Księga przychodów i rozchodów: jak rejestrować to, co się dzieje w firmie

Wzór tej ewidencji znajdziemy w rozporządzeniu ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (DzU nr 152, poz. 1475 ze zm.). O tym, że ją założymy, informujemy we wniosku CEIDG-1. Z rozporządzenia wynika jednak też obowiązek zawiadomienia o tym urzędu skarbowego.

Gdzie co wpisać

W pierwszych sześciu kolumnach opisujemy zdarzenie gospodarcze:

- kolumna 1 – kolejny numer zapisu. Powinien pokrywać się z numerem wpisanym na dowodzie księgowym.

- kolumna 2 – data zdarzenia gospodarczego (uzyskania przychodu albo poniesienia wydatku). Zapisy powinny być chronologiczne.

- kolumna 3 – numer dowodu księgowego (albo numer dziennego zestawienia sprzedaży).

- kolumna 4 i 5 – dane dotyczące kontrahenta. Na tyle precyzyjne, aby można go było zidentyfikować. Nie wypełniamy, jeśli zapisy są dokonywane na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych.

- kolumna 6 – opis zdarzenia gospodarczego (rodzaj przychodów lub kosztów, np. sprzedaż zabawek albo zakup benzyny).

Kolumny 7-9 przeznaczone są do ewidencjonowania przychodów, natomiast kolumny 10-15 do księgowania kosztów.

W księdze jest jeszcze kolumna 16, gdzie możemy wpisywać uwagi dotyczące pozostałych zapisów (np. informację o przecenie firmowych towarów).

Nie opuszczaj rubryk

Jak dokonywać zapisów w księdze? Zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu. Czyli czytelnie i trwale, w języku polskim i w walucie polskiej. I kompleksowo – przedsiębiorcy mają bowiem tendencję do upraszczania prowadzonych ewidencji i pomijania rubryk, które nie mają wpływu na ostateczne rozliczenie.

To ryzykowne – pracownicy urzędów skarbowych często bardzo formalnie podchodzą do sprawy i niepełne zapisy mogą stać się przyczyną konfliktu.

Błędy do poprawienia

Jak naprawić pomyłkę w księdze? Skreślamy poprzedni zapis (ale musi być nadal czytelny) i wpisujemy nową treść. Poprawka musi być podpisana i opatrzona datą. Błędnych zapisów nie można więc zamazywać korektorem czy pisakiem. Jeżeli wprowadzamy nowy dokument, korekta powinna być dokonana ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

Pierwsze wpisy

Od czego zacząć? Jeżeli posiadamy towary handlowe lub materiały (tzw. środki obrotowe) powinniśmy sporządzić remanent (spis z natury). Nie dodajemy go jednak od razu do kosztów. Będzie miał wpływ na ustalenie wysokości rocznego dochodu (albo też na wysokość zaliczek opłacanych w ciągu roku – jeżeli sporządzimy następny remanent).

Jeżeli kontynuujemy działalność, remanentem początkowym jest spis sporządzony na koniec poprzedniego roku. Gdy nie posiadamy żadnych składników majątku obrotowego wykazywanych w remanencie, jego wartość wyniesie zero.

Przykład

Pan Kowalski założył firmę w październiku. Jednak już we wrześniu kupił towary handlowe. Wymienił je w remanencie początkowym, który wpisał do księgi. Przy wyliczaniu dochodu z działalności (z uwzględnieniem różnicy remanentów) wartość tych towarów zwiększy koszty uzyskania przychodów.

Rozliczamy majątek

W kosztach możemy też uwzględnić kupione przed rozpoczęciem działalności składniki majątku trwałego. W zależności od ich wartości zaliczamy je bezpośrednio do kosztów albo amortyzujemy.

Przykład

Pan Kowalski założył w październiku firmę usługową. Już we wrześniu kupił na jej potrzeby komputer za 4000 zł i telefon za 300 zł.

Komputer musi amortyzować (ale może to zrobić jednorazowo). Natomiast wydatek na telefon zalicza bezpośrednio do kosztów.

Do księgi możemy też wpisać wydatki związane z rozpoczęciem działalności (opłaty za rejestrację, pieczątki, nakłady na reklamę).

Podstawa prawna

- Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (DzU nr 152, poz. 1475 ze zm.)

Trzymaj ponad 5 lat

Księgę oraz dowody księgowe musimy przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli prawie przez 6 lat. Urząd skarbowy może sprawdzić nasze rozliczenia za 2012 r. aż do końca 2018 r.

Sporo buchalterii

Przedsiębiorcy, którzy rozliczają się na podstawie księgi przychodów i rozchodów muszą oprócz niej prowadzić szereg innych ewidencji. Są to przykładowo:

- Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

Zakładają ją przedsiębiorcy wykorzystujący w działalności środki trwałe (np. samochody, nieruchomości) oraz wartości niematerialne i prawne (np. znaki towarowe). Jeżeli nie mamy ewidencji, odpisy amortyzacyjne nie są kosztem uzyskania przychodów.

- Ewidencja wyposażenia

Wpisujemy tu składniki majątku, których nie zaliczyliśmy do środków trwałych, a ich wartość przekracza 1500 zł.

- Ewidencja sprzedaży