Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, do ewidencji przy zastosowaniu kas zobowiązani zostali wszyscy podatnicy, dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych. Jednocześnie na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 111 ust. 8 ustawy o VAT minister finansów został upoważniony do zwolnienia, w drodze rozporządzenia, na czas określony, niektórych grup podatników oraz niektórych czynności z obowiązku stosowania kas przy ewidencjonowaniu obrotu i kwot podatku należnego.

W latach 2013-2014 obowiązuje w tym zakresie nowe rozporządzenie z 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (DzU z 2012 r., poz. 1382). Rozporządzenie to zawęża, co do zasady, zakres stosowanych dotychczas zwolnień od tego obowiązku.

Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 2 tego rozporządzenia, zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie później jednak niż do 31 grudnia 2014 r. podatników rozpoczynających po 31 grudnia 2012 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywany przez podatnika obrót z tego tytułu nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20 000 zł. Jeżeli zatem podatnik przewiduje, że jego obroty nie przekroczą tego limitu, może korzystać ze zwolnienia z ewidencjonowania za pomocą kas.

Należy przy tym pamiętać, że zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania nie stosuje się w przypadku dostaw wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2 proc. oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5 proc., bez względu na symbol PKWiU, z wyjątkiem towarów dostarczanych w sposób określony w poz. 42 załącznika do rozporządzenia (§ 4 ust. 1 pkt 1 lit. n rozporządzenia). Podatnik powinien zatem zwrócić uwagę na to, że zwolnienie nie dotyczy sprzedaży ww. wyrobów w punkcie gastronomicznym, który zamierza otworzyć.

Jeżeli podatnik pisze, że rozpocznie swoją działalność od początku lipca, to przyjmijmy, że będzie to dokładnie 1 lipca. Oznacza to, że limit obrotów należy liczyć w sposób następujący:

W przypadku podatników, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2 (a więc także w analizowanym przypadku), zwolnienie z ewidencjonowania traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym podatnik przekroczył obrót z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności, w kwocie 20 000 zł (§ 5 ust. 2 rozporządzenia).

Podatnik będzie zatem musiał zacząć ewidencjonować swój obrót po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym podatnik przekroczył obrót w wysokości 10 081,36 zł. Jeżeli zatem podatnik przekroczy ten limit np. we wrześniu br., to będzie musiał zacząć ewidencję na kasie od 1 grudnia 2013 r.