Firmy mają problemy z rozliczeniem jedzenia w podróżach służbowych

Od 1 marca zmieniają się przepisy w sprawie rozliczania podróży służbowych. Wzrosną kwoty diet na krajowe i zagraniczne wyjazdy. Nie rozwiąże to jednak problemów z opodatkowaniem wydatków na wyżywienie przebywających w delegacji pracowników.

Często pracodawcy nie przyznają im diety (która rzadko kiedy pokrywa faktyczny koszt posiłków), ale zapewniają całodzienne wyżywienie, rozliczając wydatki na podstawie przedstawionych faktur i rachunków. Przepisy w sprawie podróży służbowych pozwalają na takie rozwiązanie.

Ustawa o PIT zwalnia natomiast z podatku świadczenia do wysokości określonej właśnie w tych przepisach. Wydawałoby się więc, że nie powinno być wątpliwości przy rozliczaniu poniesionych na jedzenie wydatków, nawet wtedy, gdy są one wyższe od diety. Nie miały ich też izby skarbowe wydające korzystne dla podatników interpretacje. Nieoczekiwanie jednak (ponieważ przepisy są ciągle takie same) pozmieniał je minister finansów.

Zmiana korzystnych interpretacji

Spójrzmy na sprawę rozpatrywaną przez Izbę Skarbową w Warszawie. Firma zapisała w regulaminie wynagradzania, że pracownikowi wyjeżdżającemu w delegację zapewnia całodzienne wyżywienie lub zwraca poniesione przez niego koszty udokumentowane fakturą lub rachunkiem. Stołeczna izba skarbowa potwierdziła, że nadwyżka wydatków (kwota przekraczająca dietę) jest nieopodatkowana.

Minister finansów zmienił jednak jej stanowisko po trzech latach. Jego zdaniem trzeba opodatkować koszty jedzenia, które są wyższe od diety. Zwolniona z PIT jest tylko ta część świadczenia, która nie przekracza określonej w przepisach kwoty diety (interpretacja nr DD3/033/43/ILG/12/PK-837).

Podobnie było w innych sprawach (np. interpretacja nr DD3/033/65/MCA/12/PK-1140 oraz DD3/033/13/CRS/12/PK-243).

– To kontrowersyjne stanowisko, pracownik nie otrzymuje bowiem żadnej korzyści osobistej z tego powodu, że pracodawca finansuje wyżywienie w czasie służbowego wyjazdu (co potwierdzają wystawione na firmę faktury) – mówi Piotr Rydzewski, doradca podatkowy, wspólnik kancelarii Tax and Legal Rydzewski Sawicki Dudziak. – Z przepisów nie wynika przecież, że firma może pokryć koszty jedzenia tylko do wysokości diety.

Jeśli uzna, że wyższe wydatki są konieczne do wykonania służbowego zadania, fiskus nie powinien opodatkowywać nadwyżki. Pokrycie kosztów posiłków oznacza bowiem, że pracodawca zapewnił pracownikowi całodzienne wyżywienie i nie musi mu wypłacać diety (na co pozwalają przepisy).

Zasady określa właściciel

Przypomnijmy, że zasady rozliczania podróży służbowych w prywatnej firmie ustala jej właściciel (byleby dieta nie była mniejsza niż określona w przepisach dla wyjazdów krajowych, teraz 23 zł, od marca 30 zł).

Inaczej jest w budżetówce. Tutaj obowiązują jeszcze dwa rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie podróży krajowych i zagranicznych. Mogą je także stosować inni pracodawcy, nie tylko ze sfery budżetowej.

To ułatwia rozliczenie, ponieważ do rozporządzeń odwołuje się ustawa o PIT określająca zasady zwolnień podatkowych.

Nowe rozporządzenie

Od 1 marca 2013 r. ma obowiązywać jedno rozporządzenie.

– Generalnie nie zmienia mechanizmu rozliczania diet i kosztów wyżywienia – mówi Piotr Rydzewski. – Firmy zapewniające posiłki przekraczające kwotę diety, nadal więc będą miały problemy z rozliczeniem podatkowym.

Poza tym pojawiają się już pierwsze wątpliwości w kwestii stosowania nowych przepisów, np. pomniejszania diety o zapewnione pracownikowi posiłki.

Masz pytanie, wyślij e-mail do autora, p.wojtasik@rp.pl

Opinia:

Artur Kowalski, doradca podatkowy, współwłaściciel kancelarii podatkowo-rachunkowej

Zmiana podejścia fiskusa sprawi duże problemy firmom rozliczającym wyjazdy pracowników. Wystarczy bowiem, że wydatki na wyżywienie przekroczą o 1 zł dietę (a przysługujące od marca na podróże krajowe 30 zł nie jest przecież wygórowaną kwotą), i już muszą naliczać podatek (za którego odprowadzenie pracodawca jest odpowiedzialny). Można odnieść wrażenie, że e obowiązki ciążące na firmie przy rozliczaniu wynagrodzenia pracowników piętrzą się nieproporcjonalnie do efektu fiskalnego. Niestety, stanowisko fiskusa jest już także aprobowane przez sądy. Nie powinno być natomiast kłopotów z zaliczaniem wydatków na wyżywienie będącego w delegacji pracownika do kosztów podatkowych. Nawet wtedy, gdy przekraczają one limit diety (to, że mogą być wyższe, powinno wynikać z regulaminu wynagradzania w danej firmie).