Jak ustalić przychód, gdy pracownik używa służbowego auta do prywatnych celów

Z jednej strony wynika to – jak wskazują pracodawcy – z braku możliwości precyzyjnego ewidencjonowania tych wartości, z drugiej – z trudności w ustaleniu prawidłowego stanu faktycznego, który byłby podstawą do właściwego określenia zaległości podatkowej.

[srodtytul]To też jest przychód z pracy[/srodtytul]

Art. 12 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawy o PIT[/link], który mówi, co jest przychodem ze stosunku pracy, wskazuje, obok innych przychodów, także:

- wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń,

- świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika,

- wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Biorąc pod uwagę ten przepis, każdorazowo w sytuacji wykorzystywania przez pracowników samochodów służbowych do celów prywatnych należałoby powiększyć ich przychody z pracy o wartość wynikającą z używania samochodu służbowego dla celów prywatnych. Dotyczy to także dojazdów z miejsca zamieszkania do miejsca wykonywania pracy i z powrotem. Gdy pracodawca pokrywa dodatkowo rachunki za tankowanie, do wynagrodzenia powinna być też doliczona wartość paliwa.

[srodtytul]Jak ustalić wartość świadczenia[/srodtytul]

Wartość takiego nieodpłatnego świadczenia powinna być ustalona w następujący sposób:

- jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej świadczeniodawcy – według cen stosowanych wobec innych odbiorców,

- jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi zakupione – według cen zakupu,

- w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

[srodtytul]Tak jak przy wynajmie[/srodtytul]

W praktyce wartość pieniężną świadczenia w postaci korzystania przez pracownika z samochodu służbowego dla celów prywatnych można ustalić jako:

- iloczyn obowiązującej stawki za 1 km przebiegu (wynikającej z właściwych przepisów) i liczby kilometrów przejechanych przez pracownika w celach prywatnych, w ramach przyznanego mu limitu; organy podatkowe wskazują jednak, że ta metoda nie jest prawidłowa, bo tzw. kilometrówka nie uwzględnia wartości rynkowej świadczenia;

- cenę stosowaną przed firmy trudniące się wynajmem samochodów.

Ta ostatnia metoda jest szczególnie niekorzystna dla pracownika. Jej zastosowanie prowadzi do tego, że krótkie wykorzystywanie przez pracownika udostępnionego mu samochodu jest wyceniane, w skali całego miesiąca, nawet na kilka tysięcy złotych.

[srodtytul] Stanowisko fiskusa[/srodtytul]

W ocenie organów skarbowych wartość opodatkowanego świadczenia powinna być określana każdorazowo właśnie na podstawie przykładowych umów najmu samochodu osobowego (czyli na podstawie cen rynkowych). Jak stwierdziła [b]Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 30 czerwca 2008 r. (ILPB1/415-208/08-2/AMN)[/b], użyczenie pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych jest świadczeniem usług.

Ustalając jego wartość, należy wziąć pod uwagę markę samochodu oddanego do używania pracownikowi, rok produkcji, przebieg, stan techniczny, wyposażenie itd. i porównać z cenami usług świadczonych przez działające na tym samym terenie co pracodawca firmy zajmujące się wynajmem takich samochodów, które po analizie powyższych kryteriów odpowiadają samochodowi wykorzystywanemu przez pracownika. Zdaniem izby wartość przyznanego pracownikom ryczałtu ustalonego szacunkowo, jednakowego dla wszystkich zatrudnionych korzystających z tej usługi, nie obrazuje rzeczywistej wartości uzyskiwanego przez nich świadczenia.

[srodtytul]Konieczna ewidencja przebiegu[/srodtytul]

Wartość kwoty wynikająca z przykładowej umowy najmu samochodu pozwala – w ocenie organów podatkowych – obiektywnie i realnie określić wartość nieodpłatnego świadczenia, jakie otrzymuje pracownik w związku z używaniem służbowego samochodu.

Ponadto potrzebne jest również prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu przez każdego pracownika, tak by szczegółowo określić, w jakim zakresie korzysta on z samochodu będącego własnością pracodawcy dla celów służbowych, a w jakim na cele prywatne. Zapis umowy wskazujący, że przyznaje się limit do wysokości określonej liczby przejechanych kilometrów, nie jest istotny z podatkowego punktu widzenia.

Przykładowe wyliczenie wartości świadczenia z tytułu używania samochodu służbowego dla celów prywatnych wygląda zatem następująco.

[ramka][b]Przykład[/b]

Pracownik korzysta z samochodu marki X. Miesięcznie przejeżdża 3 tys. km. Z przedłożonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu wynika, że dla celów prywatnych przejechał on w miesiącu 500 km.

Wartość wynajmu samochodu marki X na wolnym rynku za jeden miesiąc wynosi 3 tys. zł. Owe 500 km to 1/6 całości przejechanych kilometrów. Można więc uznać, że wartość świadczenia dla pracownika w postaci korzystania ze służbowego samochodu do celów prywatnych wynosi 500 zł (1/6 x 3 tys. zł) i taka też kwota powinna być doliczona do wynagrodzenia i opodatkowana.[/ramka]

[srodtytul]Argumenty przeciw[/srodtytul]

Przeciwko tej metodzie przemawia przede wszystkim to, że w normalnych warunkach najemca może korzystać swobodnie z wynajętego samochodu. Inaczej pracownik. Głównym celem zapewnienia pracownikowi samochodu jest umożliwienie mu należytego wypełniania obowiązków pracowniczych. Tym samym nie jest możliwe porównywanie stosunku łączącego pracownika i pracodawcę na podstawie umowy o pracę ze stosunkiem wynikającym z umowy cywilnoprawnej. Często trudno jest bowiem ustalić, czy i w jakim zakresie samochód był wykorzystywany przez pracownika do celów innych niż służbowe.

Kolejnym pytaniem, jakie się tu nasuwa, jest takie, w jaki sposób obciążyć pracownika wyliczoną wartością? W praktyce w grę wchodzą dwie metody:

- pracodawca dolicza wartość rynkową uzyskiwanego świadczenia do przychodu pracownika. W takiej sytuacji pracodawca zwiększa wartość brutto uzyskiwanego przez pracownika przychodu, doliczając do jego wartości ustaloną kwotę nieodpłatnego świadczenia.

Wartość dodatkowego świadczenia skutkować będzie pobraniem przez płatnika wyższej zaliczki na PIT oraz, w niektórych przypadkach, przekroczeniem przez pracownika kwoty skutkującej opodatkowaniem wynagrodzenia wyższą stawką podatku (zamiast 18 proc. – 32 proc.);