Jakie dodatkowe ewidencje muszą założyć przedsiębiorcy prowadzący pkpir

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, obok księgi przychodów i rozchodów muszą także sporządzać dodatkowe ewidencje związane z posiadanymi w związku z działalnością składnikami majątku. Pierwszą z  nich jest ewidencja środków trwałych. Konieczność jej prowadzenia wynika zarówno z ustawy o PIT, jak i z rozporządzenia ministra finansów w sprawie zasad prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.  Zgodnie z art. 22n ust. 2 ustawy o PIT, podatnicy prowadzący pkpir są obowiązani do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Podatnik prowadzący pkpir, który posiada składniki majątku zaliczane do środków trwałych albo wartości niematerialnych i prawnych, musi sporządzić taką ewidencję oraz ujawnić w jej treści środki  trwałe  bądź wnip. Ustawa o PIT przewiduje dolegliwą sankcję za brak tej ewidencji. Mianowicie, zgodnie z art. 22n  ust. 6 tej ustawy, w razie jej braku dokonane odpisy amortyzacyjne nie są kosztem uzyskania przychodów. Zatem warto zadbać o jej prawidłowe prowadzenie. Ewidencja ta powinna zawierać co najmniej:

1. liczbę porządkową,

2. datę nabycia środka trwałego,

3. datę przyjęcia do używania środka trwałego,

4. określenie dokumentu potwierdzającego nabycie (np. faktura nr xxx, umowa sprzedaży),

5. określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,

6. symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT),

7. wartość początkową,

8. stawkę amortyzacyjną,

9. kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także wtedy, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji, a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony,

10. zaktualizowaną wartość początkową,

11. zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,

12. wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,

13. datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

To konieczny i minimalny zakres treści ewidencji. Podatnik może poszerzyć jej zawartość o dodatkowe elementy, które mogą być pomocne dla opisu konkretnego środka trwałego lub procesu jego amortyzacji.

Ewidencją środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych nie są objęte budynki mieszkalne, lokale mieszkalne i własnościowe spółdzielcze prawo do lokalu mieszkalnego, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu użytkowego, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej. Wyłączenie to dotyczy jednak tylko tych składników, których wartość początkowa została określona na zasadach uproszczonych,  wskazanych w art. 22g ust. 10 ustawy o PIT.

Obowiązkowa jest także ewidencja wyposażenia. Obowiązek jej prowadzenia wynika z rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie osób fizycznych obowiązane do prowadzenia pkpir, obok ewidencji środków trwałych prowadzą także ewidencję wyposażenia. Muszą nią być objęte składniki majątku uznawane za wyposażenie, których wartość początkowa przekracza 1500 zł. Czym jest wyposażenie? Otóż, w myśl § 3 pkt 7 rozporządzenia, za wyposażenie uważa się rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością gospodarczą, niezaliczone zgodnie z przepisami ustawy o PIT do środków trwałych. Tym samym ewidencją wyposażenia nie obejmuje się tych składników majątku, które zostały zaliczone do środków trwałych. Ponieważ odnosi się ona wyłącznie do rzeczowych składników majątku, to brak jest podstaw, aby w takiej ewidencji wykazywać wartości niematerialne i prawne (np. programy komputerowe). Nawet wtedy, gdy ich wartość początkowa przekracza 1500 zł, a nie zostały wykazane w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Podobnie jak w przypadku ewidencji środków trwałych, przepisy ustalają wymaganą treść ewidencji wyposażenia. Zawiera ona co najmniej:

1. numer kolejny wpisu,

2. datę nabycia,

3. numer faktury lub rachunku,

4. cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia,

5. numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia,

6. datę likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny) oraz przyczynę likwidacji wyposażenia.

Autor jest doradcą podatkowym prowadzącym własną kancelarię w Krakowie