Zdarza się, że pracownicy wykorzystują swoje prywatne materiały lub sprzęt w wykonywanej pracy. W takim przypadku mogą otrzymać od pracodawcy stosowny ekwiwalent.
Firma potrąci wydatki
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Wypłacany pracownikowi ekwiwalent pieniężny za używane przez niego przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt stanowiące własność tego pracownika jest więc dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodów. Warunkiem jest prowadzenie właściwej dokumentacji.
Potwierdzają to organy podatkowe w wydawanych interpretacjach. Jeżeli z zawartej umowy o używanie przez pracownika jego prywatnych narzędzi, materiałów lub sprzętu do celów służbowych wynika, że pracodawca będzie pokrywał koszty użycia narzędzi, materiałów lub sprzętu pracownika do celów służbowych, przez wypłatę miesięcznego ekwiwalentu, za każdy miesiąc pozostawania w stosunku pracy, a postanowienia umowy nie zawierają ograniczenia co do wypłaty ekwiwalentu, w sytuacji, gdy pracownik przebywa na urlopie czy też na zwolnieniu lekarskim, to rzeczywiście wypłacona kwota ekwiwalentu może stanowić koszt uzyskania przychodu bez względu na liczbę faktycznie przepracowanych dni (tak interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 6 maja 2009 r., ITPB1/415-118/09/PSZ).
Z kolei dla pracownika otrzymany od pracodawcy ekwiwalent pieniężny za używane przez niego przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt stanowi przychód ze stosunku pracy.
Przychody te mogą jednak korzystać ze zwolnienia. Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt stanowiące ich własność.
Pracownik i jego przychody w ustawie o PIT
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:
wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT).
Za pracownika w rozumieniu tej ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy (art. 12 ust. 4 ustawy o PIT).
Warunki do spełnienia
Zastosowanie zwolnienia od przychodów pracownika z tytułu ekwiwalentu otrzymanego z tytułu używania przez niego przy wykonywaniu pracy jego narzędzi, materiałów lub sprzętu, stanowiących jego własność, ma zastosowanie po spełnieniu łącznie kilku warunków:
- ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
- kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, co oznacza, że musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu, należących do pracownika, oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,
- narzędzia, materiały lub sprzęt muszą być własnością pracownika,
- narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.
Takie stanowisko potwierdzają interpretacje: Izby Skarbowej w Poznaniu z 5 października 2011 r. (ILPB1/415-840/11-4/AP) oraz Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 27 czerwca 2008 r. (ITPB2/415-531/08/AD).
Jak wyjaśniła Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 9 czerwca 2010 r. (ITPB2/415-399/10/IB): „(...) Definicje zawarte w słownikach języka polskiego określają, iż:
- narzędzie to urządzenie proste lub złożone umożliwiające wykonywanie jakiejś czynności lub pracy; przyrząd, instrument;
- materiał to to, z czego wytwarzane są przedmioty; tworzywo, substancja, artykuł, produkt;
- sprzęt to przedmioty użytkowe, maszyny, urządzenia. (...).
Ze zwolnienia może więc korzystać otrzymywany przez pracownika ekwiwalent pieniężny za używane przez niego przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące jego własność, np.:
- materiały biurowe, tj. długopisy, ołówki, gumki itp. (tak interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 18 listopada 2008 r., ILPB1/415-675/08-2/AK);
- meble biurowe, komputer, drukarki, kserokopiarki itd. (tak interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 9 marca 2010 r., ITPB2/415-399/10/IB).
Uwaga!
Ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT nie korzysta natomiast ekwiwalent za używanie dla celów pracodawcy prywatnego samochodu osobowego pracownika
(tak interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 8 kwietnia 2009 r., ITPB2/415-37/09/AD).
Może być oświadczenie
Ustawa o PIT nie reguluje szczególnych zasad udokumentowania własności używanego przez pracownika sprzętu. Z tych względów organy podatkowe przyjmują, że wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia tytułu własności sprzętu, a nie jest sprzeczne z prawem, należy uznać za dokument, który uprawnia do skorzystania ze zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT.
Może to być np. oświadczenie złożone przez pracownika, że sprzęt jest jego własnością (tak interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 30 września 2009 r., IPPB2/415-456/ 09-2/LK).
Nie trzeba siedzieć w biurze
Wypłacony ekwiwalent pieniężny za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt (np. biurko, krzesło) korzysta ze zwolnienia również u telepracowników (tak interpretacja ministra finansów z 29 października 2010 r., DD3/ 033/166/IMD/09/PK-1320).
Przez telefon lub Internet
Praca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (telepraca) (art. 67
5
§ 1 kodeksu pracy; dalej: k.p.).
Telepracownikiem jest więc taki pracownik, który wykonuje pracę w warunkach określonych w art. 67
5
§ 1 k.p. i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (art. 67
5
§ 2 k.p.).
W myśl art. 671
1
§ 1 k.p., pracodawca jest obowiązany:
1) dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego k.p.,
2) ubezpieczyć sprzęt,
3) pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
4) zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu
- chyba że pracodawca i telepracownik postanowią inaczej, w odrębnej umowie, o której mowa w 671
1
§ 2 k.p.
Pracodawca i telepracownik mogą, w odrębnej umowie, określić w szczególności zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika, spełniającego wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego (art. 671
1
§ 2 pkt 1 k.p.).
W przypadku, o którym mowa w art. 671
1
§ 2 pkt 1 k.p., telepracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu lub regulaminie, o których mowa w art. 67
6
k.p., lub w umowie, o której mowa w 67
11
§ 2 k.p.
Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe (art. 671
1
§ 3 k.p.).
Problemy z siecią
Niektóre organy podatkowe przyjmują, że ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT korzysta również ekwiwalent pieniężny wypłacony telepracownikowi za używanie stałego łącza internetowego.
Pogląd taki został wyrażony w interpretacji ministra finansów z 29 października 2010 r. (DD3/ 033/166/IMD/ 09/PK-1320) oraz w interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 18 września 2009 r. (IBPBII/1/415-535/09/BD).
Niestety, stanowisko fiskusa nie jest tu jednolite i znaczna część organów podatkowych przyjmuje, że ekwiwalent pieniężny za posiadanie stałego łącza internetowego przez pracownika, który wykorzystuje Internet dla celów pracodawcy, nie może być utożsamiany z wymienionymi w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT rzeczami, materiałami czy sprzętem.
Opłata za stałe łącze internetowe jest bowiem abonamentem, zapłatą za usługę dostępu do Internetu (tak interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 8 kwietnia 2010 r., IPPB2/415-230/10-4/AS).
Autor jest doradcą podatkowym prowadzącym własną kancelarię podatkową w Warszawie