Tylko zaliczenie na poczet należności za towar czy usługę może spowodować obowiązek rozliczenia podatku.
- Prowadzę pracownię krawiecką, która zajmuje się projektowaniem i szyciem sukni ślubnych i wizytowych. Pobieram od klientów kaucje pieniężne, które zabezpieczają zapłatę całości lub części należności z tytułu zamawianych towarów. W dniu przyjęcia zamówienia na dany projekt klient płaci gotówkowo lub bezgotówkowo część należności, która jest kaucją gwarancyjną.
W dacie odbioru zamówionego towaru kaucja jest – według wyboru klienta – zwracana lub zaliczana na poczet ceny za suknię. Gdy zamówiony wyrób krawiecki nie zostanie odebrany przez klienta w terminie trzech miesięcy, kaucja przepada i jest wtedy traktowana jako odszkodowanie, które nie podlega VAT. Czy taki sposób rozliczenia pobranych kaucji jest prawidłowy?
– pyta czytelniczka.
Przepisy o VAT nie zawierają definicji kaucji. Według Słownika Języka Polskiego PWN (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2005) kaucja oznacza sumę pieniężną złożoną jako gwarancja dotrzymania zobowiązania. Stanowi ona odszkodowanie w razie niedopełnienia zobowiązania.
Cechą charakterystyczną kaucji jest to, że może być wykorzystana tylko w ściśle określonym przypadku, tj. w razie niedopełnienia zobowiązania. Kaucja ustanawiana jest więc na wypadek, gdyby strona umowy, która ją złożyła, nie wywiązała się z niej. Wówczas druga strona umowy może zaspokoić się ze złożonej kaucji.
Co do zasady kaucja nie jest zaliczana na poczet ceny i podlega zwrotowi po zrealizowaniu warunków umowy. Nie jest to otrzymanie części należności, a zatem nie można uznać jej ani za zaliczkę, ani za zadatek, ani tym bardziej za przedpłatę lub ratę. Kaucja otrzymana przez przedsiębiorcę (podatnika VAT), zabezpieczająca wykonanie umowy, nie jest więc obrotem w rozumieniu art. 29 ust. 1 i 2 ustawy o VAT i nie podlega opodatkowaniu. Nie można zatem udokumentować jej fakturą. Nie ewidencjonuje się też jej za pomocą kasy fiskalnej (gdy wpłaca ją osoba prywatna). Nie należy jej wykazywać w ewidencji VAT ani sporządzanej na jej podstawie deklaracji.
Niemniej w określonych umową przypadkach przedsiębiorca może zatrzymać kaucję. Wówczas pełni ona funkcję kary umownej (odszkodowania), zaś kary umowne i odszkodowania nie podlegają opodatkowaniu. Tak też uznała Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 28 grudnia 2011 r. (IPPP1/443-1653/11-2/Igo): „zatrzymanie kaucji gwarancyjnej na poczet kary umownej stanowi rekompensatę finansową dla podatnika, jako strony dotkniętej niewykonaniem umowy i nie wiąże się ze spełnieniem świadczenia wzajemnego przez stronę otrzymującą karę.
Zatem kary umowne pełniące funkcję odszkodowawczą (rekompensacyjną) za poniesione straty nie mieszczą się w katalogu czynności podlegających opodatkowaniu wymienionych w art. 5 ust. 1 ustawy o VAT i tym samym nie podlegają opodatkowaniu (...)”.
Gdy kaucja, w wyniku postanowień stron umowy, zostanie zaliczona na poczet ceny z tytułu dostawy towaru (sukni ślubnej lub wizytowej), będzie w istocie częścią ceny, a więc obrotem w rozumieniu art. 29 ust. 2 ustawy o VAT. Zaliczenie kaucji na poczet wynagrodzenia powoduje powstanie obowiązku podatkowego.
Jeśli zaliczenie nastąpiło przed wydaniem towaru, to wówczas należy uznać, że sprzedawca otrzymał zaliczkę, która podlega VAT. Dla otrzymanej zaliczki powstaje obowiązek podatkowy. Jeśli natomiast zaliczenie nastąpiło w dniu wydania towaru lub później, to fakt ten nie powoduje powstania obowiązku podatkowego z tytułu przekształcenia kaucji w zapłatę. Obowiązek podatkowy powstanie natomiast dla wykonanej dostawy towaru.
Przykład
Pracownia krawiecka 5 marca 2012 r. otrzymała zamówienie na zaprojektowanie i wykonanie sukni ślubnej. Tego samego dnia zamawiający wpłacił kaucję gwarancyjną w wysokości 30 proc. wartości zamówienia.
Kaucja zabezpiecza wykonanie zobowiązania przez zamawiającego. Ustalono, że suknia będzie gotowa do odbioru 30 marca. 20 marca podczas przymiarki sukni ślubnej strony postanowiły, że kaucja gwarancyjna zostanie zaliczona na poczet ceny za towar.
Tego dnia kaucja przekształciła się więc w zaliczkę na poczet dostawy towaru. Obowiązek podatkowy powstał 20 marca. Sprzedawca powinien udokumentować otrzymanie zaliczki w kasie fiskalnej i ewentualnie wystawić fakturę VAT – jeśli klient (osoba fizyczna) zwróci się z takim żądaniem.
Kaucja może być zaliczona na poczet ceny także w dniu dostawy towaru lub po jej dokonaniu. W takim przypadku obowiązek podatkowy powstanie zgodnie z art. 19 ust. 1 i 4 ustawy o VAT, czyli w dniu wydania towaru lub ewentualnie w dniu wystawienia faktury VAT, nie później jednak niż w siódmym dniu, licząc od dnia wydania towaru – jeśli dostawa powinna być potwierdzona fakturą.
