Czy można używać darmowych programów do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów

- Prowadzę niewielką firmę i chciałbym samodzielnie prowadzić pkpir. Czy mogę to robić za pomocą dostępnych darmowych programów?

– pyta czytelnik.

W celu zmniejszenia swoich wydatków podatnicy prowadzący własną działalność gospodarczą często decydują się na korzystanie z darmowych programów komputerowych, w tym m.in. do samodzielnego prowadzenia pkpir. W takim przypadku pojawia się pytanie, czy można legalnie używać darmowego oprogramowania dla celów prowadzenia własnej działalności gospodarczej oraz czy nie spowoduje to dodatkowych konsekwencji podatkowych.

Istnieje wiele całkowicie darmowych programów (tzw. freeware), w przypadku których nie jest wymagana opłata za ich instalowanie i użytkowanie. Przy instalacji należy jednak zwrócić uwagę na treść licencji darmowego programu. Autor oprogramowania zawsze umieszcza w niej informację, czy z jego dzieła można korzystać dla celów prywatnych, czy również komercyjnych oraz na jakich zasadach się to powinno odbywać.

Jeśli licencja zezwala na korzystanie z darmowego oprogramowania dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, to czy nie spowoduje to powstania obowiązku zapłaty podatku z tytułu korzystania z darmowego oprogramowania komputerowego? Zgodnie z art. 14 ust. 8 ustawy o PIT za przychód z działalności uważa się bowiem również wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Przepisy nie precyzują jednak pojęcia „nieodpłatny".

Zgodnie z wykładnią językową „nieodpłatny" znaczy tyle co: „niewymagający opłaty; taki, za który się nie płaci; bezpłatny". Należy więc uznać, że dla celów podatkowych, przez nieodpłatne świadczenie rozumie się wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z koszta

mi lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie w majątku podatnika, mające konkretny wymiar finansowy. Kolejną istotną kwestią w interpretacji przepisów jest pojęcie „świadczenie". Świadczenie ma skonkretyzowany podmiotowo charakter. Z jednej strony występuje podmiot, który może domagać się jego realizacji, z drugiej zaś strony podmiot, który dane świadczenie powinien zrealizować. Udostępnianie nieodpłatnie programów komputerowych za pośrednictwem Internetu nie spełnia tak wyjaśnionego pojęcia nieodpłatnego świadczenia.

Dodatkowo, ustawa o PIT przewiduje ustalenie wartości nieodpłatnego świadczenia na podstawie porównania do świadczeń tego samego rodzaju. W przypadku darmowych programów komputerowych możemy uzyskać dostęp do każdego z nich na takich samych zasadach. W praktyce nie ma go jednak do czego porównać. Nie ma więc podstaw ustalenia wartości przychodu z nieodpłatnego użytkowania programu. Zatem w przypadku korzystania z darmowych programów w Internecie nie musimy obawiać się powstania przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia.

Stanowisko organów podatkowych co do ewentualnego obowiązku zapłaty podatku z tytułu korzystania z darmowego oprogramowania komputerowego nie budzi wątpliwości. Generalną zasadą jest, że w związku z uzyskaniem prawa do używania programu, który jest darmowy dla wszystkich bez wyjątków i jednocześnie powszechnie dostępny, nie powstaje obowiązek zapłaty podatku.

Podatnicy w celu wyeliminowania wszelkiego ryzyka powinni w każdym przypadku upewnić się, że bezpłatny program, z którego zamierzają korzystać, spełnia opisane warunki. Fiskus w toku ewentualnej kontroli będzie zapewne bardzo dokładnie badał wszystkie okoliczności związane z darmowym oprogramowaniem.

Jeżeli już ustalimy, że możemy używać bezpłatnego programu w swojej działalności, to konieczne jest sprawdzenie, czy prowadzona z jego pomocą podatkowa księga przychodów i rozchodów będzie mogła być uznana za prawidłową. Jeżeli używamy programu komputerowego do prowadzenia księgi, to konieczne jest określenie na piśmie jego instrukcji obsługi. Program powinien umożliwiać wgląd w treść zapisów w księdze w każdym czasie, a dane należy przechowywać w taki sposób, aby uchronić je przed zatarciem lub zniekształceniem czy naruszeniem zasad ich przetwarzania.