Straty w wyniku kradzieży to koszt firmy

Co do zasady takie straty są kosztem uzyskania przychodu – zarówno w świetle przepisów [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?n=1&id=346580]ustawy o PIT[/link], jak i [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]o CIT[/link]. Co do tego nie mają wątpliwości ani sądy administracyjne, ani przedstawiciele fiskusa.

Nie bez znaczenia jest też konstatacja, że w bliźniaczych, negatywnych katalogach kosztów zawartych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT i w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, w których wymienia się m.in. niektóre straty, nie wskazano strat powstałych w środkach obrotowych. Zatem są one kosztem podatkowym, choć pod pewnymi warunkami.

Problemy pojawiają się, gdy przychodzi do konkretów. Świadczy o tym liczba indywidualnych interpretacji przepisów podatkowych, a także spore orzecznictwo sądowe dotyczące zaliczania tego rodzaju strat w ciężar kosztów firmy.

Z problemem kradzieży środków obrotowych (towarów handlowych) borykają się zwłaszcza przedsiębiorcy prowadzący działalność handlową – detaliczną i hurtową. Takie kradzieże są praktycznie nie do wyeliminowania, mimo podejmowania przez przedsiębiorców starań o ich zminimalizowanie. Dotyczy to zwłaszcza kradzieży sklepowych.

[srodtytul]Poza definicją kosztów [/srodtytul]

Straty nie mieszczą się zasadniczo w pojęciu kosztów zdefiniowanym w art. 22 ustawy o PIT i art. 15 ustawy o PIT. Zdarzenie bowiem wywołujące szkodę nie służy ze swej istoty osiągnięciu przychodu ani zachowaniu czy zabezpieczeniu źródła przychodu. Są jednak straty, które w toku działalności gospodarczej są nieuniknione. I tylko takie mogą być zaliczone w koszty.

Pewne ogólne wskazówki w tym zakresie wyczytać można zwłaszcza z [b]wyroku WSA w Łodzi z 5 marca 2009 r. (I SA/ Łd 1470/08)[/b]. Interpretacja będąca przedmiotem jego osądu dotyczyła właśnie kradzieży towarów handlowych przez pracownika spółki z o.o.

WSA uznał straty wywołane kradzieżami środków obrotowych za uboczny element działania podatnika dążącego do osiągnięcia przychodu. Skoro więc można zaliczyć w koszty wydatki związane z działaniami podejmowanymi w celu osiągnięcia przychodu – tłumaczył – to można tak potraktować również te straty.

Z uzasadnienia wyroku wynika, że kosztem są w zasadzie tylko straty niemożliwe do uniknięcia mimo podejmowanych w tym zakresie aktów staranności. Charakter kosztowy mają bowiem – zdaniem WSA – tylko te straty, które:

- są rzeczywiste,

- nie powstały z winy podatnika, zwłaszcza wskutek jego niedbalstwa, naruszenia przepisów albo braku nadzoru nad pracownikami,

- powstały w zasadzie wskutek zdarzeń nieprzewidywalnych i nieuniknięcia przez podmiot gospodarczy racjonalnie i starannie prowadzący swoje interesy.

Podatnik musi wreszcie wykazać, że poniósł stratę w tych środkach.

[srodtytul]Każdy przypadek indywidualnie [/srodtytul]

Ze względu na wskazane wyżej przesłanki każdy przypadek strat spowodowanych kradzieżami należy rozpatrywać indywidualnie.

Podatnik musi przede wszystkim wykazać, że poniósł wydatki na nabycie środków obrotowych, w tym towarów handlowych, które utracił wskutek kradzieży, oraz że był to koszt celowy i racjonalny z punktu widzenia wiedzy o związkach przyczynowo-skutkowych między tym kosztem a przychodem.

Warunkiem zaliczenia strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania jest ocena konkretnego zdarzenia. WSA w Łodzi potwierdził, że musi ona obejmować: 

- całokształt prowadzonej działalności,

- okoliczności, w których straty powstały,

- formę dokumentowania strat, np. protokół opisujący zdarzenie uzupełniony o protokół organów ścigania.

Taką okolicznością jest to, czy straty, w tym wskutek kradzieży, nie powstały z winy podatnika. Czy stosowane przez niego procedury kontrolne i nadzorcze były odpowiednie?

Czy środki podejmowane w celu zapobieżenia kradzieżom były wystarczające? Jak szybko wykryto kradzieże, jaka była skala strat nimi spowodowanych?

[srodtytul]Jak dokumentować [/srodtytul]

Właśnie sposób ich dokumentowania bywa przedmiotem sporu między przedsiębiorcami a przedstawicielami fiskusa. Kwestia ta budzi mniej wątpliwości w razie poważniejszych kradzieży, gdy w sprawę angażowana jest policja czy firma ubezpieczeniowa.

Inaczej rzecz się ma z kradzieżami sklepowymi, zwłaszcza w dużych supermarketach. Ostateczny rozmiar strat poniesionych wskutek takich kradzieży wynika dopiero ze spisu inwentaryzacyjnego. W takich wypadkach zgłaszanie kradzieży na policji nie ma sensu ze względu na upływ czasu i brak możliwości ustalenia okoliczności kradzieży i jej sprawców.

Z reguły nie wchodzi też w rachubę powołanie się na dokumenty firmy ubezpieczeniowej. Ubezpieczenie od kradzieży nie jest obowiązkowe, a polisy oferowane przez firmy ubezpieczeniowe obejmują kradzieże z włamaniem; „zwykłych” kradzieży nie obejmują.

Dlatego wystarczającą podstawą do zaliczenia strat spowodowanych takimi kradzieżami w ciężar kosztów – jeśli firma zachowała należytą staranność, aby ich uniknąć – są dokumenty inwentaryzacyjne. Muszą one jednak szczegółowo identyfikować brakujący towar (nazwa, cena, ilość), a w sporządzonych protokołach inwentaryzacyjnych należy wyjaśnić przyczynę powstania niedoborów.

[srodtytul]Nie zawsze zgłaszamy na Policję [/srodtytul]

[b]WSA w Warszawie w wyroku z 18 marca 2004 r. (III SA 1996/02)[/b], dotyczącym kradzieży w wielkopowierzchniowym supermarkecie, potwierdził, że w przypadku kradzieży sklepowych nie można uzależniać prawa do zaliczenia w koszty strat spowodowanych kradzieżami sklepowymi od potwierdzenia zgłoszenia kradzieży policji. Wynika z niego, że wystarczy udokumentowanie niedoborów inwentaryzacyjnych w sposób zgodny z przepisami o rachunkowości.

Chodzi o art. 27 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=C4D974F1FF1A718DEDF174AA6983D419?n=1&id=324433&wid=347265]ustawy o rachunkowości[/link], który nakazuje przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, a ujawnione w jej toku różnice między stanem rzeczywistym a wykazanym w księgach rachunkowych wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.

WSA we wskazanym wyroku zaznaczył, że ustawa podatkowa (chodziło o CIT, ale to samo dotyczy PIT) nie wymaga zachowania jakiejś szczególnej formy czy potwierdzenia dokumentów. Brak w niej podstaw do uznania za koszty wyłącznie strat udokumentowanych protokołami szkód potwierdzonymi przez policję. Protokół policji mógłby zresztą dokumentować tylko zgłoszenie kradzieży, a nie jej okoliczności czy rodzaj i ilość skradzionych towarów.

WSA jednocześnie zastrzegł, że ocena przedstawionych przez podatnika twierdzeń i dowodów, w tym dokumentów i ich zgodności z rzeczywistością, należy do kompetencji organów podatkowych.