Koszty podatkowe: samochód nie zawsze jest środkiem trwałym

- Moja firma zajmuje się sprzedażą i montażem ogrodzeń kutych. Działalność jest opodatkowana na zasadach ogólnych (KPiR). Bardzo często moi pracownicy muszą dojeżdżać do klientów i dostawców, dlatego ostatnio kupiłem w komisie samochód osobowy.

Zakup jest udokumentowany fakturą VAT-MARŻA na kwotę 28 tys. zł. Zamierzam używać pojazdu w działalności gospodarczej przez około 10 miesięcy, a potem wycofam go z tej działalności, przekazując na cele osobiste. Czy w takim przypadku wydatki na zakup auta mogą być w całości kosztem uzyskania przychodów w chwili zakupu? Jak ująć ten zakup w KPiR?

– pyta czytelnik.

Uznanie zakupionego samochodu osobowego za środek trwały wymaga spełnienia warunków określonych przez art. 22a ust. 1 ustawy o PIT, zgodnie z którym amortyzacji podlegają te nabyte środki transportu, które:

- są własnością lub współwłasnością podatnika,

- są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania,

- są wykorzystywane przez podatnika m.in. na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą,

- ich przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok.

Muszą być spełnione warunki

Z przywołanej definicji środka trwałego wynika, że samochód osobowy należy zaliczyć do środków trwałych wówczas, gdy zostały spełnione wszystkie wymienione wyżej warunki, w tym m.in. przewidywany okres używania auta jest dłuższy niż rok i jest on wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

Kupiony samochód osobowy, o którym mowa w pytaniu, nie spełnia jednak definicji środka trwałego ze względu na przewidywany okres jego używania w działalności gospodarczej krótszy niż rok. Wobec tego, skoro jego zakup służy potrzebom wynikającym z prowadzonej działalności gospodarczej, to można go ująć w kosztach podatkowych. W tym celu wydatek na zakup pojazdu udokumentowany fakturą VAT-MARŻA w kwocie 28 tys. zł należy wpisać do KPiR w kolumnie 13 jako „Pozostałe wydatki”. W związku z tym, że zakup samochodu w opisanej sytuacji stanowi koszt inny niż bezpośrednio związany z przychodami (jest to tzw. koszt pośredni), to należy ująć go w KPiR w dacie poniesienia, którą jest data wystawienia faktury VAT MARŻA (art. 22 ust. 5c i ust. 6b ustawy o PIT).

Potwierdzenie stanowiska, według którego podatnik może zaliczyć zakup samochodu osobowego bezpośrednio do kosztów podatkowych w sytuacji, kiedy przewidywany przez niego okres używania auta nie przekracza roku, potwierdziła także Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 19 listopada 2011 r. (ITPB1/415-853a/10/AK). Stwierdziła ona, że: „(…) jeżeli Wnioskodawca dla zakupionego samochodu osobowego wykorzystywanego dla celów prowadzonej działalności gospodarczej określi okres używania krótszy niż rok i nie zaliczy go do środków trwałych, to wydatek poniesiony na zakup tego samochodu osobowego może zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów”.

Zaliczenie zakupionego pojazdu bezpośrednio do kosztów podatkowych w związku z zamiarem wycofania go z działalności gospodarczej przed upływem roku jest korzystne dla podatnika, gdyż cała jego wartość pomniejsza w tym momencie podstawę opodatkowania PIT.

Potrzebna korekta

Jeżeli jednak okaże się, że po upływie roku samochód osobowy nadal będzie używany dla potrzeb związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, wobec czego jego faktyczny okres używania przekroczy rok, to wówczas podatnik będzie zobowiązany skorygować koszty podatkowe oraz zapłacić odsetki naliczone według stawki obowiązującej dla zaległości podatkowych. W takim przypadku podatnik, zgodnie z art. 22e ust. 1 ustawy o PIT, w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym ten rok upłynął, powinien:

1) zaliczyć ten składnik majątku do środków trwałych, przyjmując go do ewidencji w cenie nabycia,

2) zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o różnicę między ceną nabycia a kwotą odpisów amortyzacyjnych, przypadającą na okres dotychczasowego używania samochodu, obliczonych dla tego środka trwałego przy zastosowaniu stawki amortyzacyjnej określonej w Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych,

3) w całym okresie dokonywania odpisów amortyzacyjnych stosować stawkę amortyzacji określoną w Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych,

4) wpłacić w terminie do 20. dnia tego miesiąca do urzędu skarbowego kwotę odsetek naliczonych od dnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie składnika majątku do dnia, w którym okres jego używania przekroczył rok, i naliczoną kwotę odsetek wykazać w rocznym zeznaniu podatkowym (odsetki są naliczane według stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych obowiązującej w dniu zaliczenia składnika majątku do środków trwałych).

Przykład

W lipcu 2011 r. podatnik nabył za 40 tys. zł samochód osobowy, który był używany przez poprzedniego właściciela przez półtora roku. Zakup auta służył potrzebom związanym z prowadzoną działalnością gospodarczą. W tym samym miesiącu przedsiębiorca przyjął go do używania.

W związku z tym, że podatnik planował sprzedaż tego samochodu przed upływem roku, to wydatek na jego nabycie w kwocie 40 tys. zł zaliczył bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów. Po upływie roku okazało się jednak, że podatnik zrezygnował ze sprzedaży tego samochodu i postanowił nadal używać go w prowadzonej działalności gospodarczej.

W związku z tym w sierpniu 2012 r. wprowadził go do ewidencji środków trwałych, przyjmując za wartość początkową cenę nabycia w kwocie 40 tys. zł. W tym samym miesiącu podatnik pomniejszył koszty podatkowe o 32 tys. zł, co ustalił następująco:

1. Wartość początkowa samochodu osobowego:

40 tys. zł

2. Kwota rocznego odpisu amortyzacyjnego według stawki określonej w Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych dla samochodu osobowego (symbol 741 KŚT):

8 tys. zł (40 tys. zł x 20 proc.)

3. Różnica zmniejszająca koszty podatkowe, o której mowa w art. 22e ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT(pkt 1- 2):

32 tys. zł (40 tys. zł – 8 tys. zł)

W terminie do 20 sierpnia 2012 r. podatnik ma obowiązek wpłacenia do urzędu skarbowego odsetek naliczonych według stawki odsetek od zaległości podatkowych, ustalonych od kwoty 32 tys. zł. Pomimo że samochód jest pojazdem używanym przed nabyciem dłużej niż pół roku, to w całym okresie amortyzacji podatnik musi stosować stawkę amortyzacją w wysokości 20 proc. Nie może on zastosować indywidualnej stawki przewidzianej dla używanych środków trwałych.

Co korzystniejsze

Zakup samochodu osobowego dla celów wynikających z prowadzonej działalności gospodarczej, poczyniony z myślą o wycofaniu go z działalności przed upływem roku, przynosi podatnikowi konkretne korzyści podatkowe w postaci możliwości zaliczenia w ciężar kosztów podatkowych całej jego wartości.

Takiej możliwości nie daje nawet jednorazowa amortyzacja, o której mowa w art. 22k ust. 7–13 ustawy o PIT, gdyż wymienione przepisy w stosunku do samochodów osobowych wyłączają prawo do jednorazowego odpisu amortyzacyjnego.

Trzeba jednak pamiętać, że w przypadku gdy faktyczny okres używania pojazdu przekroczy rok, wtedy trzeba będzie odpowiednio pomniejszyć koszty oraz zapłacić z tego tytułu odsetki w wysokości odsetek podatkowych.