynagrodzenia z kasy pracodawcy stanowi postawienie do dyspozycji wynagrodzenia. Dlatego mimo faktycznego pobrania wynagrodzenia w późniejszym terminie warunek postawienia do dyspozycji został spełniony.
Zapisy w pkpir
Lp.
Data zdarzenia gospodarczego
Nr dowodu księgowego
Opis zdarzenia gospodarczego
Wynagrodzenia
zł
gr
-1-
-2-
-3-
-6-
-12-
117
31/05/2013
Lista płac 01
Wynagrodzenie
pracowników biurowych
30 000
00
118
31/05/2013
Lista płac 02
Wynagrodzenie pracowników fizycznych
45 000
00
Gdyby pan Bochenek nie był na urlopie w dniu wypłaty wynagrodzenia za maj, a Piekarnia Rogalik s.c. z różnych przyczyn nie mogła dokonać wypłaty jego wynagrodzenia w terminie przewidzianym w regulaminie wynagradzania (nie postawiono by wynagrodzenia do dyspozycji pracownika), zapisy w pkpir wyglądałyby inaczej. Przy założeniu, że pracownik otrzymałby opóźnioną wypłatę za maj 12 czerwca 2013 r., pensja byłaby kosztem w dniu wypłaty.
Zapisy w pkpir
Lp.
Data zdarzenia gospodarczego
Nr dowodu księgowego
Opis zdarzenia gospodarczego
Wynagrodzenia
zł
gr
- 1-
- 2 -
- 3 -
- 6 -
- 12 -
117
31/05/2013
Lista płac 01
Wynagrodzenie
pracowników biurowych
30 000
00
118
31/05/2013
Lista płac 02
Wynagrodzenie
pracowników fizycznych
41 500
00
147
12/06/2013
Lista płac 02
Wynagrodzenie
pracowników fizycznych
3 500
00
—Kamil Sikora,
Partner zarządzający, biuro rachunkowe Norwegian Finance
