Z jednej strony wynika to – jak wskazują pracodawcy – z braku możliwości precyzyjnego ewidencjonowania tych wartości, z drugiej – z trudności w ustaleniu prawidłowego stanu faktycznego, który byłby podstawą do właściwego określenia zaległości podatkowej.

[srodtytul]To też jest przychód z pracy[/srodtytul]

Art. 12 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawy o PIT[/link], który mówi, co jest przychodem ze stosunku pracy, wskazuje, obok innych przychodów, także:

- wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń,

- świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika,

- wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Biorąc pod uwagę ten przepis, każdorazowo w sytuacji wykorzystywania przez pracowników samochodów służbowych do celów prywatnych należałoby powiększyć ich przychody z pracy o wartość wynikającą z używania samochodu służbowego dla celów prywatnych. Dotyczy to także dojazdów z miejsca zamieszkania do miejsca wykonywania pracy i z powrotem. Gdy pracodawca pokrywa dodatkowo rachunki za tankowanie, do wynagrodzenia powinna być też doliczona wartość paliwa.

[srodtytul]Jak ustalić wartość świadczenia[/srodtytul]

Wartość takiego nieodpłatnego świadczenia powinna być ustalona w następujący sposób:

- jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej świadczeniodawcy – według cen stosowanych wobec innych odbiorców,

- jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi zakupione – według cen zakupu,

- w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

[srodtytul]Tak jak przy wynajmie[/srodtytul]

W praktyce wartość pieniężną świadczenia w postaci korzystania przez pracownika z samochodu służbowego dla celów prywatnych można ustalić jako:

- iloczyn obowiązującej stawki za 1 km przebiegu (wynikającej z właściwych przepisów) i liczby kilometrów przejechanych przez pracownika w celach prywatnych, w ramach przyznanego mu limitu; organy podatkowe wskazują jednak, że ta metoda nie jest prawidłowa, bo tzw. kilometrówka nie uwzględnia wartości rynkowej świadczenia;

- cenę stosowaną przed firmy trudniące się wynajmem samochodów.

Ta ostatnia metoda jest szczególnie niekorzystna dla pracownika. Jej zastosowanie prowadzi do tego, że krótkie wykorzystywanie przez pracownika udostępnionego mu samochodu jest wyceniane, w skali całego miesiąca, nawet na kilka tysięcy złotych.

[srodtytul] Stanowisko fiskusa[/srodtytul]

W ocenie organów skarbowych wartość opodatkowanego świadczenia powinna być określana każdorazowo właśnie na podstawie przykładowych umów najmu samochodu osobowego (czyli na podstawie cen rynkowych). Jak stwierdziła [b]Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 30 czerwca 2008 r. (ILPB1/415-208/08-2/AMN)[/b], użyczenie pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych jest świadczeniem usług.

Ustalając jego wartość, należy wziąć pod uwagę markę samochodu oddanego do używania pracownikowi, rok produkcji, przebieg, stan techniczny, wyposażenie itd. i porównać z cenami usług świadczonych przez działające na tym samym terenie co pracodawca firmy zajmujące się wynajmem takich samochodów, które po analizie powyższych kryteriów odpowiadają samochodowi wykorzystywanemu przez pracownika. Zdaniem izby wartość przyznanego pracownikom ryczałtu ustalonego szacunkowo, jednakowego dla wszystkich zatrudnionych korzystających z tej usługi, nie obrazuje rzeczywistej wartości uzyskiwanego przez nich świadczenia.

[srodtytul]Konieczna ewidencja przebiegu[/srodtytul]

Wartość kwoty wynikająca z przykładowej umowy najmu samochodu pozwala – w ocenie organów podatkowych – obiektywnie i realnie określić wartość nieodpłatnego świadczenia, jakie otrzymuje pracownik w związku z używaniem służbowego samochodu.

Ponadto potrzebne jest również prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu przez każdego pracownika, tak by szczegółowo określić, w jakim zakresie korzysta on z samochodu będącego własnością pracodawcy dla celów służbowych, a w jakim na cele prywatne. Zapis umowy wskazujący, że przyznaje się limit do wysokości określonej liczby przejechanych kilometrów, nie jest istotny z podatkowego punktu widzenia.

Przykładowe wyliczenie wartości świadczenia z tytułu używania samochodu służbowego dla celów prywatnych wygląda zatem następująco.

[ramka][b]Przykład[/b]

Pracownik korzysta z samochodu marki X. Miesięcznie przejeżdża 3 tys. km. Z przedłożonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu wynika, że dla celów prywatnych przejechał on w miesiącu 500 km.

Wartość wynajmu samochodu marki X na wolnym rynku za jeden miesiąc wynosi 3 tys. zł. Owe 500 km to 1/6 całości przejechanych kilometrów. Można więc uznać, że wartość świadczenia dla pracownika w postaci korzystania ze służbowego samochodu do celów prywatnych wynosi 500 zł (1/6 x 3 tys. zł) i taka też kwota powinna być doliczona do wynagrodzenia i opodatkowana.[/ramka]

[srodtytul]Argumenty przeciw[/srodtytul]

Przeciwko tej metodzie przemawia przede wszystkim to, że w normalnych warunkach najemca może korzystać swobodnie z wynajętego samochodu. Inaczej pracownik. Głównym celem zapewnienia pracownikowi samochodu jest umożliwienie mu należytego wypełniania obowiązków pracowniczych. Tym samym nie jest możliwe porównywanie stosunku łączącego pracownika i pracodawcę na podstawie umowy o pracę ze stosunkiem wynikającym z umowy cywilnoprawnej. Często trudno jest bowiem ustalić, czy i w jakim zakresie samochód był wykorzystywany przez pracownika do celów innych niż służbowe.

Kolejnym pytaniem, jakie się tu nasuwa, jest takie, w jaki sposób obciążyć pracownika wyliczoną wartością? W praktyce w grę wchodzą dwie metody:

- pracodawca dolicza wartość rynkową uzyskiwanego świadczenia do przychodu pracownika. W takiej sytuacji pracodawca zwiększa wartość brutto uzyskiwanego przez pracownika przychodu, doliczając do jego wartości ustaloną kwotę nieodpłatnego świadczenia.

Wartość dodatkowego świadczenia skutkować będzie pobraniem przez płatnika wyższej zaliczki na PIT oraz, w niektórych przypadkach, przekroczeniem przez pracownika kwoty skutkującej opodatkowaniem wynagrodzenia wyższą stawką podatku (zamiast 18 proc. – 32 proc.);

- pracodawca obciążać będzie pracownika, wystawiając co miesiąc fakturę [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=172827]VAT[/link] i wykazując na niej usługę najmu samochodu na rzecz pracownika.

[srodtytul]Kiedy nie ma nieodpłatnego świadczenia[/srodtytul]

Sposobem na uniknięcie obciążania pracownika wartością nieodpłatnego świadczenia może być nałożenie na niego obowiązków związanych z utrzymaniem służbowego pojazdu (np. parkowaniem w bezpiecznym miejscu, czyli np. w garażu pracownika). Taką możliwość dopuściła [b]Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 4 lutego 2009 r. (IBPBII/1/415-89/ 09/HK)[/b]: „Przydzielenie samochodu służbowego, wynikające z charakteru pracy na danym stanowisku nie stanowi przychodu pracownika ze stosunku służbowego, o ile samochód jest wykorzystywany w celach służbowych.

Przejazdy z oraz do miejsca parkowania nie będą również generowały przychodu ze stosunku pracy. Przejazdy te bowiem stanowią realizację celu służbowego, jakim jest dbałość o powierzone mienie spółki wyrażająca się poprzez parkowanie samochodu służbowego w miejscu gwarantującym w najwyższym możliwym stopniu jego bezpieczeństwo, a tym samym stałą gotowość do użytkowania i osiągania przychodu.

Oznacza to, że przejazdy pracowników samochodem służbowym na trasie pomiędzy wyznaczonym miejscem parkowania a miejscem, w którym znajduje się siedziba spółki – o ile nie służą osobistym celom pracowników lecz wykorzystywane są w ramach realizacji zadań służbowych – nie stanowią nieodpłatnego świadczenia, a zatem ich wartości nie można uważać za przychód”.

Przed zastosowaniem takiego rozwiązania warto jednak uzyskać interpretację przepisów, potwierdzającą jego prawidłowość.

[ramka][b]Wyłączenie z kosztów pracodawcy[/b]

Wątpliwości budzi też to, czy wydatki związane z samochodem służbowym poniesione w czasie, gdy korzysta z niego pracownik do celów prywatnych, bez doliczania wartości tego świadczenia do jego przychodu (bądź bez obciążania go tą wartością) mogą być zaliczone przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodów.

Można spotkać się z poglądem, że nie są kosztem odpisy amortyzacyjne od tego rodzaju pojazdów za miesiące, w których były oddane do nieodpłatnego używania. Podobnie kwestionuje się prawo pracodawcy do zaliczenia do kosztów podatkowych pozostałych wydatków związanych z używaniem samochodów (paliwo, ubezpieczenia, remonty, naprawy).

To ograniczenie ma wynikać z reguły, że amortyzacji podlegają jedynie środki trwałe wykorzystywane w ramach prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej. Gdy samochód jako środek trwały wykorzystywany jest niejako poza działalnością, tj. dla celów prywatnych pracownika, część amortyzacji przypadająca na wykorzystywanie samochodu dla celów prywatnych pracownika nie może być dla podatnika kosztem podatkowym.

Podobnie jest, gdy podatnik nie amortyzuje samochodu, lecz ponosi wydatki tytułem opłat leasingowych. W takiej sytuacji, w ocenie organów podatkowych, proporcjonalna część opłaty leasingowej nie może być kosztem podatkowym. [/ramka]

[i]Autor jest doradcą podatkowym w Taxa Group sp. z o.o.[/i]