Kaucje i kary umowne bez VAT

• Zajmuję się handlem materiałami budowlanymi oraz świadczeniem usług budowlano-remontowych. Część moich klientów to osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Zawierając z nimi umowy, pobieram kaucje na  zabezpieczenie ich realizacji. Kaucja zwracana jest po  wykonaniu usługi lub po odbiorze towaru. Jeżeli klient nie odbierze towaru lub odstąpi od umowy, kaucja zostaje zatrzymana. Czy pobieraną kaucję muszę ewidencjonować w kasie fiskalnej? Czy powinienem wystawiać fakturę?

– pyta czytelnik.

Kaucja to suma pieniężna złożona jako gwarancja dotrzymania zobowiązania. Zabezpiecza prawidłową realizację umowy. W razie niewypełnienia zobowiązania zmienia się w odszkodowanie.

Cechą charakterystyczną kaucji jest to, że może zostać wykorzystana tylko w jednym przypadku, tj. niewywiązania się z umowy. W momencie jej pobrania sprzedawca nie może wykorzystać pobranych środków. Kaucja zasadniczo nie jest zaliczana na poczet ceny. Po prawidłowym wykonaniu umowy jest zwracana.

To nie sprzedaż...

Pobranie kaucji jest neutralne podatkowo. Nie ewidencjonuje się jej za pomocą kasy rejestrującej. Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT w kasie fiskalnej ewidencjonuje się sprzedaż, czyli – co do zasady – odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium Polski.

Czynności te podlegają VAT. Kaucja nie jest ani dostawą towaru, ani świadczeniem usług. Pobranie kaucji gwarancyjnej nie spełnia definicji sprzedaży. Aby dana czynność (dostawa towarów czy też usług) podlegała VAT, musi istnieć bezpośredni związek między świadczoną usługą (dostawą) i  otrzymanym świadczeniem wzajemnym (zapłatą). VAT obejmuje tylko takie kwoty pieniężne, które są należnym wynagrodzeniem za wykonanie świadczenia. Kaucja tego warunku nie spełnia.

...ani nie zaliczka

Kaucja nie jest zaliczana na poczet ceny i podlega zwrotowi po wypełnieniu warunków umowy. Nie jest zatem ani całością, ani częścią należności. Kaucji nie można też traktować jako zaliczki, zadatku czy też przedpłaty lub raty. Pobranie tych ostatnich wiąże się z przekazaniem kontrahentowi środków pieniężnych do jego dyspozycji (skutkuje zarówno powstaniem obowiązku podatkowego w  VAT, jak i obowiązkiem zarejestrowania w kasie).

Kaucji natomiast, w związku z tym że nie podlega zaliczeniu na poczet ceny sprzedaży, nie rejestruje się za pomocą kasy. Środki pieniężne pobrane tytułem zabezpieczenia realizacji umowy nie są obrotem w rozumieniu art. 29 ust. 1 ustawy o VAT. Tym samym pobranie kaucji nie może być dokumentowane fakturą.

Przykład

Przedsiębiorca podpisał umowę na wykonanie elewacji w domu jednorodzinnym z prywatnym inwestorem.

Na poczet robót pobrał kaucję w kwocie 6000 zł. Nie jest ona opodatkowana VAT, zatem nie powinna być dokumentowana fakturą.

Pomimo że nabywcą usług jest osoba nieprowadząca działalności gospodarczej, nie ma podstaw prawnych do wydania paragonu fiskalnego.

Zaliczenie na poczet odszkodowania...

Odstąpienie od umowy przez klienta pozwala sprzedawcy na zaspokojenie ze złożonej kaucji. Niemniej w dacie, w której kaucja przepada na poczet sprzedawcy, również nie rejestruje się jej w kasie fiskalnej ani nie dokumentuje fakturą VAT.

Strony umowy mogą zastrzec, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna). Zainkasowana na skutek niedopełnienia postanowień umowy kaucja gwarancyjna nie jest obrotem. Pełni ona funkcję odszkodowawczą (rekompensacyjną) za  poniesione straty.

Wszelkiego rodzaju kary umowne nie podlegają VAT.

Przykład

Firma deweloperska zajmuje się sprzedażą lokali mieszkalnych. Z klientami pod- pisywana jest umowa rezerwacyjna, będąca podstawą do zainkasowania od nabywcy kaucji gwarancyjnej.

Kaucja może być zatrzymana przez sprzedawcę na poczet odszkodowania (kary umownej), gdy do odstąpienia od zakupu lokalu doszło z winy klienta.

Kara umowna z tytułu anulowania umowy przedwstępnej ma charakter sankcyjny, zadośćuczynienia za szkodę oraz utracone korzyści związane z rezerwacją danej nieruchomości na rzecz nabywcy i wyłączeniem jej z oferty sprzedaży. Zaliczenie kaucji na poczet odszkodowania nie rodzi żadnych skutków w VAT.

...lub na poczet ceny

Gdyby po wykonaniu usługi czy sprzedaży towaru kaucja została zaliczona na poczet ceny, wówczas powstałby zarówno obowiązek podatkowy w VAT, jak i obowiązek rejestracji za pomocą kasy.

W momencie zaliczenia zabezpieczenia gwarancyjnego na poczet ceny dojdzie do sprzedaży, czyli odpłatnej dostawy lub odpłatnego świadczenia. Może tak być, np. gdy strony umowy zastrzegą, że kaucja zostanie zaliczona na poczet wynagrodzenia w przypadku nieuregulowania płatności w wyznaczonym terminie. Wówczas w momencie zatrzymania kaucji przekształci się ona w zapłatę za nieuregulowaną fakturę.

Gdy wpłacona kaucja zostanie zaliczona, zgodnie z postanowieniami stron, na poczet należności, to staje się obrotem. Zatem w momencie, w którym przestaje spełniać swoją funkcję, będzie rodzić obowiązek zapłaty VAT. Obowiązek podatkowy powstaje przy tym na zasadach i w terminach przewidzianych w ustawie o VAT.

Przykład

Przedsiębiorca zawarł z prywatnym inwestorem umowę na wykonanie robót budowlanych. Dla zabezpieczenia wykonania umowy inwestor został zobowiązany do wpłaty kaucji gwarancyjnej.

Umowa zakłada, że w razie zwłoki w wypłacie należnego wynagrodzenia za wykonane roboty sprzedawca zatrzyma otrzymaną kaucję gwarancyjną jako zapłatę za wykonaną usługę. W momencie pobrania kaucji nie powstanie obowiązek podatkowy w VAT. Kaucja nie jest ewidencjonowana za pomocą kasy.

Z chwilą zatrzymania kaucji i zaliczenia jej na poczet ceny sprzedaży powstanie obowiązek rozliczenia VAT. Jeżeli stanie się to w terminie 30 dni od wykonania robót, wówczas obowiązek podatkowy powstanie w dacie zatrzymania środków pieniężnych. Jeżeli zatrzymanie kaucji nastąpi po tej dacie, to sam fakt

zatrzymania nie rodzi obowiązku podatkowego w VAT. Wynika to z tego, że obowiązek ten z mocy ustawy powinien być rozpoznany 30 dnia od dnia wykonania usługi, niezależnie od tego że zapłata jeszcze nie została zrealizowana. W tych samych terminach czynność powinna być zewidencjonowana za pomocą kasy.

Jeżeli obowiązek podatkowy w VAT powstaje na szczególnych zasadach, wówczas ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kasy rejestrującej powinno się odbywać z chwilą sprzedaży, nie później jednak niż w momencie powstania obowiązku podatkowego.

Ewidencjonowanie obrotu w terminie innym niż moment powstania obowiązku podatkowego prowadziłoby do niezgodności prowadzonej ewidencji z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych oraz mogłoby skutkować nieprawidłowym sporządzeniem deklaracji podatkowej i błędnym ustaleniem należnego zobowiązania w VAT za dany okres rozliczeniowy.

Gdyby kaucja została zaliczona na poczet przyszłej ceny przed wykonaniem usługi lub przed sprzedażą towaru, to obowiązek podatkowy powinien być wykazany na zasadach przewidzianych dla pobrania części ceny, zaliczki, zadatku lub przedpłaty.

Przykład

Firma budowlana ustaliła następujące zasady sprzedaży robót budowlanych. Przed przystąpieniem do wykonania usług pobierana jest kaucja gwarancyjna. Jeżeli klient odstąpi od umowy, kaucja zostaje zatrzymana na poczet kary umownej.