Prowadzisz firmę w mieszkaniu, zalicz czynsz do kosztów

Organy podatkowe zgodne są co do tego, że jeśli dom lub lokal mieszkalny wykorzystywany jest w działalności gospodarczej, to w takim zakresie, w jakim służy potrzebom firmy, wydatki związane z jego eksploatacją mogą być kosztem uzyskania przychodów. Przykładem jest interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 25 marca 2011 (IBPBI/1/415-1302/10/KB). Podatnik pytał, czy wydatki związane z utrzymaniem mieszkania wykorzystywanego w działalności gospodarczej mogą być kosztem. Izba się na to zgodziła.

W odpowiedniej proporcji...

Podatnicy muszą jednak pamiętać, że gdy na potrzeby firmy wykorzystują tylko część mieszkania (np. jeden pokój), nie zaliczą do kosztów wydatków związanych z utrzymaniem całości. Takiej możliwości nie ma. Odliczenie będzie przysługiwało, ale tylko proporcjonalne.

Zwróciła na to uwagę Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 2 lutego 2010 (ITPB1/415-838/09/PSZ). Czytamy w niej: „koszty utrzymania mieszkania, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu w takiej części, w jakiej przypadają bezpośrednio na  prowadzoną działalność gospodarczą. Jednym ze sposobów ustalenia tej części wydatków, która dotyczy prowadzonej działalności gospodarczej, jest zastosowanie do obliczeń wskaźnika udziału powierzchni zajmowanej na działalność gospodarczą do  całej powierzchni lokalu".

W praktyce wygląda to tak, że podatnik musi ustalić, jaki jest udział części mieszkania przeznaczonej na firmowe potrzeby w powierzchni ogółem. Gdy ustali już ten współczynnik, to według niego rozliczy opłaty za czynsz i media.

Przykład

Załóżmy, że pan Adam wykorzystuje część swojego 100-metrowego mieszkania w działalności gospodarczej. Na potrzeby firmy zajmuje dwa pokoje (30 mkw.). Musi ustalić udział procentowy powierzchni zajętej na działalność w powierzchni ogólnej. Powinien zatem przeprowadzić nieskomplikowane działania matematyczne:

(30 mkw. : 100 mkw.) x 100 proc. = 30 proc.

Przyjmując, że miesięczny czynsz to 1000 zł a rachunki za prąd wynoszą 260 zł, do kosztów podatkowych będzie mógł zaliczyć 30 proc. tych opłat, czyli 378 zł. Wynika to z następującego wyliczenia:

1000 zł x 30 proc. = 300 zł

260 zł x 30 proc. = 78 zł

300 zł + 78 zł = 378 zł

...lub według wskazań licznika

Taki sposób ustalania opłat w pewnych sytuacjach może być mało korzystny, bo np. rodzaj prowadzonej działalności powoduje duże zużycie prądu. Wtedy lepiej rozliczać je według wskazań licznika. Tyle że aby fiskus tych rozliczeń nie zakwestionował, najlepiej będzie zainstalować podlicznik w pomieszczeniach wykorzystywanych na cele firmowe i wydatki rozliczać według  jego wskazań.

Przy telefonie ważne są billingi

W inny sposób trzeba będzie rozliczać opłaty za telefon. Będą one kosztem podatkowym w całości, gdy telefon będzie zarejestrowany na firmę i wykorzystywany wyłącznie do wykonywania połączeń firmowych. Trudno jednak wyobrazić sobie, aby podatnik, który na działalność gospodarczą wykorzystuje tylko część mieszkania, rejestrował telefon na firmę i nie prowadził z niego rozmów prywatnych. W tej sytuacji, aby prawidłowo rozliczyć wydatki, trzeba zamówić billing rozmów i na jego podstawie wyodrębnić rozmowy firmowe i prywatne. Natomiast abonament telefoniczny – będący stałą opłatą za możliwość korzystania z telefonu i obciążający dysponenta numeru – nie będzie kosztem, gdy telefon zarejestrowany będzie na osobę prywatną. W takiej sytuacji organy podatkowe pozbawiają podatników możliwości zaliczenia opłat za abonament do kosztów podatkowych. Twierdzą bowiem, że abonament byłby ponoszony przez właściciela, niezależnie od tego czy prowadzi w mieszkaniu działalność gospodarczą czy nie (tak np. postanowił Urząd Skarbowy Poznań-Winogrady w interpretacji z 22 września 2004, DG-I/005/22/04). W kosztach wolno uwzględnić abonament tylko wtedy, gdy telefon będzie zarejestrowany na firmę.

Podobnie jest z telefonami komórkowymi. Opłaty związane z ich użytkowaniem będą kosztem w pełnej wysokości, tylko gdy telefon zarejestrowany jest na firmę.

Rozliczając opłaty za telefon, podatnik odliczy również VAT (ale tylko od rozmów służbowych i od abonamentu przy telefonie firmowym), jeśli ma fakturę, która jest wystawiona na niego i jest on czynnym podatnikiem VAT.

Koszty trzeba udokumentować

Gdy podatnik prowadzi działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu, przy zaliczaniu wydatków do kosztów podatkowych musi pamiętać o odpowiednim ich udokumentowaniu (i to zarówno przy  rozliczaniu rozmów telefonicznych, jak i opłat za media czy czynsz). W tym celu powinien sporządzić dowód wewnętrzny (stosownie do przepisów rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, DzU nr 152, poz. 1475 ze zm.). Robi to na podstawie faktury za telefon czy np. prąd a przy czynszu za mieszkanie np. na podstawie książeczki opłat czy uchwały wspólnoty dotyczącej opłat.

Dowód wewnętrzny to dokument zaopatrzony w datę i podpisy osób, które bezpośrednio poniosły wydatki, określający przy zakupie nazwę towaru i ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych wypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość wydatku.

Czasem według wyższej stawki

Podatnik, który zajmuje część budynku na działalność gospodarczą, powinien liczyć się z tym, że będzie musiał od tej części zapłacić podatek od nieruchomości według wyższej stawki, właściwej dla nieruchomości wykorzystywanych na cele firmowe. Wynika tak z ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 95, poz. 613 ze zm.). Stawki podatku ustala rada gminy. Nie mogą one jednak przekroczyć w tym roku 0,67 zł od mkw. – przy budynkach mieszkalnych, i 21,05 zł od mkw. – przy budynkach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Z punktu widzenia podatnika istotne jest jednak to, że sam fakt prowadzenia w części mieszkania działalności gospodarczej nie oznacza jeszcze, że zostało ono na tę działalność zajęte. Nie wynika to wprawdzie z przepisów. Orzecznictwo jest jednak zgodne co do tego, że opodatkowanie budynku mieszkalnego (lub jego części) inną stawką podatku od nieruchomości, właściwą dla budynków związanych z działalnością gospodarczą, będzie odpowiednie tylko wtedy, gdy budynek ten (lub jego część) zostanie faktycznie zajęty na prowadzenie działalności gospodarczej. Przykładem jest wyrok NSA z 22 lipca 2009 (II FSK 460/08). O zajęciu części budynku mieszkalnego na prowadzenie działalności gospodarczej można mówić jedynie wtedy, gdy zostanie ona rzeczywiście przeznaczona do prowadzenia takiej działalności z wyłączeniem funkcji mieszkalnych i innych związanych z zamieszkiwaniem w budynku. Konieczne jest zatem ustalenie bezpośredniego związku między częścią budynku mieszkalnego i rodzajem wykonywanej przez podatnika działalności.

Z punktu widzenia podatnika istotne jest również to, że zapłacony podatek  od nieruchomości można uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu.

Oczywiście, podobnie jak w przypadku pozostałych wydatków, tylko od tej części nieruchomości, która jest wykorzystywana na potrzeby działalności gospodarczej.

Czytaj też artykuły:

Zobacz więcej w serwisie:

Koszty

»

Co można wrzucić w koszty