Zakup artykułów spożywczych to nie zawsze reprezentacja

Dużo zależy od okoliczności, w jakich te produkty są przekazywane. Jeśli częstujemy nimi klientów, zakupy mogą być uznane za wydatki reprezentacyjne. Wtedy nie będzie można wrzucić ich w koszty. Tak wynika z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT.

[srodtytul]Okazałość i wystawność[/srodtytul]

W przepisach podatkowych nie ma definicji pojęcia reprezentacji. Próbowano je wyjaśnić w orzecznictwie. Przykładowo w[b] wyroku z 26 września 2000 r. (III SA 1994/99) Naczelny Sąd Administracyjny[/b] stwierdził, że reprezentacja to „okazałość, wystawność, a w przypadku firmy dobre jej reprezentowanie, które może polegać na wystroju firmy, interesującym logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów”.

Zatem pod pojęciem reprezentacji będziemy rozumieć działania wiążące się z okazałością, wytwornością, których celem jest m.in. kształtowanie i utrwalanie jak najlepszego wizerunku firmy w oczach klientów, kontrahentów i opinii publicznej.

[srodtytul]Poczęstunek zwyczajowy [/srodtytul]

Wydatki reprezentacyjne są najczęściej ponoszone przy kontaktach z klientami (także potencjalnymi). W interpretacjach można jednak spotkać stanowisko, że zwyczajowo przyjęty poczęstunek dla klienta (kawa, herbata, ciastka) nie jest reprezentacją. W efekcie, jeśli zakup takich produktów ma związek z osiąganym przez przedsiębiorcę przychodem, to wydatek będzie mógł zostać zaliczony do kosztów.

Przykładowo w [b]interpretacji z 13 lutego 2008 r. (ILPB3/423-234/07-2/_M) Izba Skarbowa w Poznaniu[/b] stwierdziła: „Wydatki na zakup usług kateringowych, artykułów spożywczych, stanowiących zwyczajowy poczęstunek kontrahentów i należących do powszechnie obowiązujących kanonów kultury (…) mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodów, pod warunkiem że przedmiotowe wydatki nie będą posiadały charakteru wytworności lub okazałości oraz będą gospodarczo i racjonalnie uzasadnione”.

Podobne wnioski można wyciągnąć z [b]wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 21 stycznia 2009 r. (III SA/ Wa 1597/08)[/b]. Zdaniem sądu „nie wszystkie działania podejmowane na zewnątrz w kierunku potencjalnych klientów mogą być potraktowane jako reprezentacja, gdyż w tak określonych działaniach mieszczą się również inne przedsięwzięcia z zakresu marketingu, reklamy, promocji itd. Przy kwalifikacji określonych przedsięwzięć podejmowanych przez dany podmiot należy uwzględniać specyfikę tego podmiotu oraz branżę, w jakiej on działa”.

[srodtytul]Aby zmotywować pracowników [/srodtytul]

W świetle wskazanej definicji reprezentacji nie można do niej zaliczyć wydatków na artykuły spożywcze dla pracowników. Przedsiębiorcy kupują je, zarówno jeśli zobowiązują ich do tego przepisy z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, jak i dobrowolnie, chcąc zapewnić zatrudnionym wyższy standard pracy. Z reguły nabywają wodę mineralną, kawę, herbatę, kakao, cukier, śmietankę do kawy, mleko, cytryny. Takie produkty są konsumowane przez pracowników w trakcie codziennej pracy (np. kawa, herbata), ale również podczas spotkań wewnętrznych i z klientami, odbywających się w siedzibie przedsiębiorcy (np. ciastka).

Wydatki te mają związek z działalnością i przychodem pracodawcy. Jednocześnie nie znajdziemy ich w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów. Można je więc do nich zaliczyć.

Oprócz wymienionych podstawowych produktów pracodawcy nabywają czasami dla pracowników ciepłe posiłki (np. pizzę) lub zimne przekąski (np. kanapki, sałatki), które spożywane są w siedzibie firmy. Jeśli z okoliczności faktycznych wynika, że celem pracodawcy, który zapewnia zatrudnionym posiłki, jest zwiększenie ich motywacji do pracy, wydatki można zaliczyć do kosztów. Z reguły tak jest, gdyż takie produkty są zazwyczaj nabywane w czasie pracy po godzinach lub podczas udziału w przeciągających się spotkaniach.

To, że w takich wyjątkowych sytuacjach zaliczenie wydatków na zakup posiłków dla pracowników do kosztów uzyskania przychodów jest możliwe, potwierdziła[b] Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 15 kwietnia 2009 r. (IPPB5/423-117/09-2/AM)[/b].

[srodtytul]Imprezy integracyjne[/srodtytul]

Kosztem uzyskania przychodów firmy będzie również zakup artykułów spożywczych przeznaczonych na imprezy integracyjne i szkolenia dla pracowników. Takie wydatki pośrednio przyczyniają się do osiągnięcia przychodów. Potwierdza to[b] wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 13 lutego 2007 r. (III SA/Wa 625/08)[/b], w którym stwierdzono: „do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki na imprezy integracyjno-motywacyjne dla pracowników”.

[srodtytul]Co z alkoholem [/srodtytul]

W przepisach podatkowych nie ma regulacji, z której wprost wynika, że wydatki na napoje alkoholowe nie są kosztem uzyskania przychodów. Wyłączone z kosztów są tylko te napoje alkoholowe, których zakup jest związany z działalnością reprezentacyjną przedsiębiorcy. Tak więc pracodawca przygotowujący imprezę integracyjną dla pracowników, podczas której mogą również konsumować napoje alkoholowe, będzie uprawniony do zaliczenia w koszty wszystkich uzasadnionych wydatków związanych z jej organizacją. Pogląd ten potwierdza [b]wyrok WSA w Warszawie z 12 czerwca 2008 r. (III SA/Wa 157/08)[/b], w którym stwierdzono: „wymienienie jako przykładowych wydatków na usługi gastronomiczne, zakupu żywności i napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te nigdy nie będą kosztami. Stwierdzić należy, że nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny”.

[srodtytul]Jedzenie dla rodziny pracownika...[/srodtytul]

Trudno natomiast znaleźć podstawy do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na artykuły spożywcze dla członków rodzin pracowników. Niektóre organy podatkowe akceptują jednak rozliczenie w kosztach wydatków na organizację imprez okolicznościowych (np. Dzień Dziecka, Dzień Kobiet), w których uczestniczą pracownicy z rodzinami, a nakładów nie można przypisać do poszczególnych osób (np. wyżywienie w formie bufetu). Ponadto uzasadnieniem zaliczenia do kosztów zakupu artykułów spożywczych dla członków rodzin pracowników może być wyjątkowy stan faktyczny, np. wypadek w miejscu pracy.

[srodtytul]...i dla współpracowników [/srodtytul]

Osobom współpracującym na podstawie umowy-zlecenia czy o dzieło nie przysługują takie same uprawnienia, jak pracownikom. Natomiast świadczenia na ich rzecz mogą być w niektórych sytuacjach utożsamiane z reprezentacją. Jeśli artykuły spożywcze są przeznaczone dla osób współpracujących, a celem zakupów jest zbudowanie dobrego wizerunku przedsiębiorcy w oczach tych osób, to wydatek nie będzie kosztem. Jeśli jednak osoby współpracujące korzystają z artykułów spożywczych na takich samych zasadach jak pracownicy, a ponadto nie można wskazać, czy zakupy były przeznaczone dla pracowników, czy osób współpracujących, wydatki można zaliczyć do kosztów. Należy jednak podkreślić, że takie zakupy nie mogą wyróżniać się okazałością, lecz powinny mieć zwyczajowo przyjęty charakter.

[srodtytul]Fiskus się zgadza [/srodtytul]