Faktura to za mało, aby usługę ująć jako koszt

Ani [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=FC20E722F11E6FF508E2BB18D9F5792E?id=346580]ustawa o PIT[/link], ani też [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawa o CIT[/link] nie definiują pojęcia usług o charakterze niematerialnym. Przyjęło się, że są to świadczenia, których przedmiotem jest wiedza i umiejętności. Chodzi przede wszystkim o usługi doradcze, księgowe, reklamowe, prawne, badania rynku, zarządzania oraz inne o podobnym charakterze.

[srodtytul]Potwierdzenie wykonania usługi[/srodtytul]

Problemem jest to, że ich rezultaty są trudne do zmierzenia. Trudno więc prawidłowo udokumentować, że zostały wykonane.

Żadne przepisy nie nakładają na podatnika obowiązku posiadania pisemnych, namacalnych wyników nabywanych usług o charakterze niematerialnym. Dowody takie mogą jednak okazać się pomocne w razie ewentualnego sporu z organami podatkowymi.

Jak wynika z praktyki, często nie uznają one za wystarczające przedstawienia tylko umów, faktur i dokumentów potwierdzających zapłatę. Ich zdaniem potrzebne są jeszcze inne jednoznaczne i niepowtarzalne dowody na to, że dane zdarzenie gospodarcze faktycznie wystąpiło.

[srodtytul]Szczegółowa umowa[/srodtytul]

Firma zamawiająca usługę o charakterze niematerialnym powinna przede wszystkim zadbać o pisemną umowę. Trzeba w niej precyzyjnie zdefiniować zakres świadczonych usług i określić sposób rozliczenia i płatności.

Dobrze jest gromadzić również inne dokumenty, które mogą pomóc w udowodnieniu, że dana usługa faktycznie została wykonana. Mogą to być wszelkie dowody, np. wydane analizy, opinie, raporty, ekspertyzy itd. Pomocna może okazać się również korespondencja z kontrahentem.

Gromadzenie takich dokumentów jest niezmiernie ważne. Jeśli podatnik nie będzie w stanie udowodnić, że usługa została wykonana, to ewentualna kontrola zakwestionuje możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Uzna bowiem, że były to usługi pozorne (czyli takie, które nie zostały wykonane). Konsekwencją będzie nie tylko konieczność dopłaty podatku dochodowego, ale również odsetek za zwłokę. Narazić się można również na niemiłe skutki wynikające z kodeksu karnego skarbowego.

[srodtytul]Drobne błędy bez konsekwencji[/srodtytul]

Podatnik nie powinien być jednak pozbawiony prawa do zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów wyłącznie z powodu wadliwości dokumentu księgowego. Tak wynika z [b]wyroku NSA z 11 czerwca 2008 r. (II FSK 500/07)[/b]. Wyjaśnił on, że o możliwości zaliczenia konkretnego wydatku do kosztów decyduje wyłącznie treść ustawy.

W tym zakresie organy podatkowe nie mogą więc rozstrzygać na podstawie innych przepisów, w tym norm regulujących sposób prowadzenia ksiąg podatkowych. Zdaniem sądu nie istnieje przepis mówiący, że kosztem podatkowym nie jest wydatek udokumentowany wadliwym lub nierzetelnym dowodem księgowym.

Podatnicy mogą powoływać się również na [b]orzeczenie NSA z 3 czerwca 2009 r. (II FSK 242/08)[/b]. Sąd wskazał w nim, że pominięcie wydatku udokumentowanego wadliwym dokumentem księgowym jest niedopuszczalne, chyba że bezsprzecznie stwierdzone zostanie, że taki wydatek w ogóle nie został poniesiony.

[ramka][b]Ciężar dowodowy spoczywa na podatniku[/b]

Z wyroków sądów administracyjnych wynika, że ciężar przeprowadzenia dowodu spoczywa na podatniku. To on musi umieć udowodnić, że wydatek został poniesiony.

Ponadto ma obowiązek dokumentowania wykonania usługi i jej związku z uzyskiwanymi przychodami. Jest to szczególnie ważne przy zakupie usług o charakterze niematerialnym.

Potwierdza to[b] wyrok NSA z 7 grudnia 2007 r. (II FSK 1425/06)[/b].

Sąd stwierdził w nim, że przy takich świadczeniach podatnik musi wykazać, że:

- zostały rzeczywiście wykonane,

- miały na celu uzyskanie przychodu,

- wykonała je firma, na rzecz której poniesiono wydatek. [/ramka]