Warto, aby przedsiębiorca opracował reguły dotyczące użytkowania służbowych pojazdów, uwzględniające podział kosztów ich eksploatacji, w tym tryb zgłaszania szkód, awarii i kolizji.

Warunki korzystania z samochodów służbowych przez poszczególnych pracowników powinny być spisane w formie załączników do umów z tymi pracownikami. Zasady te powinien regulować wewnętrzny regulamin danej firmy lub inne wewnętrzne regulacje. Część spośród interpretacji wspomina również o umowach o używanie samochodów służbowych (Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 1 września 2011 r., ILPB2/415- 642/11-2/JK; Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 20 grudnia 2011 r., IPPB4/ 415-814/11-2/JK2).

Praktycznym rozwiązaniem jest zatem opracowanie zasad dotyczących użytkowania samochodów służbowych uwzględniających zasady rozliczenia kosztów eksploatacji samochodów służbowych, w tym zasady zgłaszania szkód, awarii i kolizji.

Ponadto, na wniosek pracownika o wyznaczenie bezpiecznego miejsca parkowania w pobliżu jego miejsca zamieszkania, pracodawca może wyrazić zgodę na piśmie i uzupełnić listę miejsc parkingowych o tę lokalizację.

Dla uzupełnienia dokumentacji należałoby stworzyć rejestr korzystania z samochodów służbowych dla celów prywatnych, służący wycenie tych wszystkich przypadków korzystania z samochodów, które mają zostać doliczone do przychodu pracownika i opodatkowane. Pracownik, za zgodą pracodawcy po uprzedniej wycenie takiego korzystania, byłby zobligowany do złożenia oświadczenia o korzystaniu do celów prywatnych i do ewidencjonowania wypożyczeń.

Ewidencja może polegać na zaznaczeniu dni wypożyczeń, czy precyzyjnego określenia przejazdów i kilometrów. Zależy to od formy korzystania z samochodów służbowych dla celów prywatnych, tzn. od tego, czy będzie to wypożyczanie samochodów na całe dni, czy jedynie na przejazdy w ciągu dnia.

Jednolite stanowisko fiskusa

Organy podatkowe stoją na jednolitym stanowisku, że:

1. Przydzielenie samochodów służbowych pracownikom firmy, które zostało podyktowane charakterem pracy, nie będzie przychodem dla tych pracowników ze stosunku pracy, jeżeli samochody te będą wykorzystywane wyłącznie w celach służbowych.

2. Gdy powierzone samochody służbowe są wykorzystywane przez pracowników do celów prywatnych, to powoduje to po stronie tych pracowników przychód ze stosunku pracy z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Wartość tego świadczenia firma powinna obliczyć i opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

3. Parkowanie samochodu służbowego w miejscu gwarantującym jego bezpieczeństwo, a także – z uwagi na charakter zadań służbowych - stałą gotowość do wykonania obowiązków służbowych, jest realizacją celu służbowego, jakim jest dbałość o powierzone mienie przedsiębiorcy, określona w ustanowionym przez niego regulaminie.

Tym samym nie będą podlegały opodatkowaniu jako przychód pracownika przejazdy z miejsca bezpiecznego parkowania do miejsca wykonywania obowiązków służbowych czy do siedziby.

—Marcin Kolmas doradca podatkowy w Grupie Gumułka – Kancelaria Prawa Finansowego