- Nasza firma prowadzi sieć salonów meblowych. Sprzedaż realizowana jest głównie dla osób prywatnych, w związku z czym ewidencjonujemy ją przy użyciu kasy fiskalnej. W praktyce zdarzają się u nas sytuacje, w których klient zwracał tylko jeden z kilku towarów określonych na paragonie fiskalnym lub zagubił paragon fiskalny, a chce zwrócić towar, co do którego nie mamy wątpliwości, że został u nas wcześniej kupiony.

Czy zwrócenie przez nabywcę oryginału paragonu fiskalnego jest niezbędne do udokumentowania korekty sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej? Czy podatnik może zmniejszyć obrót wraz z VAT należnym z tytułu sprzedaży, jeśli nie dysponuje oryginałem paragonu fiskalnego wydanego klientowi przy transakcji sprzedaży?

– pyta czytelniczka.

W przypadku zwrotu towaru, którego sprzedaż została wcześniej zaewidencjonowana za pomocą kasy rejestrującej, pojawia się pytanie, czy odebranie od nabywcy oryginału paragonu fiskalnego jest niezbędne dla udokumentowania przez sprzedawcę korekty obrotu wraz z podatkiem należnym. Kasa rejestrująca jest skonstruowana w taki sposób, by uniemożliwić jakąkolwiek ingerencję w jej pamięć.

Z tego powodu podatnik, w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej za pomocą kasy rejestrującej, nie ma możliwości wystawienia na tę okoliczność korekty paragonu fiskalnego. Nie oznacza to jednak, że jest on pozbawiony prawa do tej korekty. Przysługuje mu ona bowiem na zasadach ogólnie obowiązujących, które oparte są na regulacjach wynikających z art. 29 ust. 4 ustawy o VAT.

Oznacza to, że sprzedawca, który zarejestrował sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej, ma prawo zmniejszyć podstawę opodatkowania z tego tytułu np.: o wartość zwróconych towarów pod warunkiem, że zwroty te są udokumentowane i prawnie dopuszczalne.

Za pomocą innych ewidencji...

Istotą prawidłowego rozliczenia takiej korekty jest jej należyte udokumentowanie. Skoro kasa rejestrująca nie pozwala po wydrukowaniu paragonu fiskalnego na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej, to korekta ta powinna być dokonana za pomocą innych ewidencji lub urządzeń księgowych.

Zdarzenia tego typu powinny być objęte odrębną ewidencją korekt prowadzoną zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, czyli taką, z której wynikają co najmniej dane dotyczące:

Klient zwracający towar nie musi pokazywać paragonu fiskalnego. Nie wymaga tego żaden przepis

- sprzedawcy (podatnika), tj. jego nazwa, adres oraz NIP,

- kasy fiskalnej, której dotyczy korekta sprzedaży, tj. jej nazwa i numer,

- korygowanej transakcji, tj. numer korygowanego paragonu fiskalnego, przedmiot opodatkowania (nazwa towaru lub usługi), wartości zmniejszające sprzedaż wraz z kwotą VAT,

- podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego przed korektą i po korekcie.

W przypadku zwrotu towaru, którego sprzedaż została zarejestrowana za pomocą kasy fiskalnej, sprzedawcy z reguły dokumentują korektę w zaprowadzonej w tym celu ewidencji korekt lub zwrotów. W ewidencji tej wskazują na datę zwrotu i jej przyczynę oraz opisują przedmiot zwrotu, wskazują na jego kwotę, w tym kwotę podatku należnego. Z reguły dołączają również paragon fiskalny otrzymany od nabywcy, który potwierdza sprzedaż towaru podlegającego zwrotowi.

... albo potwierdzenia płatności kartą

Dołączenie oryginału paragonu fiskalnego nie zawsze jest jednak możliwe. Ponadto żądanie oryginału paragonu fiskalnego od klienta zwracającego towar nie wynika z żadnych przepisów. Zdarza się więc, że sprzedaż stwierdzona paragonem fiskalnym dokumentowała kilka pozycji, z których zwracana jest tylko jedna, wobec czego klient odmawia zwrotu tego paragonu. Wówczas do ewidencji korekt i zwrotów powinna być dołączana kserokopia paragonu fiskalnego.

Występują też sytuacje, w których klient, dokonując zwrotu towaru, nie dysponuje paragonem fiskalnym, a sprzedawca uznaje ten zwrot w oparciu o inne przesłanki, które w sposób niebudzący wątpliwości potwierdzają zakup towaru u danego podatnika, czego przykładem może być przedłożenie przez klienta karty gwarancyjnej wydanej wraz z towarem lub potwierdzenia dokonania płatności kartą płatniczą.

Ciężar dowodu na podatniku

Sytuację, w której zwrotowi towaru nie towarzyszy zwrot oryginału paragonu fiskalnego, akceptują także organy podatkowe, które nie odmawiają podatnikom w takich przypadkach prawa do zmniejszenia obrotu i kwot podatku należnego o wartości wynikające z tego zwrotu. Warunkiem jest, aby zakup i zwrot był udokumentowany w sposób prawidłowy i wiarygodny.

Przykład takiej sytuacji można odnaleźć w interpretacji Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 30 sierpnia 2010 r. (ITPP1/443-518/10/AJ), która dotyczyła prawa do obniżenia podstawy opodatkowania i kwot podatku należnego w przypadku zwrotu towarów lub ich reklamacji. Jeśli klient nie mógł przedstawić paragonu fiskalnego, a sprzedawca miał podstawy do uznania zwrotu lub reklamacji, wówczas dokumentował zdarzenie:

- korektą paragonu (dokument wystawiony w trybie niefiskalnym) - potwierdzającą numer paragonu, którego obrót podlegał korekcie oraz potwierdzał przyjęcie zwracanego towaru do salonu sprzedaży,

- raportem kasowym dziennym dotyczącym salonu, w którym dokonano zwrotu towarów, potwierdzającym, że na dany numer paragonu korekty, w dniu jego wystawienia, dokonano zwrotu gotówki,

- analitycznym zestawieniem ZD, potwierdzającym jednoznacznie fakt przyjęcia na stan magazynowy salonu towarów, które zostały zwrócone na podstawie odpowiednich paragonów korekt, korygujących paragony sprzedaży,

- rejestrem VAT - zestawieniem paragonów korekt dla sklepu, sporządzanym miesięcznie, w którym dokonano zwrotu towarów jednoznacznie potwierdzającym numery paragonów, dokumentujących sprzedaż towarów, które zostały zwrócone.

Zgromadzone dowody jednoznacznie potwierdzały: fakt dokonania sprzedaży towarów, które zostały sprzedawcy-podatnikowi zwrócone, fakt zwrotu towarów, fakt zwrotu gotówki w kwocie ceny zwracanych towarów oraz fakt przyjęcia zwracanych towarów do magazynu. Organ podatkowy, odnosząc się do przedstawionego przez podatnika sposobu dokumentowania zwrotu lub reklamacji towaru, stwierdził, że: „(...) zgromadzenie przez wnioskodawcę dowodów stanowiących dowód przeciwny do dowodu, jakim jest zapis z kasy rejestrującej, przy uwzględnieniu wyjątkowego charakteru zdarzeń, może stanowić podstawę do skorygowania obrotu i kwot podatku należnego.

Dowodzenie zwrotu towaru, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W tym przypadku ciężar dowodu znajduje się po stronie podatnika, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób nie budzący wątpliwości wykazać fakt zwrotu towaru.

Zatem w sytuacji, kiedy podatnik nie dysponuje oryginałem paragonu dokumentującego transakcję może skorygować obrót z tytułu sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy lub drukarki fiskalnej przy założeniu, iż podstawą prawidłowego sporządzenia rozliczenia jest rzeczywisty przebieg transakcji gospodarczej, udokumentowany rzetelnymi dowodami i wynika z zapisów zawartych w prowadzonych urządzeniach księgowych, z których dane wynikające za dany miesiąc rozliczeniowy obniżą łączną miesięczną sprzedaż zaewidencjonowaną w kasie rejestrującej.

Reasumując stwierdzić należy, że wnioskodawcy w związku z zaistniałymi zdarzeniami, przysługuje uprawnienie do korekty sprzedaży i podatku należnego w razie braku oryginału paragonu, jednakże pod warunkiem, że zdarzenia te zostały udokumentowane wiarygodnymi dowodami. Zdarzenia powodujące korektę obrotu i podatku należnego, powinny zostać uwidocznione w odrębnej, specjalnie w tym celu prowadzonej, ewidencji korekt".

Wpis do ewidencji korekt

Podobne wnioski znajdziemy również w interpretacji piśmie Izby Skarbowej w Katowicach z 18 kwietnia 2012 r. (IBPP3/443-76/12/KG).

Odnosi się ona do sytuacji, w której sprzedawca wykazał fakt rzeczywistego zaistnienia dokonanej transakcji, faktyczny zwrot towaru dokonany przez klienta i wreszcie faktyczny przepływ środków finansowych pod postacią zapłaty dokonanej przez klienta za zamówiony towar i zwrot całkowity lub częściowy środków finansowych przez sklep na rzecz klienta po dokonaniu przez niego zwrotu towaru.

W rezultacie fiskus uznał, że podatnikowi przysługuje prawo do korekty obrotu i podatku należnego zaewidencjonowanego na kasie fiskalnej, pod warunkiem udokumentowania ich wpisem do ewidencji korekt. Organ podatkowy wyjaśnił, że: „(...) przepisy ustawy o VAT nie uzależniają pomniejszenia obrotu o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów i kwot zwróconych z tytułu zwrotów nabywcy, od posiadania przez podatnika oryginału paragonu fiskalnego, potwierdzającego zakup towaru lub usługi. (...)

Jest dopuszczalne w określonych sporadycznych przypadkach braku oryginału paragonu, oparcie się na innych dowodach (np. dokumencie gwarancji, numerze seryjnym itp.). Taka korekta jest również dopuszczalna w sytuacji, gdy podatnik ma pewność, iż towar został przez niego sprzedany i jest w stanie, w sposób niebudzący wątpliwości fakt ten wykazać."

Co mówi przepis

Zgodnie z art. 29 ust. 4 ustawy o VAT, podstawę opodatkowania zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.