Odpisy aktualizujące pozwalają firmie zapłacić niższą daninę

Przedsiębiorca, któremu kontrahent nie zapłacił za sprzedane towary lub wykonane usługi, ma dwie możliwości zaliczenia wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów. Pierwsza polega na dokonaniu odpisu aktualizującego, druga na udokumentowaniu nieściągalności wierzytelności.

[b]W obu wypadkach ustawodawca wymaga od podatnika przedstawienia dowodów potwierdzających, że występują trudności z uzyskaniem zapłaty.[/b] W stosunku do odpisów aktualizujących są one łatwiejsze do pozyskania, ponieważ wystarczy uprawdopodobnienie nieściągalności. Poza tym przepisy wymieniają tylko przykładowe dowody.

Podatnik może więc przedstawić inne dokumenty o podobnej randze. Odpisanie wierzytelności jako nieściągalnej jest trudniejsze, bo możliwe, tylko gdy przedsiębiorca ma jeden ze ściśle wymienionych dowodów. Warto jednak spróbować sprostać wymogom tej drugiej metody. To dlatego, że dokonanie odpisu aktualizującego to jedynie korzyść czasowa.

Gdy dojdzie do przedawnienia wierzytelności, podatnik musi wartość dokonanego odpisu zaliczyć do przychodów. Po dokonaniu odpisu trzeba więc cały czas monitorować, czy wierzytelność nie uległa już przedawnieniu. Gdy uda się udokumentować nieściągalność, ten problem nie występuje.

Jedynie gdyby się okazało, że zakwalifikowaną do kosztów wierzytelność nieściągalną udało się odzyskać, konieczne będzie zaliczenie jej do przychodów.

[srodtytul]Jak udokumentować nieściągalność[/srodtytul]

Podatnik, który chce zaliczyć nieściągalną wierzytelność do kosztów podatkowych, musi posiadać:

- postanowienie o nieściągalności uznane przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu, wydane przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego,

- postanowienie sądu o oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, lub postanowienie sądu o umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy zachodzi inna okoliczność,

- postanowienie sądu o ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku,

- protokół sporządzony przez podatnika stwierdzający, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.

Najprostsze jest uzyskanie tego ostatniego dokumentu. W ten sposób można jednak odpisać tylko stosunkowo niewielkie sumy. Trzeba też zadbać, aby protokół taki był odpowiednio szczegółowy. Należy w nim oszacować wydatki, które trzeba by ponieść, aby podjąć próbę odzyskania pieniędzy.

[srodtytul]Najczęstsze błędy[/srodtytul]

Warto pamiętać, że [b]wydanie przez sąd postanowienia o ogłoszeniu upadłości obejmującego likwidację majątku dłużnika nie uprawnia do zaliczenia wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów.[/b] Z przepisów wynika, że dopiero postanowienie o ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, może stanowić przesłankę do zaliczenia wierzytelności do kosztów podatkowych.

Ponadto nie można utożsamiać postanowienia o nieściągalności z postanowieniem o umorzeniu postępowania egzekucyjnego. To drugie nie daje prawa do zwiększenia kosztów o nieściągalne wierzytelności. To dlatego, że nie odnosi się ono do majątku dłużnika. Może więc zostać wydane z przyczyn formalnych, jeśli nawet kontrahent posiada wiele aktywów.

[srodtytul]Kiedy wystarczy uprawdopodobnienie[/srodtytul]

Podatnicy mogą również zaliczyć do kosztów odpis aktualizujący wartość należności. Także wtedy trzeba spełnić wiele kryteriów. Przede wszystkim należności musiały wcześniej zostać zaliczone do przychodów. Poza tym odpisy powinny być dokonane zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Nie znaczy to jednak, że nie mogą z tej możliwości korzystać osoby rozliczające się na podstawie księgi przychodów i rozchodów. Istotne jest jedynie, aby wartość należności była aktualizowana przez uwzględnienie prawdopodobieństwa ich zapłaty.

Potwierdza to [b]interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 26 sierpnia 2009 r. (IPPB1/415-425/09-2/JB)[/b]. Stwierdziła ona, że z art. 23 ust. 1 pkt 21 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawy o PIT[/link] nie wynika, że ma on zastosowanie jedynie do podatników prowadzących księgi rachunkowe.

Nie ma bowiem uzasadnienia do różnicowania statusu podatnika wyłącznie z uwagi na rodzaj prowadzonych przez niego urządzeń księgowych. Oznacza to, że jeżeli podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów dokona odpisu aktualizującego wartość należności wyszczególnionej w art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości, którą uprzednio zaliczył do przychodów należnych, a jej nieściągalność uprawdopodobni w sposób przewidziany w art. 23 ust. 3 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawy o PIT[/link], to taki odpis będzie kosztem uzyskania przychodów.

[srodtytul]Trzeba uwzględnić ustawę o rachunkowości[/srodtytul]

Ustawa o rachunkowości mówi, że odpisu zmniejszającego wartość należności dokonuje się w odniesieniu do należności:

- od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości – do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym,

- od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego – w pełnej wysokości należności,

- kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna – do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności,

- stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego – w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania,

- przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców – w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, (w tym także ogólnego).

[b]Niezbędne jest także uprawdopodobnienie nieściągalności w sposób wymagany przez przepisy o podatku dochodowym.[/b] Wskazują one, że warunek ten należy uznać za spełniony, m.in., gdy:

- dłużnik zmarł, został wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość obejmująca likwidację majątku,

- zostało wszczęte postępowanie upadłościowe z możliwością zawarcia układu w rozumieniu przepisów prawa upadłościowego i naprawczego lub na wniosek dłużnika zostało wszczęte postępowanie ugodowe w rozumieniu przepisów o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków,

- wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego,

- wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika na drodze powództwa sądowego.