Zdarza się, że w trakcie postępowania podatkowego firma zmienia siedzibę lub podatnik się przeprowadza. Co wtedy z pismami z urzędu skarbowego? Trzeba o zmianie adresu poinformować urzędników. Niestety, niektórzy podatnicy liczą, że jeśli nie przekażą takiej informacji, zyskają na czasie i np. decyzję podatkową określającą kwotę podatku do zapłaty dostaną znacznie później.

Takie zachowanie może jednak przynieść więcej szkody niż pożytku. To dlatego, że art. 146 ordynacji podatkowej nakłada na stronę (a także jej przedstawiciela lub pełnomocnika) obowiązek zawiadomienia o zmianie  adresu (w tym poczty e-mail, jeśli podatnik wniósł o zastosowanie takiego sposobu doręczania albo wyraził na to zgodę). Zawiadomienie to powinno wskazywać nowy adres do doręczeń w sposób jednoznaczny, a nie dorozumiany (wyrok WSA we Wrocławiu z 11 lutego 2009 r., I SA/Wr 879/08).

W razie zaniedbania tego obowiązku pismo przesłane pod dotychczasowy adres zostanie uznane za skutecznie doręczone.

Jeśli zatem strona nie dopełni obowiązku i nie powiadomi organu podatkowego o zmianie adresu, „to tym samym nie może powoływać się na niedoręczenie jej pism z organu podatkowego, bowiem uznaje się je za doręczone pod dotychczasowym adresem” (wyrok WSA w Poznaniu z 13 maja 2009 r., I SA/Po 255/09).

Przy czym, na co zwrócił uwagę NSA w wyroku  z 19 maja 2011 r. (I FSK 152/10), niepowiadomienie organu podatkowego o zmianie adresu do doręczeń, wbrew obowiązkowi wynikającemu z art. 146 § 1 ordynacji podatkowej, przy jednoczesnym złożeniu u operatora pocztowego dyspozycji o przekierowywaniu korespondencji na nowy adres, nie świadczy o braku winy w uchybieniu terminowi do złożenia np. zażalenia lub odwołania.

Wskazane zasady stosuje się również do osób prawnych i jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej.

Co decyduje przy ocenie, czy przesyłka została wysłana na właściwy adres? Zdaniem WSA w Warszawie jest to data nadania przesyłki przez organ orzekający (wyrok z 10 lutego 2005 r., V SA/Wa 4387/03).

WSA w Bydgoszczy stwierdził jednak, że nie można mówić o zaniedbaniu obowiązku określonego w art. 146 § 1 op, jeżeli podmiot zawiadomił organ podatkowy o zmianie adresu po dniu ekspedycji pisma, a przed dniem dotarcia tego pisma pod poprzedni adres”. W takiej sytuacji obowiązkiem organu podatkowego jest powtórne wysłanie pisma pod zmieniony adres.

Obowiązek zawiadomienia organu o zmianie adresu trwa do chwili doręczenia stronie ostatecznej decyzji” (wyrok z 4 grudnia 2007 r., I SA/Bd 711/07). Również WSA w Opolu stwierdził, że organ podatkowy jest zobowiązany powtórnie wysłać pismo pod zmieniony adres, gdy strona powiadomiła go o nowym adresie już po dniu ekspedycji pisma, ale przed jego dotarciem pod poprzedni adres (wyrok z 24 października 2007 r., I SA/Op 208/07).