Możliwe są więc dwa rozwiązania. Pierwsze to ujęcie nowej wersji oprogramowania jako odrębnej pozycji wartości niematerialnych i prawnych oraz naliczanie amortyzacji. Drugie to zaliczenie wydatków do kosztów w momencie poniesienia.

Na szczęście problem ten zwykle nie będzie występował w sytuacji zakupu aplikacji biurowych lub programów antywirusowych. Ich koszt raczej nie przekracza bowiem 3500 zł (chyba że chodzi o licencje na wiele komputerów), a wtedy nie ma wątpliwości, że wydatek od razu jest kosztem.

[srodtytul]Sposób ujęcia zależy od udzielenia licencji[/srodtytul]

Problemem tym zajmowała się m.in. [b]Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 8 kwietnia 2009 r. (IPPB5/423-22/09-2/MŚ)[/b]. Z pytaniem zwróciła się spółka akcyjna. Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej podpisuje ona umowy o świadczenie usług informatycznych, których przedmiotem jest opracowanie systemów informatycznych oraz innych programów komputerowych. Co do zasady wykonawcy udzielają na nie licencji. Gdy ich wartość przekracza 3500 zł, spółka zalicza je do wartości niematerialnych i prawnych i dokonuje odpisów amortyzacyjnych.

Często się zdarza, że później spółka zawiera kolejne umowy, których przedmiotem jest przygotowanie i udzielenie licencji na nowe wersje lub rozwiązania funkcjonalne w użytkowanych już systemach informatycznych lub programach komputerowych. Polega to m.in. na dodaniu kolejnych modułów. Na każdą z tych zmian podmiot świadczący usługi informatyczne udziela nowej, odrębnej licencji. W takich sytuacjach umowy z wykonawcą przewidują, że spółka zapłaci nową opłatę licencyjną. Wtedy spółka kwalifikuje licencje jako nowy składnik wartości niematerialnych i prawnych.

Inaczej postępuje, gdy kupuje inne usługi informatyczne, które polegają na modyfikacji funkcjonalnej działania programów komputerowych. W takich przypadkach podmiot świadczący usługi informatyczne nie udziela licencji, a jedynie wykonuje daną modyfikację w ramach zlecenia. Wtedy firma zalicza wydatek do kosztów uzyskania przychodu w momencie poniesienia.

Izba skarbowa potwierdziła, że takie postępowanie jest prawidłowe. Zgodziła się, że przepisy o podatku dochodowym wprowadzają wyraźne kryterium formalnoprawne, które pozwala zaliczyć dane prawo do wartości niematerialnych i prawnych. Udzielenie licencji na daną modyfikację programu komputerowego stanowi więc element decydujący o sposobie ujęcia poniesionych wydatków.

[srodtytul]Opracowanie nowych funkcji księgujemy od razu [/srodtytul]

Tego samego zagadnienia dotyczy [b]pismo Izby Skarbowej w Warszawie z 19 stycznia 2009 r. (IPPB5/423-161/08-2/AS)[/b]. Z wnioskiem o interpretację wystąpiła spółka, która w styczniu 2008 r. kupiła i wprowadziła do ewidencji wartości niematerialnych i prawnych oprogramowanie komputerowe służące do zarządzania firmą. Wydatki związane z nabyciem oprogramowania zalicza do kosztów uzyskania przychodów poprzez odpisy amortyzacyjne.

W październiku 2008 r. firma zleciła podmiotowi, od którego nabyła oprogramowanie, jego rozbudowę, która ma na celu udoskonalenie programu pod względem użytkowym i funkcjonalnym. Zlecone prace nie wiążą się z utworzeniem nowego programu komputerowego. Rozbudowa dokonywana będzie odpłatnie, ale wprowadzenie do używania nowej funkcji nie wiąże się ze zmianą udzielonej licencji.

Izba skarbowa się zgodziła, że wydatki związane ze wzbogaceniem oprogramowania o nowe funkcje mogą zostać zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

[srodtytul]Szkolenie nie podwyższa wartości początkowej[/srodtytul]

W pewnych sytuacjach wątpliwości budzą także zasady ustalania wartości początkowej programu komputerowego. Problemem tym zajmowała się [b]Izba Skarbowa w Poznaniu w odpowiedzi z 27 stycznia 2009 r. (ILPB3/423-728/08-2/ŁM)[/b]. Pytanie zadała firma, która planuje rozpoczęcie procesu wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego. Ma być ono przeprowadzone w dwóch etapach. Pierwszy obejmie moduł Księgowość, Controlling i Kadry – zostanie on zakończony w 2009 r. i uruchomiony od 1 stycznia 2010 r. Drugi etap dotyczący zarządzania produkcją ma zacząć działać od 1 stycznia 2011 r.

Spółka przewiduje, że w czasie wdrożenia programu poniesie wydatki na: zakup programu komputerowego, tłumaczenia dokumentacji, usługi szkoleniowe pracowników w zakresie obsługi działania systemów, podróże służbowe pracowników nadzorujących prace wdrożeniowe, konsultantów wewnętrznych z grupy kapitałowej, którzy będą weryfikowali proces wdrażania oprogramowania pod kątem zgodności procesów w grupie, zewnętrznych konsultantów, którzy będą nadzorowali i analizowali proces wdrażania oprogramowania i jego poszczególnych funkcjonalności.

Zdaniem spółki wartość początkową wdrażanego programu powinna stanowić kwota łącznych wydatków poniesionych w procesie wdrożenia do momentu oddania programu do użytkowania.

Izba skarbowa nie zgodziła się z tym stanowiskiem. Wskazała, że spółka, obliczając wartość początkową nabytego składnika wartości niematerialnych i prawnych, tj. systemu informatycznego, powinna uwzględnić cenę jego nabycia. Jest nią kwota należna zbywcy powiększona o koszty związane z tłumaczeniem dokumentacji, podróżami służbowymi pracowników nadzorujących prace wdrożeniowe oraz wydatki na konsultantów wewnętrznych i zewnętrznych.

[b]Inaczej należy ująć wydatki na usługi szkoleniowe pracowników w zakresie obsługi działania systemów. Nie mają one bowiem związku z samym uruchomieniem i funkcjonowaniem oprogramowania, a więc nie będą zwiększać wartości początkowej nabytego programu komputerowego.[/b] To dlatego, że wydatki te mają na celu podnoszenie kwalifikacji pracowników użytkujących oprogramowanie. Powinny więc być oceniane na podstawie ogólnej definicji kosztów zawartej w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Po wykazaniu ich związku z uzyskanymi przychodami mogą więc zostać zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w dniu poniesienia.

[srodtytul]Amortyzacja sprzętu[/srodtytul]

W praktyce mniej wątpliwości niż ujmowanie programów budzi amortyzacja samych komputerów. To dlatego, że cena urządzenia często nie przekracza 3500 zł. Podatnicy mogą więc zaliczać je bezpośrednio do kosztów. Nawet jeśli komputer jest droższy, to mali podatnicy i nowe firmy i tak mogą je zakwalifikować od razu do kosztów w ramach jednorazowej amortyzacji.

Nadal zdarza się jednak, że komputer jest amortyzowany na zasadach ogólnych. Wtedy niezwykle istotne jest właściwe ustalenie wartości początkowej, od której naliczane są odpisy umorzeniowe. Wartość początkową należy powiększyć o kupiony wraz z komputerem system operacyjny. Bez niego komputer bowiem nie działa. Nie spełnia więc definicji środka trwałego, zgodnie z którą urządzenie musi być kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania.

Zgodnie z ogólną zasadą za wartość początkową środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych uznaje się cenę ich nabycia. Jest to kwota należna zbywcy powiększona o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami VAT nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o VAT naliczony. W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku.

[srodtytul]Ulepszenie i części składowe[/srodtytul]

Przepisy przewidują konieczność podwyższenia wartości początkowej środków trwałych, jeśli uległy one ulepszeniu.

W przypadku komputerów raczej nie będą one jednak miały zastosowania. Tu także obowiązuje bowiem limit 3500 zł. Jeśli suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym nie przekracza tego limitu, to są one zaliczane bezpośrednio do kosztów.

Trzeba natomiast pamiętać o innej zasadzie. W razie trwałego odłączenia od danego środka trwałego części składowej lub peryferyjnej wartość początkową tego środka zmniejsza się od następnego miesiąca po odłączeniu o różnicę między ceną nabycia (kosztem wytworzenia) odłączonej części a przypadającą na nią w okresie połączenia sumą odpisów amortyzacyjnych obliczoną przy zastosowaniu metody amortyzacji i stawki amortyzacyjnej stosowanej przy obliczaniu odpisów amortyzacyjnych tego środka trwałego. Jeżeli odłączona część zostanie następnie przyłączona do innego środka trwałego, w miesiącu połączenia zwiększa się wartość początkową tego innego środka o odpowiednią kwotę.

[ramka][b]Według jakiej stawki naliczać odpisy[/b]

Minimalny okres amortyzacji programów komputerowych wynosi dwa lata. Podstawowa stawka amortyzacyjna dla komputerów wynosi 30 proc. Może być ona jednak podwyższona nawet do 60 proc. w stosunku do maszyn i urządzeń poddanych szybkiemu postępowi technicznemu, czyli takich, w których zastosowane są układy mikroprocesorowe lub systemy komputerowe spełniające założone funkcje dzięki wykorzystaniu w nich najnowszych zdobyczy techniki.[/ramka]

[i]masz pytanie, wyślij e-mail do autora

[mail=k.pilat@rp.pl]k.pilat@rp.pl[/mail][/i]