Po trzech miesiącach nie musisz wystawiać faktury

Problem dotyczy zwłaszcza dużych sieci handlowych, marketów budowlanych czy stacji benzynowych, w tym szczególnie samoobsługowych, gdzie duża skala sprzedaży i liczba klientów powoduje, że wystawienie faktury po upływie określonego czasu staje się dość kłopotliwe.

[srodtytul]Na życzenie osoby fizycznej[/srodtytul]

W przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej sprawa wydaje się prostsza, zasadniczo sprzedaż tę dokumentuje się za pomocą paragonu fiskalnego, a faktura wystawiana jest na żądanie takiej osoby.

Organy podatkowe w większości zgadzają się, że sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury, jeżeli żądanie zostało przedstawione w ciągu trzech miesięcy od wydania towaru [b](zob. np. interpretacje Izby Skarbowej w Katowicach z 5 maja 2009 r., IBPP1/443-187/09/ EA, oraz Izby Skarbowej w Poznaniu z 5 lutego 2009 r., ILPP2/443-1069/08-2/AK)[/b].

Wynika to z art. 87 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=582ECDA0581859658EA2BD1E83B507D8?id=176376]ordynacji podatkowej[/link]. Na jego podstawie, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, na żądanie kupującego, mają obowiązek dokumentowania sprzedaży rachunkami.

Rachunek zasadniczo wystawia się w ciągu siedmiu dni od dnia zgłoszenia żądania, przy czym jeżeli żądanie zostało przedstawione po upływie trzech miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, podatnik nie ma obowiązku jego wystawienia.

[srodtytul]Dokument dla przedsiębiorcy[/srodtytul]

Sprawa komplikuje się, gdy po fakturę po pewnym czasie zgłosi się podatnik VAT. Przede wszystkim pojawia się pytanie, czy i w jakim terminie sprzedawca jest zobowiązany spełnić jego żądanie i po jakim czasie i czy w ogóle będzie miał prawo odmówić wystawienia faktury?

Odpowiadając na pierwsze pytanie, zwróćmy uwagę, że zgodnie z regulacjami [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=17D1F175CBC1000681743E9D550EDE8C?n=1&id=172827&wid=337454]ustawy o VAT[/link], prowadząc sprzedaż na rzecz przedsiębiorców, podatnicy VAT są zobowiązani do wystawiania faktur. Jedynie gdy nabywcą jest osoba fizyczna, fakturę wystawia się na jej żądanie.

Żaden przepis tej ustawy, ani przepisy wykonawcze do niej nie zwalniają z obowiązku wystawienia faktury ze względu na wcześniejsze udokumentowanie sprzedaży paragonem. Należy więc uznać, że zasadniczo wystawienie faktury dokumentującej sprzedaż na rzecz podatnika VAT to obowiązek sprzedawcy, z którego, jak się wydaje, nie zwalnia żaden przepis.

Czy jednak obowiązek ten nie ma żadnego ograniczenia czasowego? Co ma zrobić sprzedawca, gdy klient będący podatnikiem VAT dokonując zakupu, nie określi się jako ten podatnik i żąda jedynie paragonu, a po fakturę zgłasza się po kilku miesiącach? Czy niewystawienie faktury w takim wypadku powoduje naruszenie ustawowego obowiązku?

[srodtytul]Siedmiodniowy termin[/srodtytul]

Zarówno w piśmiennictwie, jak i w interpretacjach organów podatkowych można spotkać opinie, że w tej sytuacji obowiązuje termin wskazany w § 9 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=291169]rozporządzenia ministra finansów regulującego zasady wystawiania faktur[/link], który jest przepisem szczególnym do powołanego wyżej art. 87 ordynacji podatkowej. Na jego podstawie fakturę zasadniczo wystawia się w terminie siedmiu dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Opierając się na tej regulacji, część organów twierdzi, że po upływie wskazanego siedmiodniowego terminu nie ma obowiązku wystawienia faktury na żądanie podatnika VAT, a jej ewentualne wystawienie zależy jedynie od dobrej woli sprzedawcy [b](tak np. interpretacje: Izby Skarbowej w Warszawie, z 22 października 2008 r., IPPP1-443-1616/08-4/RK, oraz naczelnika Urzędu Skarbowego w Tarnobrzegu z 30 marca 2007 r., US05/443-1/07)[/b].

Moim zdaniem zastosowanie tego przepisu rozporządzenia w omawianej sytuacji nie ma uzasadnienia ani w przypadku osób fizycznych, ani podatników VAT.

Zasadniczo bowiem jest on dopełnieniem regulacji nakładających obowiązek wystawiania faktur i ma zdyscyplinować podatników do jego wykonania. Jak potwierdza także część organów podatkowych, przepis ten ma charakter instrukcyjny, a wskazanie w nim siedmiodniowego terminu na wystawienie faktury jest ściśle związane z momentem powstania obowiązku podatkowego przy sprzedaży dokumentowanej fakturą.

Przyjęcie innego poglądu prowadziłoby do wniosku, że teoretycznie każdy sprzedawca nie musiałby już wystawiać faktury, jeżeli nie zrobiłby tego w ciągu siedmiu dni od dnia wydania towaru (wykonania usługi), co jest w sposób oczywisty niezgodne z intencją ustawodawcy.

Podsumowując, moim zdaniem w związku z brakiem szczegółowych uregulowań omawianej kwestii, również w przypadku przedsiębiorców zastosowanie znajdują przepisy ordynacji podatkowej.

W konsekwencji, w odniesieniu do sprzedaży na rzecz podatników VAT udokumentowanej za pomocą paragonu, sprzedawcy nie będą mieli obowiązku wystawienia faktury, jeżeli kupujący nie upomni się o nią w ciągu trzech miesięcy od wydania towaru lub wykonania usługi. Jeśli nie upłynęły owe trzy miesiące, fakturę należy wystawić w ciągu siedmiu dni od dnia zgłoszenia żądania.

[srodtytul]Nie ma obowiązku kontroli[/srodtytul]

Wydaje się, że odmowa wystawienia faktury dla przedsiębiorcy po trzech miesiącach nie powinna rodzić u sprzedawcy negatywnych konsekwencji, o ile ureguluje on podatek należny z tytułu tej sprzedaży we właściwym terminie. Moim zdaniem jednak tylko w sytuacji gdy w momencie zakupu nabywca nie poinformował sprzedawcy, że w danej transakcji występuje jako podatnik VAT.

Należy bowiem zauważyć, że to klient decyduje, czy kupuje prywatnie, czy „na firmę”, o czym powinien w odpowiednim czasie poinformować sprzedawcę. W sklepach o dużej skali sprzedaży trudno wymagać od sprzedawców, którzy zresztą ułatwiają nabywcom uzyskanie odpowiednich dokumentów, np. poprzez tworzenie tzw. punktów fakturowania, każdorazowej weryfikacji ich statusu.

Potwierdziła to [b]Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 28 kwietnia 2010 r. (ILPP2/443-243/ 10-4/MN)[/b], wskazując, że sprzedawca nie ma obowiązku kontroli, czy nabywca prowadzi działalność gospodarczą.

Jak się wydaje, w opinii organów podatkowych jedyną okolicznością zwalniającą sprzedawcę z wystawienia faktury również przed upływem obowiązującego terminu jest niedostarczenie paragonu przez nabywcę.

[srodtytul]Pamiętaj o paragonie[/srodtytul]

Przepisy rozporządzenia w sprawie faktur wymagają bowiem od podatników dołączenia go do kopii faktury dotyczącej sprzedaży udokumentowanej za pomocą tego paragonu. Często jednak zdarza się, że klienci zwracają się po fakturę, ale nie są w stanie dostarczyć otrzymanego wcześniej paragonu.

Część urzędów twierdzi, że jej wystawienie w takim wypadku nie jest możliwe [b](zob. np. interpretacje Urzędu Skarbowego w Białej Podlaskiej z 23 listopada 2005 r., PP/443-87/05, oraz Urzędu Skarbowego w Pile z 31 maja 2005 r., PP/443/ 33/05).[/b]

Przy skrajnym podejściu organów podatkowych wystawienie faktury klientowi, który nie zwrócił paragonu, może zostać uznane za wystawienie jej w sposób wadliwy, co grozi sankcjami karnoskarbowymi >patrz ramka.

Ostatnio pojawiają się jednak opinie przeciwne, organy podatkowe potwierdzają, że nawet gdy nabywca nie dysponuje oryginałem paragonu fiskalnego, a przedstawia inne dowody dokumentujące wykonanie transakcji i gdy istnieje zapis transakcji na kopii rolki oraz w systemie zapisującym transakcje, sprzedawca również może wystawić fakturę [b](np. interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 23 czerwca 2010 r., IPPP2-443-175/10-4/JB/KG).[/b]

[ramka][b]Z winy sprzedawcy[/b]

Co w sytuacji gdy faktura nie została wystawiona z przyczyn leżących po stronie sprzedawcy, tj. gdy nie wystawił on faktury, pomimo że w momencie transakcji miał informacje o tym, że nabywca jest podatnikiem VAT? Przykładowo klienci często spotykają się z odmową wystawienia faktury przy drobnych kwotach transakcji.

Ponadto w obrocie towarowym spotykamy się z tym, że możliwość wystawienia faktury jest zablokowana w systemie do momentu spłaty przez kontrahenta określonego limitu zadłużenia wobec sprzedawcy, a do tego czasu dalsza sprzedaż dokumentowana jest paragonami.