Profesjonalny pełnomocnik może uwierzytelniać dokumenty składane w toku postępowań sądowych lub administracyjnych. Niestety, w postępowaniach przed organami podatkowymi nagminnie się zdarza, że tak uwierzytelnione odpisy nie są honorowane. Mimo bowiem formalnych ułatwień urzędnicy bezzasadnie żądają przedstawienia oryginałów.

Praktyka ta wynika z wadliwej interpretacji art. 194a ordynacji podatkowej. Organy podatkowe nie chcą pamiętać, że od ponad dwóch lat obowiązuje ustawa z 23 października 2009 r. o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów (DzU nr 216, poz. 1676 ze zm.), która ma ułatwiać życie zarówno przedsiębiorcom, jak i samym urzędnikom.

Wystarczy poświadczenie

Zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć jego odpis, jeżeli zgodność tego dokumentu z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym. Zgodnie bowiem z art. 194a § 3 ordynacji podatkowej zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez występującego w sprawie profesjonalnego pełnomocnika ma charakter dokumentu urzędowego.

Poświadczenie powinno zawierać podpis pełnomocnika będącego adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym, datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, zaś na żądanie – również godzinę dokonania czynności.

Tak wynika z przepisów poszczególnych ustaw korporacyjnych, w tym z art. 41 ust. 4 ustawy z 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym (tj. DzU z 2011 r. nr 41, poz. 213). Dokument zawierający cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia) powinien je mieć wskazane w tym poświadczeniu.

Jedynie wtedy, gdy jest to uzasadnione okolicznościami sprawy (np. nieczytelność odpisu, kwestionowanie jego wiarygodności), organ podatkowy powinien zażądać od strony przedłożenia oryginału dokumentu. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy kopię dokumentu poświadczył pełnomocnik, jak również sytuacji, gdy uczynił to notariusz.

Wyjątek ten nie może być jednak interpretowany rozszerzająco, bo wtedy traci swój charakter, przeczy celowi nowych przepisów, wydłuża postępowanie, może też być źródłem nadużyć i patologii. Celem obowiązujących od ponad dwóch lat przepisów jest odformalizowanie procedur i ułatwienie działania profesjonalnym pełnomocnikom m.in. w postępowaniu podatkowym.

Chodzi o to, aby nie trzeba było wozić ton oryginalnych dokumentów z siedziby przedsiębiorcy do siedziby organu podatkowego. Nie jest to bowiem ani praktyczne, ani bezpieczne. Ponadto nierzadko oryginalne dokumenty trafiają do akt podatkowych (a potem sądowych) na kilka lat albo strony ponoszą duże koszty finansowe i czasowe na zdobycie notarialnych uwierzytelnień lub urzędowych odpisów.

Wadliwa praktyka

Z ułatwienia mogliby korzystać zwłaszcza ci podatnicy, którzy zatrudniają profesjonalnych pełnomocników wykonujących zawody zaufania publicznego. Jest jednak inaczej. Z wyjątkowej możliwości żądania oryginałów dokumentów w szczególnie uzasadnionych przypadkach czyni się ogólną zasadę. Organy podatkowe nie dość, że ignorują przepisy ułatwiające życie podatnikom, to tak naprawdę kwestionują też wiarygodność zawodów notariusza, adwokata, doradcy podatkowego czy radcy prawnego.

Najlepszym rozwiązaniem byłaby dobrowolna zmiana praktyki organów podatkowych. Tu jednak jesteśmy pesymistami. Inna możliwość to poprawienie przepisów przez ustawodawcę i wprowadzenie obowiązku wydawania postanowień (z uzasadnieniem) o konieczności przedstawiania oryginałów. Obecnie bowiem wezwanie do przedstawienia oryginalnych dokumentów jest mniej sformalizowane (art. 155 ordynacji podatkowej), przez co jego zasadność trudno poddawać kontroli organów wyższej instancji.

—Andrzej T. Prelicz doradca podatkowy w kancelarii Prelicz & Szymańska, ekspert BCC

—Michał Kosiarski aplikant radcowski w kancelarii Sikora & Sikora