Ponieważ nie ma przepisu szczególnego, który by odnosił się do takiej sytuacji, trzeba pamiętać o ogólnej zasadzie: aby wydatek mógł być zaliczony do kosztów podatkowych, musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów i nie może być wyłączony z takich kosztów na mocy art. 16 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=5FB2F4B04372D25E8BB5A0DC0C929297?id=115893]ustawy o CIT[/link].

Podstawą takiego wyłączenia nie jest z pewnością art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT. Mówi on, że nie uważa się za koszt uzyskania przychodu wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) niebędących pracownikami. Zakaz ten odnosi się jednak wyłącznie do jednostronnych świadczeń, a za takie nie można uznać zwrotu wydatku (kosztu) poniesionego w związku z podróżą służbową przez członków zarządu – udziałowców na rzecz spółki. Pogląd ten podzielił [b]NSA w wyroku z 27 marca 2007 r. (II FSK 429/06)[/b].

[srodtytul]Potrzebna odpowiednia dokumentacja[/srodtytul]

Wydatki związane z podróżą członka zarządu będą kosztem podatkowym, pod warunkiem że podróż ma ścisły związek z działalnością spółki i spółka jest w stanie to wykazać. Cały ciężar dowodu spoczywa na spółce, która powinna odpowiednio udokumentować służbowy cel podróży. Jak czytamy w [b]interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 2 marca 2009 r. (IBPBI/2/423-1133/08/AP)[/b]: „uzasadnione i udokumentowane wydatki poniesione przez Spółkę w związku z podróżami służbowymi prezesa zarządu mogą być co do zasady rozpoznawane jako koszty podatkowe (...). Warunkiem niezbędnym jest oczywiście wykazanie, że między wydatkami a zamierzonym przychodem istniał związek przyczynowo-skutkowy w tym znaczeniu, że wydatki te były uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia i że w rezultacie ich poniesienia Spółka mogła oczekiwać zwiększenia swoich przychodów, względnie zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu. A zatem konieczne będzie udokumentowanie, także w razie nie uzyskania przychodu w następstwie poniesienia tych wydatków, że były one, obiektywnie rzecz ujmując – racjonalne co do zasady i co do wielkości”.

[srodtytul]Ważny cel podróży[/srodtytul]

Trzeba więc zgromadzić nie tylko odpowiednie dowody księgowe potwierdzające fakt poniesienia i wysokość kosztów przejazdów, noclegów, wyżywienia, ale także wykazać cel każdej z podróży odbywanych przez członka zarządu. Konkretne wskazówki daje tu pismo[b] Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 26 lipca 2006 r. (1472/ ROP1? 423? 156/239/06/RM)[/b]: „Podatnik wykazał jedynie fakt podróży i pobytu członka zarządu w Kanadzie, co nie jest jednoznaczne z udowodnieniem służbowego charakteru tej podróży.

Nie jest wykluczone, że celem tych wyjazdów jest pozyskiwanie źródeł finansowania spółki, negocjowanie umów i cen z kontrahentami, negocjowanie umów kredytowych, raportowanie i analiza planów finansowych spółki, podejmowanie przedstawicieli kredytodawców związanych z negocjowaniem warunków kredytowych oraz kontrolą wykorzystania kredytów przez spółkę, ale podatnik winien to bezspornie wykazać. Skoro w większości przypadków było to związane z prezentacją oferty firmy, zbieraniem zamówień i prowadzeniem negocjacji, to należało zadbać np. o udowodnienie, z kim te spotkania się odbywały, czego dotyczyły, jakie są efekty, co pozwalałoby na weryfikację takich twierdzeń przez organy”.

Także według [b]Izby Skarbowej w Warszawie (interpretacja z 23 grudnia 2008 r. IPPB3/423-1520/08-3/ER)[/b] z posiadanej przez spółkę dokumentacji powinno wynikać, w jaki sposób członek zarządu wykonywał prace organizacyjno-zarządcze, np. z kim odbywały się spotkania w czasie pobytu członka zarządu, czego dotyczyły, jakie są ich efekty.

[srodtytul]Musi być podstawa prawna wypłaty[/srodtytul]

Inny warunek, niewynikający wprost z przepisów, ale na który wskazują organy podatkowe w swoich wyjaśnieniach, to taki, by była podstawa prawna zwrotu tych wydatków w postaci odpowiednich postanowień prawidłowo zawartej umowy cywilnoprawnej z członkiem zarządu, a w razie jej braku: uchwał wspólników podjętych zgodnie z prawem, umowy spółki, regulaminów lub statutu spółki (tak np. [b]interpretacje: Izby Skarbowej w Katowicach z 23 lutego 2009 r., IBPBI/2/423-1094/08/PP i Izby Skarbowej w Warszawie z 23 grudnia 2008 r., IPPB3/423-1520/08-3/ER[/b]). Chodzi tu oczywiście o członków zarządu niebędących pracownikami spółki, gdyż podstawą zwrotu należności z tytułu podróży pracownika są przepisy prawa pracy.

[srodtytul]Koszt bez limitu...[/srodtytul]

Owe wewnętrzne przepisy powinny też – zdaniem organów podatkowych – regulować zakres bądź warunki wypłaty należności z tytułu podróży służbowych członków zarządu (zob. np. [b]interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 31 października 2008 r., ILPB3/423-475/08-4/DS[/b]).

Jak stwierdziła ta sama [b]Izba Skarbowa w interpretacji z 22 stycznia 2009 r. (ILPB3/423-178/07-2/MC)[/b], mogą one postanawiać o wypłacie diet i innych należności na warunkach podobnych, jakie mają zastosowanie do podróży służbowych pracowników (te są określone w rozporządzeniach ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r.). Nie ma jednak przeszkód, by zakres zwrotu wydatków rozszerzyć ponad to, co wynika ze wspomnianych rozporządzeń. Żaden przepis ustawy o CIT nie limituje bowiem wydatków na ten cel do wysokości wynikającej z tych aktów prawnych. Oczywiście organy podatkowe zastrzegają, że ich wysokość musi być „racjonalna”.

[srodtytul]...z wyjątkiem kilometrówki[/srodtytul]

Ograniczenie dotyczy jedynie zwrotu kosztów przejazdu własnym samochodem – bo tu obowiązuje limit kilometrówki. Jak stwierdziła Izba Skarbowa w Poznaniu w [b]interpretacji z 16 grudnia 2008 r. (ILPB3/423-604/08-2/MC)[/b]: „w przypadku używania samochodu prywatnego przez prezesa zarządu podczas wyjazdów służbowych – zwrot kosztów będzie kosztem uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, z uwzględnieniem art. 16 ust. 1 pkt 51 tej ustawy”. Zgodnie z tym przepisem nie stanowią kosztu uzyskania przychodu wydatki z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdów dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach określonych przez właściwego ministra. Podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję pojazdu.

[ramka][b]Dojazdy do siedziby spółki[/b]

Czy będą kosztem spółki wydatki na przejazdy członka zarządu z miejsca zamieszkania do siedziby spółki, np. na posiedzenia tego organu i zapewnienie mu noclegów? Był czas, że organy podatkowe to kwestionowały. Wskazywały, że wydatki te nie mają związku z uzyskiwanym przez spółkę przychodem. Obecnie nie ma z tym problemu – można się powołać na to, że jest to wydatek mający zapewnić prawidłowe funkcjonowanie organu spółki, a więc poniesiony w celu zabezpieczenia i zachowania źródła przychodów. Potwierdzają to interpretacje organów podatkowych.

Przykładowo [b]Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 13 stycznia 2009 r. (ITPB3/423-600a/08/MT)[/b] zgodziła się na rozliczenie w kosztach podatkowych kosztów podróży prezesa zarządu odbywanych pomiędzy miejscem jego zamieszkania (Szwecja) a siedzibą spółki w związku z udziałem w posiedzeniach zarządu i spotkaniami z aktualnymi i potencjalnymi obligatariuszami. Stwierdziła, że „przedmiotowe wydatki pozostające w związku z pełnieniem funkcji w organie zarządzającym spółki kapitałowej są ponoszone w związku z funkcjonowaniem tej osoby prawnej i prowadzeniem przez nią działalności gospodarczej.

Co do zasady można je zatem uznać za ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”. Jak czytamy w [b]interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 23 lutego 2009 r. (IBPBI/2/423-1094/08/PP)[/b], „analiza art. 16 ust. 1 ustawy o CIT prowadzi do wniosku, że wydatek w postaci kosztów podróży członków zarządu, w tym podróży z miejsca zamieszkania do siedziby Spółki i z powrotem oraz koszty zakwaterowania ich w związku z tymi podróżami oraz w związku z przyjazdem do siedziby Spółki, nie jest wymieniony w tzw. katalogu negatywnym zawartym w powyższym przepisie”. [/ramka]

[ramka][b]Koszty funkcjonowania rady nadzorczej[/b]

Ustawa o CIT w art. 16 ust. 1 pkt 38a wyłącza z kosztów podatkowych wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji. Nie oznacza to jednak, że na podstawie tej regulacji nie są kosztem uzyskania przychodów wydatki na funkcjonowanie samej rady nadzorczej.

Organom podatkowym zdarza się jednak tak twierdzić. Do takiego wniosku doszła np. Izba Skarbowa w Warszawie. W indywidualnej interpretacji przepisów stwierdziła, że „z punktu widzenia działalności operacyjnej spółki funkcjonowanie rady nadzorczej nie ma bezpośredniego związku z osiąganymi przez spółkę przychodami podlegającymi opodatkowaniu, ponieważ rada nadzorcza w przeciwieństwie np. do zarządu zabezpiecza w przeważającej mierze swoją działalnością nie interesy spółki, lecz właściciela kapitału zakładowego, czyli udziałowców bądź akcjonariuszy – spełnia funkcje nadzoru właścicielskiego.

Niemniej jednak spółka zobowiązana jest do ponoszenia kosztów jej funkcjonowania w minimalnym zakresie (wypłacane wynagrodzenie – art. 392 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=31C5DA3A10C942A30E947C103E24E310?id=133014]k.s.h[/link].), ponieważ jej istnienie jest obowiązkowe w strukturze spółki (...). W ocenie organu nie będą kosztami uzyskania przychodów inne wydatki ponoszone na rzecz członków rad nadzorczych i komisji rewizyjnych, które nie są wynagrodzeniami z tytułu pełnionych funkcji”.

Na szczęście wezwana do usunięcia naruszenia prawa skorygowała swoje stanowisko. W [b]interpretacji z 3 grudnia 2008 r. (IPPB3/423W-904/08-7/ER)[/b] uznała, że są kosztem spółki takie wydatki, jak: koszty związane z wyborami do rady nadzorczej (np. ogłoszeń prasowych o organizowanych wyborach, druku kart do głosowania), wydatki z tytułu zakupu kawy, herbaty oraz słodyczy, które są serwowane na posiedzeniach rady, koszty wynajęcia pomieszczeń na posiedzenie, koszty przygotowania sali do narady lub posiedzenia, materiały piśmiennicze.

Także zakup sprzętu biurowego (komputery, drukarki itp.), wydatki na opłaty za połączenia telefoniczne, zakup prasy, doradztwo prawne, koszty tłumaczenia dokumentów – jeżeli nie mają charakteru wydatków osobowych na rzecz członków rady nadzorczej, nie stanowią przysporzenia majątkowego dla tych osób i wiążą się tylko i wyłącznie z funkcjonowaniem organu nadzoru. [/ramka]